毎日1時間の作業が1分に短縮！
ミスも大幅に軽減されました！

基幹システムを補完するサブシステムとして「楽楽販売」を検討

Q. 「楽楽販売」をご検討されたきっかけを教えてください

学内のITシステムの全面リニューアルを機に、自社開発の基幹システムを補完するサブシステムとして「楽楽販売」を検討することになりました。

サイバー大学は、"いつでも・どこでも学べるインターネット大学"ですので、学生のキャンパスはインターネット上にあります。開学6年目を迎えた2012年4月には、モバイルデバイスに対応した新しい学習システム「Cloud Campus(クラウドキャンパス)」をオープンしました。この「Cloud Campus」構想を実現するには、開学当初から利用していたITシステムの全面的なリニューアルが必要不可欠だったのです。

基幹システムについては自社で開発することになっていたのですが、基幹システムに合わせて柔軟にカスタマイズできるサブシステムを探していたところ、「楽楽販売」に出会いました。

「楽楽販売」で全国2,000名の学生情報を一元的に管理・共有

Q. 現在、どのような用途に「楽楽販売」を利用されていますか

学生の学籍や入試、履修などに関するデータを「楽楽販売」で管理しています。

現在、サイバー大学には科目等履修生を含め約2,000名の学生が在籍しています。これらのデータには個人情報が含まれますので、マスタとなるデータは基幹システムで極めて厳重に管理されているのですが、個人情報を除いた入試や履修などに関するデータは、業務改善の貴重な資源として、学内で共有・活用されます。

以前は、自社システムとExcelでこれらのデータを管理しておりましたので、基幹システムから個人情報を除いたデータを抽出・共有する際に手間がかかっていました。「楽楽販売」導入後は、CSVインポート機能で瞬時にデータを同期できるので非常に助かっています。

導入のポイントは、"Web共有"と"アクセス権限"の管理

Q. 「楽楽販売」をお選び頂いたポイントを教えてください

データをWeb上で管理・共有できる点、そしてアクセス権限を柔軟に設定できる点が決め手になりました。

サイバー大学では、学生の個人情報を取り扱っていることから、オフィス内のフロアごとに厳密なセキュリティレベルを規定しています。例えば、私たちが所属する学生部は、業務上個人情報を取り扱う必要がありますので、個人情報に対するアクセスが許可されていますが、学生の募集を行う広報部門には許可されていません。広報部門には個人情報を除いた募集や履修などに関するデータのみが共有され、日々のマーケティング活動に役立てられています。

このような「データを一元的に管理・共有」しながら、それぞれの「利用者に適切なアクセス権限を設定」したいという要望に、「楽楽販売」は応えてくれました。

毎日1時間かかっていた作業が1分間に短縮、ミスも軽減

Q. 「楽楽販売」を導入後、どのような効果がありましたか

その時々の繁忙度によっても変わりますが、毎日1時間かかっていた作業が1分間に短縮されたという感覚です。なにより作業時間が平均化され、ミスが大幅に軽減されたという点に大きな効果を感じています。

現在は主に"業務の効率化"に利用していますが、今後は学生の履修動向を把握・分析し、募集活動や進路相談に役立てるなど、"業務の改善"にも「楽楽販売」を積極的に活用していきたいですね。

今後も業務改善のツールとして「楽楽販売」を活用

Q. 最後に今後の展望をお聞かせください

新しいテクノロジーが次々と生まれる現代においては、大学側も常に変化を求められています。今後は学生が持っている要望をいかに素早くに把握・分析し、改善のアクションを実行できるかが、大学運営のひとつの生命線になるのではないでしょうか。

私たちサイバー大学では"データを正確に管理し、変化に対応"することを、今後さらに徹底して参ります。「楽楽販売」にはこの"業務改善"のお手伝いをして頂けることを期待しています。