直営店・外部業者との情報共有で、大幅に業務改善できました！

導入前後の変化

導入前の業務フロー

・各直営店舗から本部にバイクの修理・メンテナンスの依頼がFAXで来る
・本部から、各地区の車両保守店に修理依頼のFAXを転送
・車両保守店からFAXで送られてくるメンテナンス履歴をPCに手動入力

導入後の効果

・常に最新の情報を拠点間で共有！
・FAXの文字が読めない、誤送信といった時間のロスやミスを防止
・簡単操作なので、各拠点ですぐに浸透！

1日100件もの修理依頼ファクスを手入力。
判読しづらく電話で確認する手間も発生

国内の直営店で、約2,000台の配達車両を所有しています。それら車両の管理を本部で行っており、各店舗から車両の消耗部品の交換や修理・メンテナンスの依頼を受けています。受けたメンテナンス依頼は、各地区にある車両の保守店に引き継ぎ、作業を行ってもらうというフローです。

これらのやり取りはファクスが基本でした。店舗からのファクスは、車両の保守店に転送するため、ファクスでは文字がつぶれてしまい 読めないことも。確認のために問い合わせする必要があるケースも少なくありません。また、ファクスの送信先間違いが起こることもありました。

各車両のメンテナンス履歴を管理するために、すべて私一人でファクスを見ながらパソコンに入力していました。毎年、ゴールデンウイーク前や12月は、依頼件数が1日で100件を超えることも。もっと効率よくできないかと、システム担当の池田に相談したんです。（安村様）

求める条件

社内のセキュリティを保ちつつ、車両保守店が抵抗なく使えて、円滑な修理依頼・管理ができること

本社と店舗間は、クローズドな社内ネットワークでつながっています。ですから、店舗からのメンテナンス依頼をネットワーク上で受け付ける方法は、いくつかありました。しかし、車両の保守店は外部ネットワーク。セキュリティを保ちつつ、内部と外部をスムーズに結んで車両メンテナンス業務管理を行うのに適したシステムがないか探したところ、「楽楽販売」がヒットしました。

「楽楽販売」のメールインポート機能を活用すれば、うまくデータ連携ができそうだと考えたんです。コスト的にも負担が少ないですし、早速申し込んで、カスタマイズ作業を始めました。（池田様）

運用設計

保守店の現場スタッフが簡単に使えるように設定

「楽楽販売」のカスタマイズは、通常業務の空き時間に行っていました。そのくらい、簡単につくり込んでいくことができましたね。自分たちでカスタマイズすることを前提につくられているので、作業が直観的でわかりやすく、要望された通りのシステムがつくれました。（池田様）

店舗からは、メンテナンス依頼を簡単な入力フォームで送ってもらいます。自動的に「楽楽販売」の車両データベースと連携し、店舗のエリアにある車両の保守店にも通知されるようになっています。保守店での操作の簡略化を意識して、直観的にわかるよう設定しました。

従来のフローですと、途中で私が確認・入力・連絡といった作業を行っていたのですが、そのすべてを「楽楽販売」に任せる仕組みにしたんです。（安村様）

「楽楽販売」による解決

1日3時間の入力作業が、10分の確認作業に！
業務負担が軽減し、新たな業務に充てられる

車両の保守店で、パソコンで入力作業をしてもらえるか、不安な面もありましが、その心配は不要でしたね。チェック項目を選ぶだけ、テンキーで入力するだけの簡単操作なので、問題なくお使いです。最低でも1日に1〜2回は、メンテナンス依頼の有無をチェックされて、作業の進捗・完了などの入力もきちんとしていただけています。

私自身、業務負担が極端に少なくなりました。従来の作業は「楽楽販売」がやってくれるので、私が車両メンテナンス管理の業務フローに関わる時間は、わずか10分程度。繁忙期には入力作業だけで3時間以上かかっていましたから、かなりの効率化が図れました。

同時に、その分の時間を別の業務に充てられますから、「楽楽販売」によって大幅な業務改善が実現できたと言えますね。（安村様）

「楽楽販売」で良かった理由

過去のデータベースの取り込みや、店舗の備品管理・メンテナンス管理業務への応用も可能な、「楽楽販売」の高い汎用性

車両ごとのメンテナンス・修理履歴が、自動的に蓄積されてデータベースを構築していくので、管理面でもとても助かっています。当社では、過去にはアクセスで車両メンテナンス履歴のデータベースを構築していたのですが、それを「楽楽販売」に取り入れることも検討しています。

また、私は、店舗の備品管理や備品メンテナンス管理のお手伝いもしています。こちらの業務でも「楽楽販売」を活用すれば、やはり大幅な業務の効率化が可能になります。システム担当の池田とも相談して、実現させたいですね。

「楽楽販売」は、24時間働いてくれて、ミスやエラーが無い。しかもコストが安い。さらには、従来のファクスによる紙が不要になり、業務フロー自体が大幅に短縮されました。費用対効果はかなり高いと言えます。今後も、より使いやすくカスタマイズしつつ、別の業務でも「楽楽販売」の運用を検討したいと思います。（安村様）