自動化の機能により、
受注処理にかかる時間が1/3に！

会社名	株式会社ラクス
業務内容	システム開発、システム運用、技術者派遣
URL	https://www.rakus.co.jp/
利用用途	販売管理、受注処理、請求処理

中小企業の業務効率化に貢献する様々なクラウドサービスを提供する、株式会社ラクス。近年注目されているサブスクリプションモデルのビジネスで売上を伸ばし続けているラクスでは、全サービスの受注処理・請求処理を始め、販売管理全般を「楽楽販売」で行っている。「楽楽販売」の導入を担当されたクラウド事業本部事業管理部の橋本麻里香さんに、「楽楽販売」の活用シーンと導入効果を聞いた。

導入前の課題

サブスクリプションモデルのため、請求金額の計算が大変だった…

ラクスでは複数のクラウドサービスを扱っていますが、そのほとんどがサブスクリプションモデルで、初期費用＋月額利用料＋各種オプションという課金体系になります。各サービスごとに月額利用料が異なり、オプションもサービスごとに複数存在します。毎月の請求処理では、契約マスタを見てすべてのオプションの金額を手入力していたため、請求金額の計算ミスが発生していました。また、単月のオプション申込があった際には、通常の月額利用料にプラスして、その月だけオプションを合算するということもあり、請求金額の計算はとても大変でした。
さらに、通常は月払いのお客様が多いのですが、中には年払いのお客様もいらっしゃいます。二重請求や請求漏れが発生しないように、細心の注意を払っていました。

転記作業が多く、依頼が集中する月末月初は特に時間がかかっていた…

以前は、Excelと簡易的なWebデータベースシステムを使っていました。受注や契約変更があると、営業やサポートから申込書の紙を受け取り、顧客名や利用サービスなどをExcelやシステムに入力します。その後、顧客へ環境発行や契約変更手続き完了のメールをお送りするのですが、Excelやシステムから転記をしてメールを作成していました。特に「楽楽精算」は、社員数＝ユーザー数になることがほとんどなので、社員数が増え続ける成長企業様では頻繁に契約変更があり、変更作業と手続き完了メールの送信作業はとても時間がかかっていました。
請求書もExcelに1件ずつ転記をしていき、メールに添付して送付するという運用でした。毎月1万件近い請求があるので、Excelでは件数的に処理が難しく、特に月末月初は他の作業ができないほど時間がかかっていました。

紙の申込書だったため、紛失や対応漏れが起きていた…

以前は紙の申込書で管理していたので、紛失してしまうこともありました。また、申込書に不備がある場合などは、紙を持って営業担当に直接確認しに行くのですが、営業担当が外出していると確認ができなくなったり、別拠点の営業担当にはメールで確認していたのですが、お互いメールを見落としてしまい、受注処理の対応漏れが発生していました。

「楽楽販売」による解決

複雑な計算も、「楽楽販売」が自動で行ってくれるので、請求締め処理をラクに！

「楽楽販売」では、初期費用と月額の利用料とオプション、そして1回のみのスポット受注をすべて自動で合算してくれます。ユーザー数などの従量による課金や、月中にお申込いただいたご契約の日割り計算などもすべて自動です。また、月払いのお客様と年払いのお客様も、請求する月だけ自動で請求データが作られる仕組みなので、どのお客様が何月に請求か意識する必要がありません。「楽楽販売」で自動化することで、金額ミスや請求漏れも無くなり、締め処理がラクになりました！

転記作業がなくなり、受注処理にかかる時間が1/3に！

「楽楽販売」を使うようになって、転記作業が大幅に削減されました。営業担当やサポートが登録した顧客情報や契約情報がメールの本文に差し込まれて送信されるため、メーラーを立ち上げて、メールアドレスや金額を転記する…という作業がなくなりました。「楽楽販売」のおかげで、受注処理にかかる時間が1/3まで削減されました！日々受注が増え続けているので、もう時間がかかるExcelでの運用には戻れないですね。

WEB上で情報を閲覧できるので、営業とのやり取りがスムーズに！

受注情報を「楽楽販売」に登録してもらうことで、紛失することはなくなりました。また、必須入力の項目の設定ができるので、入力漏れが減りました。確認事項がある時も、差し戻しのコメントを見て修正してもらえるので、営業とのやり取りがスムーズになったと感じています。処理期日やステータスの項目を「楽楽販売」に持たせることで、紙管理では気づかなかった対応漏れにも気づくことができるようになり、受注処理の遅延がなくなりました。

「楽楽販売」で良かった理由

「楽楽明細」と連携することで、請求書発行が格段にラクに！

「楽楽販売」で作られた請求データを、WEB請求発行システム「楽楽明細」に連携することで、請求発行処理が格段にラクになりました。「楽楽販売」から「楽楽明細」へは、画面上で数クリックするだけでデータ連携ができます。経理が「楽楽明細」で承認すると、顧客へWEBの請求書が発行されるという仕組みです。「楽楽明細」との連携で、封入作業やメール送信作業が激減し、請求締め処理だけでなく、その後の請求書発行までラクになりました。

依頼業務の管理やタスクの管理まで拡張でき、業務全体が効率化！

当初「楽楽販売」は販売管理のみで使っていましたが、現在は他部署からの事務依頼の管理や、個人のタスク管理まで広げて使っています。例えば、カタログやパンフレットの郵送依頼、社内システムのパスワード再発行依頼や、座席表の変更依頼まで「楽楽販売」で受け付けて、進捗を管理しています。
今まで個人宛に来ていた依頼が一元管理されることで、チームでタスクを管理し、個人に依頼が集中しないような体制になっています。前職ではすべてExcelや紙で管理していたので完全に個人管理だったのですが、ここまでチームで管理する体制になっていることは、ラクスに来て驚いたことの一つです。