昨日よりも今日のほうが使いやすいシステムになる！

導入前の課題

紙での管理からExcel管理に移行したものの同時編集できず非効率に…

早くから業務ソフトを導入し、顧問先との手続きに関してはシステム化を行っていたものの、所内の作業や進捗管理はExcelや紙で行っていました。特に入退社手続きの管理は紙で行っており1つのファイルに書類をまとめていたのですが、みんなが使用するためファイルの所在がわからなくなり、必要なときにどこにファイルがあるのかを探さなければいけない、という状態になっていました。その後Excel管理に移行しましたが、複数名で使用することは変わらないため同時編集ができないことで業務が滞るといったことがしばしば発生していました。

作業進捗がすぐに把握できない、毎日の集計も手作業…

社労士の業務で顧問先の労働保険を更新する業務が1年に1回あるのですが、全部で600件程ある案件の進捗管理を紙の管理表で行っていました。紙での管理のため、どの案件が既に対応が完了していて、どこが終わっていないのかをすぐに調べることができませんでした。あと何件残っているかを集計しようにも、手で管理表のマスを数えていたため、1時間ほどかかっていましたし、数え間違いなども発生するので正確に把握ができていないこともありました。

口頭ベースでの作業依頼のため、手数料を誤って請求書を発行してしまう…

経理担当にて請求書の発行を行っているのですが、顧問先ごとの手数料は各担当者から口頭や依頼用のメモなどで経理担当に伝えられ、発行作業を行う運用となっていました。口頭での依頼のため、経理担当が不在で依頼ができなかったり、メモの場合でも金額が正しく読めなかったり、ということが発生していました。実際に金額を間違えてしまって再度書類を作成しなおすことも多く、無駄な作業が多く発生している状態でした。

「楽楽販売」による解決

「楽楽販売」の導入により業務効率がUP！ファイルを探す手間や入力時のミスも解消された！

「楽楽販売」を導入したことにより、DBを見にいけばよくなったため、まずファイルを探す手間がなくなりました。
また、Excelと違って同時に入力、編集ができるため、入力待ちなどによる無駄な時間も削減することができました。もともとPCに詳しくない人が多く、Excelも得意でない人が多かったため、Excelでは誤って違う箇所を更新したり、入力済みの値を削除してしまう、ということもあったのですが、「楽楽販売」では入力画面を自由に設定できるので、入力項目がわかりやすくなったことで、そういったミスも解消されました。

検索できるから進捗の確認がラクに！集計作業もワンクリックに！

進捗管理を「楽楽販売」で行うようになったことによって、各顧問先の進捗状況を検索してすぐに確認できるようになりました。また、入力さえきちんと行っていれば、ボタン1つで集計を行うことができ、これまで1時間かけていた集計作業がゼロとなり、大幅に業務効率がよくなりました。

DB登録による運用で正確に処理ができるようになり、修正の手間も削減された

これまで口頭や紙で行っていた依頼を「楽楽販売」を通して行うように運用を変更したことで、いつでも依頼ができるようになり、また、金額のミスなどもなくなりました。DBを見れば、誰が、いつ、どの顧問先に、いくら請求しているかが把握できるため、その後の処理もスムーズ、かつ正確に行えるようになっています。
書類を作り直すといった無駄な作業もなくすことができました。

「楽楽販売」で良かった理由

入力確定後の自動処理実行機能が便利！

定期的な機能のバージョンアップも嬉しいです。特に入力画面で登録、編集を確定した後に自動で自動処理を実行できる機能がとても便利で、色々なところで活用しています。自動でメール通知を行ったり、ステータスの更新を行ったり、特定の項目の値が○○だったらステータスを「完了」に変更する、といった処理もできるので、処理の実行漏れや手作業で値を変更することによるミスなども削減でき、データの正確性もアップしています。今後も便利な機能をどんどん追加していってもらえると嬉しいです。

日々システムの改善ができ、どんどん使いやすくなる！

カスタマイズが自由自在にでき、システムを日々アップデートしていける点がとても嬉しいです。自分も社労士として業務を行っているので、自分で使いにくいと感じる部分はどんどん改善していっています。最初のころはスキルの問題等もあり構築したシステムが使いにくかったところもあったと思うのですが、日々使いやすく改善していっているので、最初はシステム化に抵抗のあった人も、今では便利に感じて大いに活用してくれています。

現在でも顧問先企業の入退社の管理から、各届け出書類の進捗管理、給付金管理や手数料管理、新規委託事業の受付管理など多岐に渡って活用していますが、今後は個別相談会やセミナーの申込受付をメールから自動で取り込み管理することも検討しており、まだまだ用途を拡げて活用していきたいです。

貴重なご意見ありがとうございました。
これからもさまざまな用途で活用していってください！
宮村様、お忙しい中、ありがとうございました！