拡張性とカスタマイズのしやすさ、
コストのリーズナブルさがマッチしました

導入前の課題

個々でのExcel管理により、業務の属人化や無駄な連携工数が発生していた…

これまでは請求情報や売上情報などを、部署ごと、または個々人でExcelにて管理していたため、まず営業が請求書情報をExcelファイルに入力→売上情報として別のExcelファイルに入力→経理担当が入金情報として別のExcelファイルに入力、と、同じ情報を3つのファイルに入力する手間が発生していました。件数が多くなってくると転記によるミスが発生するだけでなく、各担当者がそれぞれ自分のやりやすいように入力形式や項目を変えて管理していたため、経理処理を行う際にデータの整備を行う必要があり、余計な修正作業に時間がかかっていました。

メールやExcelでのやりとりによる人的ミス、対応漏れが発生していた…

同じ部署内で製品の出荷依頼や納期の管理を行っていたのですが、これまではメールやExcelでのやりとりで依頼を行っていました。たとえば、営業から「●月●日に●台の出荷をお願いします。」といったメールを生産管理チームが取りまとめ、工場の担当者が管理しているExcelに情報を転記、確定した納期や進捗状況を生産管理チームからメール等で営業に通知する、といった流れです。
対応件数が多いため、メールの見落としによる対応漏れや、1件の依頼を重複してExcelに転記してしまう、といった人的ミスが発生していました。また、お客様先によって連絡方法がメールだったり、Excelだったりとバラバラだったため、現場の担当が各フォーマットに合わせて対応をしなければならない点も非効率でした。

業務フローが徹底されていないことで、確認の手間や請求漏れが発生…

Excelでの管理が中心だったため、経理担当が処理を実施するときになって必要な情報が入力されていなかったり、入力する内容が異なっていたりということが多々ありました。そのため、最終的に経理担当が各営業担当に確認しなければならず、確認作業に時間をとられるだけでなく、実際に請求ミスも発生していました。また、営業担当との連携がうまくいっておらず、業務フローが徹底されていないことで、案件情報の登録漏れによる請求漏れなども起きている状態でした。

「楽楽販売」による解決

転記の手間やミスがなくなり、無駄な工数を削減できた！

「楽楽販売」で一元管理することによって、同じ情報を複数のExcelファイルに転記する、といった無駄な作業がなくなりました。マスタからの情報取得や、DBリンク機能、自動処理機能の活用によって入力ミスも軽減されたうえ、経理処理前のデータ整備も不要となり、かなりの工数を削減することができています。営業担当からも、1回の入力で済むようになったため、煩わしさがなくなり本来の業務に集中できる、との声もあがっています！

複数拠点間でのデータ共有で対応漏れを削減。チェック体制の強化にも！

営業担当と生産管理チームの担当者間で情報共有ができるようになったため、まずメールやExcelでのやりとりが簡易化でき、対応漏れや依頼の重複などの人的ミスがなくなりました。また、生産管理チームと工場間でも、データのフォーマットが統一されたことにより工場で管理しているファイルへのデータの受け渡しがしやすくなり、より効率的になりました。
リアルタイムで各案件のステータスを確認できるようになったので、チェック体制の強化にもつながっています。

処理順序の制御でフローの徹底を実現！

「楽楽販売」では入力画面上で入力必須項目の設定ができるため、入力漏れを防止できるようになりました。また、登録する値も項目単位で制御ができるため、データの精度も上がり、経理担当から営業担当へ確認する手間も削減されました。さらにレコードごとにフラグを立ててステータス管理を行うことで、処理順序の制御ができるようになったため、業務フローの徹底にもなっています。
営業担当が案件情報を登録してくれなければ請求書が出せない、というのは変わらないのですが、フローを整備しルール化したことによってデータ登録の意識付けがされやすくなったということもあり、これも「楽楽販売」導入による効果だといえます。

「楽楽販売」で良かった理由

低コストで自社の業務フローにマッチしたシステムを構築できる！

基幹システムとしての導入を検討していたのですが、もともと業務フローの整備ができていなかったため、パッケージシステムを導入してそのフローに合わせるという方法より、自社のフローに合わせることができるシステムを求めており、「楽楽販売」はフレキシブルにカスタマイズできる点がぴったりでした。もともとExcelでの管理だったため、Excelのイメージを残しつつ、DBリンクや自動処理などプラスαの便利な機能が豊富だった点も決め手のひとつです。
導入コストが低いため、まずやってみて確認ができた点もよく、コストパフォーマンスの面で大規模なシステムは入れられないが、Excelでの管理では限界、といった場合に非常に合っていると思います。

経営陣や現場への説明もラクに。

構築担当としての面から言うと、経営陣や現場の担当者に対しての提案や説明が非常にやりやすかったという点があります。業務推進として、社内全体のフローの改善にも取り組んでいますが、これまでのやり方を変えるとなった場合、特に現場からは抵抗が大きいものです。ですが、「楽楽販売」では簡単に構築ができるため、実際に作ったものを見てもらいながら説明をすることで、フロー図や資料を作成して説明するよりも現場の方に刺さりやすく、そこから経営陣への提案の後押しにもつながりました。

どんどん改善し、用途を拡張していける！

柔軟に設定の変更ができるので、現場からもらった意見を参考に、システムを作り直して改善する、ということも簡単にでき、とても助かっています。
また、用途も拡張していけるので、当初は販売管理システムとしての管理がメインでしたが、現在は出荷管理や問合せ管理、経理担当とのコミュニケーションツールとしても活用しています。
今後はもう少し用途を拡張してゆくゆくは在庫管理などの用途でも利用していきたいと考えています。スモールスタートで始めて少しずつ用途を広げていけるところも、魅力のひとつです。

貴重なご意見ありがとうございました。
是非これからも用途を拡大し、活用していってください！
大下様、お忙しい中、ありがとうございました！