協力会社との日程業務をシステム化し、
毎月数百通あったメールのやり取りを自動化！

ご担当者様の声

立体駐車場のメンテナンス業務では、100社を超える協力会社と自社現場担当との日程調整が必要となり、少なくても毎月100件を超えるメールのやり取りが必要だったため、毎月多大な作業時間がかかり業務を逼迫していました。件数が多すぎて漏れや見落としも発生しやすい環境だったと思います。

「楽楽販売」を導入してからは、登録済みのデータをもとにメールの自動生成ができるようになったため、作業時間が大幅に短縮されました。元データからメールの文面に転記する必要がないため、単純な入力ミスの防止にもつながっていますし、連絡に関する期日の管理もリマインド機能のおかげで漏れなく対応ができるため助かっています。

加えて、これまで協力会社との間でメールで行っていた入力の催促や日程再調整の依頼等がボタン1つで実行ができるようになりました。体感として双方のレスポンスのスピードが上がったと感じますし、メール作成が自動化・省略されたことで自社・協力会社ともにコミュニケーションコストやストレスの軽減、効率化に繋がっていると思います。

ご担当者様の声

「楽楽販売」導入前、日程調整業務では自社内では4～5個程度のExcelファイルと基幹システム、加えて協力会社に配布しているExcelファイルなど、複数に分かれたデータを参照・使用して作業を行う必要がありました。作業コストがかかってしまう上に、ファイルが重いことで動作が遅くなったり固まってしまったりと非効率的な環境だったと思います。

「楽楽販売」を導入してからは、日程調整業務に必要なデータがすべて「楽楽販売」に一元化されているため、大幅に作業効率を改善することができました。具体的に挙げると、それぞれのファイル間で発生していた転記作業がなくなった、複数ファイルを開いていたことによるPC動作の遅延がなくなったなどの改善メリットを実感しています！

以前は作業量が多く他部署に手を借りることもありましたが、今は部署内で完了させることができています。またシステム化されたことで入力ルールが統制され、ミスや漏れの軽減にもつながったのも大きな改善点の1つだと思います。