エクセルを使って納品書・請求書を連動させる方法と運用時の注意点

エクセルで納品書と請求書を連動させる方法

初めに、エクセルを使って書類を電子化し、納品書と請求書を連動させる方法をご紹介します。以下の2ステップで納品書と請求書の連動が可能となるため、ぜひお試しください。

STEP1 納品書と請求書のフォーマットを作成する
同一のエクセルファイル内に“納品書”と“請求書”のシートをそれぞれ作成します。各書類はゼロから新規で作成するのもよいですが、使用している既存のフォーマットを複製したり、エクセルやインターネット上で配布されているテンプレートをダウンロードしたりすると効率的です。

STEP2 請求書に数式を入力する
続いて“請求書”のシートのセルに数式を入力して、納品書の内容を参照する設定を行います。該当するセルに以下の数式を入力しましょう。

例えば「見積書」という名称のシートのC5のセルから参照する数式は「見積書!C5」のようになります。商品コード・品名・数量・単価・小計・消費税額といった各項目でセル参照を行い、納品書と請求書を連動させます。最後に、参照するセルが正確に設定されているか確認しましょう。

このように、エクセルを使えばセルの参照によって納品書と請求書を連動させることができます。

エクセルで納品書と請求書を連動させるときの注意点

エクセルを使って上記のとおり設定すれば、納品書と請求書を連動させることが可能です。ただし、エクセルで管理する方法にはデメリットもあります。エクセルで書類発行を電子化する際は、以下の注意点を押さえておきましょう。

ファイルの管理が属人化しないようにする

エクセルを利用する場合、文書管理の属人化に注意が必要です。特定の担当者のみ納品書・請求書が連動する仕組みを把握している状態にならないよう配慮しなければなりません。そのためにも、複数人の担当者へ書類の書き方を共有し、関数の意味や参照した内容が反映される仕組みを理解してもらいましょう。

運用のルールを整備する

エクセルは複数人での同時編集に対応できないため、どれが最新のデータなのかわからなくなるリスクがあります。こうした事態を避けるためにも、事前に社内で運用ルールを整備して、情報を常に正確に保つ工夫をすることが重要です。例えば「更新したらファイル名に日時を記載する」といった形で運用ルールを決めて、社内で徹底できるとよいでしょう。

データのバックアップを定期的に取る

エクセルファイルはデータ量が多くなるほど動作が重くなります。動作が重くなると、業務効率が悪くなることに加え、作業中のストレスも増えます。ファイルサイズが大きくなりすぎないよう、定期的にバックアップを取りながら運用するようおすすめします。

エクセルで納品書と請求書を連動させること自体は可能ですが、ここまでご紹介したように多くの手間がかかるのが難点です。

こうした手間をなくすには、エクセルで納品書と請求書を連動させる以外に、専用システムを導入する方法もおすすめです。販売管理システムを活用すれば、社内のデータをシステム上で一元管理でき、取引に必要なあらゆる書類を簡単に発行できるようになります。

エクセルでの連動に限界を感じたら販売管理システムの導入がおすすめ

エクセルで納品書・請求書のデータを管理する方法では、件数が増えると対応しきれなくなる可能性があります。長期的な観点で業務効率化を実現するなら、販売管理システムを導入するのがおすすめです。最後に、販売管理システムの特徴や選ぶポイントをご紹介します。

販売管理システムの特徴

販売管理システムには、見積・受注・売上・請求といったさまざまなデータを管理する機能が搭載されています。各帳票の発行に必要なデータをシステム上に集約できるため、あらゆる書類の元となる帳票データを一元的に管理できます。例えば、最初に作成した見積データを転用して納品書や請求書を作成するといったことができるようになるのです。

販売管理システムを選ぶポイント

販売管理システムは、サービスごとに搭載されている機能に違いがあるので、自社が求める機能を備えたサービスを選びましょう。業務効率化に必要な機能が過不足なく搭載されたシステムを選定することで、高いコストパフォーマンスで運用できます。また、既存の会計ソフトなどと連携可能なシステムなら、帳簿へのデータ入力が自動化されて、さらなる業務効率化が期待できます。このほかにも、ベンダーのサポート体制が充実していると、初めてのシステム導入でもスムーズに進められるためおすすめです。

関連記事はこちら カスタマイズは必須！販売管理システムを選ぶ3つのポイントと導入事例

納品書と請求書の連動はエクセル以外に専用システムでも対応可能！

ここまで、エクセルで納品書と請求書を連動させる方法を解説しました。エクセルを使って納品書と請求書を連動させる方法は、一見すると便利に見えるものの、実はさまざまな手間がかかります。長期的に運用して多数のデータの管理を行うのであれば、販売管理システムを活用するのがおすすめです。なかでもおすすめなのは、クラウド型販売管理システムの「楽楽販売」です。

「楽楽販売」には、受注・仕入・納品・請求管理といった幅広いバックオフィス業務を効率化する機能が搭載されています。カスタマイズ性が高いので、各項目や承認フローを自社仕様に調整できるのが魅力です。既存のオペレーションを大きく変えずに導入できるため、使用感が高まり現場に定着しやすくなります。また、サポート体制が手厚いので、導入準備のフォローはもちろん、導入後も運用のご相談も可能です。

「楽楽販売」について詳しく知りたい方は、以下のページから無料の資料をご利用ください。販売業務のデータ管理や会計処理をラクにする機能をはじめとして、導入前に知っておきたい情報をお伝えしています。

エクセルでの管理の課題を解消する「楽楽販売」の詳しい資料はこちらから