収支管理とは？管理のポイントや業務フロー、おすすめツールもご紹介！

収支管理とは

収支管理とは、会社の収入と支出を把握することを意味します。企業における収支管理では、主に「売上」「予算」「原価（費用）」という３つの指標を追うことで、商品やサービスが正しく利益を作れているのかを管理します。

家庭においても「家計簿」を用い、収支管理をすることがあります。
しかし家計簿では「5,000円のパート代、スーパーで3,000円、今日は2,000円の黒字」といったシンプルに出入りするお金のみを記載するのが一般的です。
企業の収支管理はさらに「スーパー3,000円の支出で得たものから発生する利益、さらにそれが生む収支」「スーパーに行くまでの運賃・労力」「2,000円の黒字を次の予算にどう組み込むか」といったように、お金の流れをこまかく分別し、何年も先の経営状況の予測立てに活用するものです。

売上管理

売上管理ではまず商品・サービス名とその単価、さらに売り上げた数量や時期などの基本的な情報を管理する必要があります。この情報を未来の売上予測を立てるために使ったり、会社としての実績をリアルタイムで確認したりするため、正確に管理することが重要です。
加えて最新の社会情勢や流行・天候など、必要に応じて売上に関連するさまざまな情報を管理しておけば、より確実な売上予測に活用することができます。

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予算管理

売上予測をたてたら、その売上に到達するまでの予算を設定します。企業によっては「今期の売上目標の数字は例年より高いが、予算は変わらない」という場合もあるでしょう。その場合、どのようにして定められた予算内で例年以上の売上を得るか、戦略をたてる必要があります。

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原価管理

決められた予算内で売上向上を目指すのに欠かせないのが、原価管理です。原価管理は大きく他社から製品やサービスを仕入れるための費用にあたる「仕入原価」と、仕入れた製品の加工などにかかる「製造原価」の2つに分けられます。「製造原価」の中には運搬費や人件費など、実際に商品やサービスを提供するまでにかかるコストも含まれることから、より管理が煩雑になります。

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収支管理の重要性

ビジネスはお金の流れと切り離すことはできません。売上アップを目指すあまり、人材や設備にお金をかけすぎていては、支出が収入を上回り赤字になってしまいます。さらに、「利益が出ているのに支出が多すぎて会社にお金が残らない」という「黒字倒産」の事態を招いてしまうこともあります。企業が黒字を継続し成長するためには、適切な収支管理によって収入と支出を正しく把握し、お金の流れを改善していくことが重要です。

収支管理を行うメリット

収支管理を行うことは、企業利益への貢献となります。
収支管理で売上目標に対してどれだけ予算が組まれ、そのなかでどれほど原価がかかっているのか把握できれば、無駄なコストの選別につながります。さらにいつもの仕入先よりも安価な仕入先を探すきっかけになったり、プロジェクトメンバーに数字に対する危機感を持たせることができたりと、収支管理は企業の利益向上に欠かせない存在です。

収支管理の進め方

収支管理はほとんどの企業で行われているものですが、効率よく確実に進めるには、まずは「PDCAサイクル」に注視することが大切です。

PDCAサイクルとは、企業の「計画（Plan）→実行（Do）→検証（Check）→修正（Action）」の4つの頭文字をとったものを指します。
当該プロジェクトではどの部署の誰が、どのようにして収支管理を記載するのか、計画を練ります。人によっては計算やタイピングが苦手・忙しくて書き込む時間もない、ということもあり得るでしょう。このように記載人員のミスをはじめとする計画の落ち度を感じられるようなら、修正を行います。
繰り返し検証を行うことで、企業にとって最適な収支管理のルーティンが見えてくるはずです。

さらにルーティンを定着させるために、収支管理のルールをしっかり決めておくことも重要です。記載のタイミングはいつにするのか、フォーマットはどうするのか、などあらかじめ定めておかなければ収支管理の報告内容にずれや漏れが生じる可能性があります。

収支管理の重要なポイント

収支管理を行うには、まずは正しい情報の把握が必要です。
仕入れ値や人件費、現場の状況から売上達成に必要な経費はどのくらいかかるのか、売上・予算・仕入れの管理に必要な情報は何かなど、こまかな情報をしっかり把握することで正しい予算と適した収支管理のやり方が見えてきます。

収支管理はエクセルや手書きでも実現可能ですが、これらのこまかな情報をまとめて連携させながら記載することは、骨の折れる作業です。
収支管理ツールを用いれば従業員の負担も減り、正しく収支管理を行うことが可能です。現在の管理方法に課題を感じている場合は、新たにツールの導入を検討するのも有効な手段の一つと言えます。

収支管理ツールとは

収支管理ツールは、売上・予算・原価を一元管理することで、収支を可視化することができるシステムです。たとえば、仕入れ値を入力すれば予算に対する現況を自動的に反映させることができます。さらに作業実績や経費、工数などを入力すれば、目標売上に対してどれだけお金が動いたのかを計測可能です。
一般的にはクラウド型とインストール型のどちらかに分かれており、企業によって適切な導入形態が異なるため、自社にはどのような形態が合っているのか検討することが大切です。

クラウド型収支管理ツールのメリット

ここではクラウド型の収支管理ツールに注目し、導入によって得られるメリットをご紹介します。

インターネット環境があればどこからでもアクセス可能

クラウド型の収支管理ツールは、インターネット回線を通して使用します。自宅や外出先などインターネットができる環境であればどこからでもパソコンやスマートフォンでアクセス可能なため、リモートワーク下での活用も期待できます。

複数の場所から同時に操作できる

もうひとつのメリットは、リアルタイムで複数拠点から操作できることです。クラウド上の収支管理データを、遠隔地の事業所や複数の部署と共有することができます。

クラウド型収支管理ツール・システムのデメリット

クラウド型の収支管理ツールにはデメリットも存在します。ここでは2つご紹介します。

インターネット回線のない場所からはツール・システムを利用できない

インターネットがつながっていないデバイスや回線のない環境では、クラウド型の収支管理ツールを利用できません。日頃問題なく使用していても、停電でインターネット回線が不通になったり、サーバーのトラブルが起きたりすると利用できなくなります。

おすすめの収支管理ツール

収支管理は売上・予算・原価と大きく分けて3つの情報を管理する必要があります。それら情報を一元的に管理するために、おすすめのツールをご紹介します。

「楽楽販売」

「楽楽販売」

「楽楽販売」は販売に関するさまざまな情報を一元管理することができるクラウド型のシステムです。リレーショナルデータベースなので、売上、予算、原価の情報を紐づけて管理でき、リアルタイムで収支を確認することが可能です。また、企業によって取り扱うサービスや商材、売上管理のルールや原価の種類などはさまざまですが、「楽楽販売」はカスタマイズ性が高いため、社内ルールに合わせた運用が実現可能です。カスタマイズの設定もマウス操作だけで行うことができるため、プログラミングなどの専用知識も不要です。
初めてのツール導入にもおすすめなシステムとなっています。

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Smile Works

Smile Works

Smile Worksは、クラウド型の収支管理ツールです。出先でも手軽に扱うことができ、とくにスマホでの承認作業に優れています。プロジェクト別の収支管理に自動対応可能など、はじめて収支管理システムを導入する企業にもおすすめできるツールです。

まとめ

収支管理システムは、企業のお金の流れを把握するのに欠かせないツールです。導入することで企業の収支が把握できればお金の適切な動きを見極められ、企業利益にも貢献します。収支管理システムを用いて、効率的な売り上げ達成を目指しましょう。

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