見積もり管理システムとは？
見積もり管理の課題とシステム導入のメリット

見積もり管理とは？現状の課題は？

まずは見積もり管理とは何を目的としてどんなことを管理すれば良いのか、管理する上でどのような課題が想定されるのか解説します。

見積もり管理とは？

まず一般的に見積もり管理とは、自社で発行する見積もりや受け取った見積書に関して、その情報や業務フローなどを管理することを指します。

見積もり管理においてもっとも重要なのは内容の正確さです。作成するにしても、受け取ったものを確認するにしても内容や金額が適正なものであることが求められます。

続いてスピード感も大切です。発行に時間がかかればほかの業務の効率にも影響がでる可能性もあります。仕組みは企業や組織によって異なりますが、発行には作成のみでなく複数人による承認といったフローが設けられています。

このような見積もりに求められる内容や金額の適正さ、そして発行までのフローなども含めて管理するのが見積もり管理です。定義をより広げれば、作成に関するノウハウやデータの蓄積なども含まれます。

関連記事はこちら見積もり業務とは？エクセルでの見積書作成と管理システムの導入をご説明

見積もり管理の課題とは？

見積もり管理にはいくつもの課題があります。最初に挙げられるのが情報の一元化・共有が難しいという点です。エクセルなどで作成する場合、情報が断片化・属人化してしまいます。このままでは過去の見積もりや、リアルタイムで進行している案件であっても他の担当者が作成したデータの参照は困難です。さらに、単価をはじめとする必要な情報が共有できていないことで、適正な内容や金額の見積もりが作成できないケースもあります。

また情報は営業戦略の精度を高める上でも重要です。内容による成約率や利益率などを分析することが売上を大きく左右します。適切に見積もり情報を蓄積して活用できていないことが営業戦略に悪影響を及ぼしているケースも少なくありません。

承認フローが非効率なことで発行までに余計な時間がかかっているケースも少なくありません。前述の通り、見積書発行に時間がかかればビジネスチャンスを失う原因にもなります。これも見積もり管理の課題のひとつです。

関連記事はこちらポイントは情報の一元化！紙書類・Excel管理に疲れたら、まず試してほしいこと5つのこと

見積もり管理システムとは？

見積もり管理システムとは、見積もりデータの作成から発行や保管などの管理はもちろん、手間のかかる見積書発行時の金額計算や承認フローまでを自動化・効率化することができるシステムです。システムの機能はシステムの種類によってさまざまなので、自社にあったシステムを選定することが大切となります。

システムを使った見積もり管理では、手書きやエクセルなどで見積書を作成する場合と異なり、見積書作成の度に必要事項や金額を一から入力・印刷・押印する必要がありません。作業スピードアップだけでなく、人的ミスの削減や営業効率の改善も期待できるでしょう。

見積もり管理システムを導入するメリットと選定の基準

前述の課題の多くを解決するためのツールが見積もり管理システムです。そこで、続いてはシステムのメリットや選定の基準をご紹介します。

見積もり管理システムを導入するメリット

見積もり管理システムの導入は、以下のようなメリットをもたらします。

一元管理の実現

まず、情報の一元管理を実現できるというメリットがあります。従来各担当者が個人で管理してきた情報を一元化できることで、さまざまな形で活用できるようになります。単純にフォームを統一することで企業全体でのバラつきをなくすこともできます。

見積もり作成の効率化・ペーパーレス化

一元管理によって、見積もり作成を効率的に行うことができます。

これまで見積もりを作成するときは、まず仕入れ値を管理者に確認し、他営業の見積もりと照らし合わせて相場を確認、そのあと在庫管理部門に売り止め指示を出すなど、他部署との連携作業を多く必要としていました。
情報をひとつのシステムにまとめることができれば、関係各所への連絡の手間がなくなります。また、完成した見積もりをPDFやブラウザ閲覧で顧客に送信すれば、ペーパーレス化も実現します。

業務改善につながる見積もり分析

見積もり管理システムは過去に作成した見積もりの成約率や、成約からの利益率などを記録できます。数値をもとに分析を行えば、作成した見積もりが成約に結びつかなかった理由や、思ったような利益があがらなかった原因を確認できます。
また、成約率の高い営業担当者はどのような見積もりを作成しているのかなど、他の人の業務内容を参考にすることもできます。問題点がわかれば営業マンごとのPDCAサイクル改善につながり、顧客別の適切な営業戦略を練りやすくなります。

見積もり管理システム選定のポイントは？

日本ではまだまだそれほど普及しているとは言えませんが、ニーズの高まりから管理システムの種類も増えています。そのため、選定が悩みとなっている方も多いようです。
そこで、選定のポイントをチェックしましょう。

業種特有の見積もり作成機能

業種によって見積書の作成工程には違いがあります。

たとえば、建設業や建築業の場合は総価格決定までの工程が多くあり、天候や時期によって材料の仕入れ値も大きく変動します。そのため過去の見積もり履歴をすぐに参照し、適正金額を計算できる機能が備わった見積もり管理システムがおすすめです。
サブスク事業であれば、顧客の契約・オプションによって入力欄やページ数に差がでるため、詳細な入力項目が必要です。

このように、自社業種によって必要な機能は変わります。目星をつけたシステムに求める機能が備えられているか、欠かさずにチェックしましょう。

オンプレミス型・クラウド型の選択

見積もり管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型は導入費用が高く、その分セキュリティの安全性が高いというメリットがあります。クラウド型は、スマホやタブレットを使えば外出先でも見積もり作成ができるといった柔軟性の高さが魅力です。
費用・機能はもちろん、自社に合った形態を選ぶことでシステムを使いこなすことができます。

その他のシステムとの連携

すでに使用しているシステムがある場合、既存システムとの連携の可否も選定のポイントです。システムの連携ができないと導入の利便性を見出せず、かえって入力の手間が増えただけという事態も発生しかねません。

どの程度の連携ができるのか、あらかじめシステムのメーカーと入念に打ち合わせを行いましょう。

見積もり管理システム5選

最後に、おすすめのシステムをピックアップしてご紹介します。選定に悩んでいる方は参考にしてみてください。

「楽楽販売」

「楽楽販売」は、見積もり管理はもちろん、案件管理やその後の請求データ、売上・入金データの管理などあらゆる業務・情報を一元管理できるシステムです。作成した見積書のフォーマットに合わせて出力ができるため、さまざまな形式の見積書に対応することが可能です。その他の機能においてもカスタマイズ性が高いため、企業によって異なる業務フローにも幅広く対応することができ、多くの企業様が効率化を実現しております。

⇒「楽楽販売」で見積もり管理をラクにする

やよいの見積もり・納品・請求書

会計ソフトの定番として高いシェアを誇る弥生シリーズの見積もり管理ソフトです。シンプルな操作で見積もりの作成のみでなく総合的な管理ができます。

やよいの見積もり・納品・請求書

ABACUS

見積書や請求書を作成し、請求書に対する入金履歴や回収残高なども同時に管理可能なソフトです。見積もりと請求業務を併せて効率化できます。

ABACUS

みつも郎

ローカルで作成したデータをそのままクラウドストレージへ保存することで、素早く共有可能な見積もり作成ソフトです。クラウドへのアクセス操作の手間が省けるのみでなく、共有処理忘れといったミスも防止できます。

みつも郎

見積もりRich

クラウド型でいつでもどこでも見積書や請求書の作成を行えるソフトです。1ユーザーであれば無料で使用可能なので、個人事業主の方にもおすすめです。

見積もりRich

見積もり管理システム「楽楽販売」でできること

「楽楽販売」は見積もりの管理からその後の請求書発行、売上や収支の管理まで一元管理できるクラウドシステムです。見積書の承認もシステム内で完結でき、その後の発行・メール送付もボタン一つで行うことができます。

また、カスタマイズ性が高いため、会社によって異なる社内承認フローや商品・サービスの料金形態にも柔軟に対応することができる点も特長の一つです。

実際にウイングアーク1st株式会社様では、見積もり管理業務で「楽楽販売」を活用したことで、次のような業務改善に成功されています。

＞＞導入事例について詳しく知りたい方はこちら

まとめ

見積もり管理という言葉に、まだまだ耳なじみがないという方も多いでしょう。ですが、見積もりは営業戦略、そして企業や組織としての利益確保のためにとても重要な要素です。

システムを導入すれば、業務を効率化できるだけでなく何気なく処理してきた見積もりをビジネスの武器として活かすことができます。ぜひ検討してみてください。

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