販売管理におけるよくある課題と解決策｜システム導入のすすめ

販売管理でよくある課題

販売管理においては、手作業によるミスが起こりやすい、業務負担が増えやすいなど、さまざまな課題があります。ここでは、販売管理でよくある課題についてご紹介します。

課題① 入力ミスや漏れが起きやすい

入力作業をすべて手作業で行っていると、ヒューマンエラーが発生しやすいのが大きな課題です。

販売管理業務では、商品コード・納期・顧客情報など、さまざまな内容を入力します。個数や代金を一桁間違うだけで、誤認による予算未達などの状況につながるおそれがあります。

こういった手作業によるミスを減らすためには、複数名で2回確認するような仕組みを取り入れるのが効果的です。ただし、販売管理では幅広いデータを扱う上、見積書・請求書・納品書など、作成する書類も多くなります。目視確認だけでは膨大な数の数字を正確にチェックするのは難しいと言えるでしょう。

課題② 業務量が多く作業効率が悪い

販売管理は、受注管理・出荷管理・請求管理・仕入れ・在庫管理など、多くの工程に分けられます。このとき、各工程で管理表がバラバラだと、同じ情報を何度も入力する手間が発生します。また、案件が増えるとそれぞれの作業量がさらに増え、オペレーションが煩雑化してしまうでしょう。

例えば、取引先によって見積書の形式が異なる場合は、企業ごとに別々のフォームを用意して作成する手間がかかります。また、受注データを販売管理表と予実管理表にそれぞれ入力していて手間がかかるケースもあるでしょう。このほかに、複雑な金額計算のために点在化しているデータを集約する手間も挙げられます。複数の請求を合算して請求処理を行ったり、商品・サービスごとに値引き率を参照して入力したりするケースも少なくありません。

効率的に作業をこなすには、全てのデータの整理・申請・承認といった管理が連動しているのが理想的です。

課題③ 情報共有しにくい

社内の情報連携をスムーズに行えず、全社的に効率や生産性が低下する問題も見られます。特に、部署ごとに担当者がおり、それぞれが独立して情報を管理しているケースでは注意が必要です。

例えば、経理部が請求書を作成する際、営業部が管理している受注情報にアクセスできず、請求が遅れるといった事象や、購買部が営業部の受注に合わせてスムーズな発注が行えず、納品までのリードタイムが長くなるといった事象が発生するかもしれません。

情報共有のしやすさは、業務効率化によるリードタイム短縮や、ひいては顧客満足度向上にもつながることから、重要だといえます。

販売管理の課題を解決する方法

上記のような問題を改善するためにも、販売管理業務を最適化する仕組みを取り入れるようおすすめします。ここからは、具体的にどのような方法があるのかをご紹介します。

解決策① データ入力を自動化する

手作業でのデータ入力や目視確認を可能な限り減らし、自動化することでミスを削減できます。システムなどによって、ヒューマンエラーが起こりにくい体制を整えるのがおすすめです。

例えば、マスタデータに基づいて見積もり額を自動計算し、さらに見積もりデータから請求データに自動転記できる便利なシステムがあります。

システムを導入すれば、自動化によるミスの削減はもちろん、業務効率の向上も期待できます。また、従業員の作業負担が軽減することでコア業務へ注力できるようになり、生産性向上にもつながるでしょう。

解決策② 業務フローを簡略化することで、重複作業を減らす

業務の棚卸しを行い、効率化できる部分がないか検討してみましょう。

例えば、承認の回数を最小限に抑えることで業務の流れがよりスムーズになります。オンライン承認を導入すれば、テレワークなどでオフィスに担当者がいない場合も滞りなく処理を進められるでしょう。

また、使用する会計システムを見直し、より連携性の高いものに変えることで、受注内容を元に請求データを自動作成・自動計上する方法もおすすめです。

解決策③ クラウドサービスを用いて情報を一元管理する

情報共有の課題を改善するには、書類や運用自体の電子化が重要となります。
エクセルで管理する場合、同時編集が難しく最新版の管理がしにくい上、データが増えると動作が重くなるのがデメリットです。

販売管理に関する作業をクラウド上で行えば、情報の一元的な管理を実現できます。例えば、営業部門と購買部門がデータをリアルタイムで共有すれば、納期短縮や在庫の最適化などのメリットが期待できるでしょう。

販売管理システムの導入で課題を解決！

ここまでのことを踏まえると、販売管理の自動化やデータの一元管理を実現するなら、クラウドを利用した販売管理システムの導入がおすすめと言えるでしょう。

販売管理システムには、見積もりデータなどを活用して数値を自動入力する機能が搭載されています。手入力を減らすことでヒューマンエラーを防止し、同時に業務負荷を軽減できるのが魅力です。作業時間の短縮は、人件費などのコスト削減にもつながります。

また、システムを利用すればクラウド上でデータを一元管理でき、情報の共有もリアルタイムで行えるようになります。複数拠点のデータを一括管理し、グループ全体の進捗を把握することも可能です。

販売管理システムはさまざまなベンダーから販売されており、機能・料金・サポート体制などに違いがあります。自社に必要な機能を持つ製品を絞り込み、複数社のサービスを比較検討することが大切です。

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販売管理の課題を解決するなら「楽楽販売」がおすすめ！

販売管理のよくある課題や解決方法、販売管理システムの導入メリットなどを解説しました。多くの業務をシステム化できれば、効率を高めて生産性向上にもつなげられるでしょう。

販売管理システムには多くの種類があり、機能やサービス内容はそれぞれ異なります。初期費用やランニングコストなども考慮し、自社にとって最適なサービスを選定しましょう。

数ある販売管理システムの中でも、「楽楽販売」は販売管理の課題を改善する機能を備えたおすすめのシステムです。

魅力①：業務を自動化できる

見積もり管理・請求管理・売上管理・受発注管理・原価管理など、さまざまな業務の自動化を実現できます。プロジェクトごとの収支管理や工数管理なども可能です。

魅力②：柔軟にカスタマイズできる

自社の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズ可能で、マウス操作のみでデータベース構築や入力フォーム作成なども行えます。

魅力③：簡単に操作できる

操作性も魅力で、システムに慣れていない方も簡単にご利用いただけます。

「楽楽販売」の導入によって具体的にどのように業務効率を改善できるのか知りたい担当者の方は、ぜひ以下の導入事例をチェックしてみてください。

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