請求管理  
業務を効率化

請求処理には請求内容の確定、請求書の作成・発行といったフローがあります。行う業務自体は一見シンプルに感じられますが、複雑な金額計算が発生するケースが多い、且つ重要な役割を持つ業務のためミスは許されません。さらに、請求処理は販売に伴って毎回行う必要があります。取引数が増えればそれだけ負担も増え、効率化も求められます。

• メリット1：作業工数の削減ができる

  請求業務には請求額の計算、確定、入力、請求書の発行、印刷、送付など数多くのフローが発生するため、すべて手作業で行うと多大な工数が発生してしまいます。システムでは、一部もしくはすべてのフローを一貫して自動化することができるのが大きなメリットの1つです。

• メリット2：誤請求を防止できる

  手作業で請求作業を行っていると、見積書からの転記作業でミスが発生したり、計算を間違えてしまったりなど誤請求につながるリスクが高いです。請求管理システムを導入すれば、見積もりデータの自動転記や請求金額の自動計算ができるため誤請求のリスクを大幅に低減することが可能です。

• メリット3：請求漏れを防ぐことができる

  当月請求の顧客を自動抽出できるので請求漏れを防ぐこともできます。「楽楽販売」のようにアラート機能があるシステムを導入すれば顧客によって締め日や支払いサイトが異なる場合でも、漏れなく請求処理を進めることが可能です。

• 業務フローの整理

  システムを選定する前に、改めて既存の業務フローを整理しておくことが大切です。整理した業務フローをもとにどの業務が効率化のボトルネックとなっているのか、どの業務範囲をシステム化・自動化する必要があるのかなどを明確にしておきましょう。

• 導入システムの選定

  整理した業務フローをもとに自社にはどのようなシステムが適しているのか、システムを選定しましょう。自社の要件に合っているかはもちろん、費用対効果やオーバースペックになっていないかなども確認しておく必要があります。

• 担当者への展開

  システムを導入して終わりではなく、きちんと利用を定着させることが必要になります。業務マニュアルを作成したり、場合によっては説明会を実施するなどして操作方法、活用メリットなどを落とし込むことが重要です。

前述の導入までのステップをしっかり踏まないと、業務の効率化や導入自体に失敗してしまう恐れがあるため注意が必要です。
また、既に社内で何かしらのシステムを導入している場合は、それらのシステムとどのように連携することができるのかを予め確認しておく必要があります。