電子帳簿保存法改正って何？
経理処理において変わることをアップデートしよう

会計関係の書類のデータ保存を可能にする「電子帳簿保存法」に新たに、緩和条件が加わり2022年1月から施行されました。事務作業の変更は手間がかかってしまうかもしれません。しかしペーパーレス化や経理の作業負荷・コストの軽減などのメリットがあるのでぜひ知っておきましょう。

電子帳簿保存法とは

「電子帳簿保存法」とは国税関係帳簿書類について、電子データとしての保存を認めた法律です。

もともと貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類や、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などの帳簿類、請求書や領収書等は、原則として紙での保存が義務付けられていました。しかし電子帳簿保存法によって、一定要件を満たせばこれらの書類を電子データで保存できるようになります。

社会のデジタル化に伴って紙書類でのやりとりが減少し、メールやデータ共有システムなどの利用が一般化しました。電子帳簿書類はこうした社会のデジタル化を後押しする内容であり、会計関係の書類の保存にかかる事務作業軽減を実現するとともに、ペーパーレス化の促進も叶える法律といえます。

その後2015年の改正でこの要件は破棄され、スキャナでのデータ保存の範囲が緩和された一方、「タイムスタンプを打刻」「定期検査」「複数人での書類作成・保存」といった厳しい条件が追加。続いて2016年の改正でスキャナでの保存以外にもデジカメ、スマホなどで撮影されたデータも保存の手段の一つとして認められ、2020年の改正ではインターネット上で取引をした請求書等のデータも電子書類と認められました。
ただし、電子データを改ざん出来ない状態として保存するという条件付きで、まだまだ実用化するにはハードルが高いものでした。

電子帳簿保存法はこのような改正を重ねた末に、令和3年度（2021年）の税制改正においてさらに改正され、翌2022年1月1日から施行されました。これにより帳簿類の電子保存化に取り組みやすくはなりますが、一部規制強化されている項目もあるため注意が必要です。

事前承認を申請しなくても良くなる

今回の改正により、税務署長による事前承認が必要なくなりました。
これまでの法律では、帳簿書類の電子化のためには3ヶ月前までに税務署長などへ申請し承認を得なければなりませんでしたが、改正後は要件を満たしたシステムを使用すれば申請せずに電子保存が出来るようになりました。

この制度緩和により、制度利用から3ヶ月さかのぼって必要書類を準備して申請するという事業者の負担がなくなるため、電子保存に取り組みやすくなったといえるでしょう。

プリントアウトした書面での保存が認められなくなる

これまではメール等で受け取った書類データは、電子と紙のどちらで保存してもOKでしたが、改正によって電子データで受領した書類は紙で保存できなくなり、「電子保存」が義務化されました。
例えば法改正以前、メールで受け取ったPDFの請求書をプリントアウトし、紙のデータとして保存することも問題ありませんでした。しかし今回の法改正により、電子データで受け取ったものは電子保存が義務付けられることになったため、PDFのまま電子データとして保存しなければならなくなっています。メールで受け取った電子データをプリントアウトし、ファイリングして管理していた場合は電子データとして管理できる環境を整えなければなりません。

その一方で、前述の通り電子保存するための事前承認制度は廃止されたため、紙書類で受領した請求書は紙のまま保存しても、電子保存しても問題はありません。
つまり、紙の請求書もスキャンして電子データ化し、電子保存をベースとした一元管理が推奨される流れになったといえます。
メールでの書類のやりとりやインターネット上の電子取引が増えたこと、さらにはペーパーレスやリモートワークの促進といった社会情勢等が規制強化の要因の1つとして考えられるでしょう。

その他の要件緩和も知っておこう

今回の電子帳簿保存法の改正により緩和された要件は他にもあります。

例えばタイムスタンプについての要件緩和です。
これまでは書類の電子保存には受領した者が自署し、3日以内にタイムスタンプを付与して保存しなければなりませんでした。しかし今回の法改正により、受取人の自署が不要になったとともに保存作業の期限が最長約2ヶ月以内となり、大幅に時間のゆとりを持って取り組めるようになりました。

さらには、データの修正・削除ができない、または、修正・削除履歴が操作ログとしてチェックできるシステムを使っていればタイムスタンプが不要となったことも、大きな負荷軽減につながるでしょう。また、保存済みの電子データは複雑な条件の検索ができなければなりませんでしたが、検索項目が「取引した年月日」「金額」「取引先」へと絞られ、検索条件についても緩和されました。

対象となる文書

この電子帳簿保存法の対象となるのは、国税関係の帳簿書類です。ただし、文書によって具体的な保存方法が異なります。下記の分類で具体的に見ていきましょう。

電子帳簿保存（電子データ保存）

電子帳簿保存の対象となるのは国税関係帳簿書類（仕訳帳／総勘定元帳／現金出納帳等）と、決算のために作成された書類（貸借対照表／損益計算書／棚卸表など）、自社が発行した取引関係書類（領収書控え／請求書控え／発注書控え）のうち、PC等で作成した書類です。

スキャナ保存

スキャナ保存の対象となるのは、取引相手から紙で受け取った書類（領収書／請求書／発注書など）です。

電子取引にかかる電子データ保存

電子決済（ネット通販など）やメールデータ（PDF／エクセルなど）、クラウドサービス上でのやりとりなどの紙を用いずに完結する取引は、電子取引にかかるデータ保存の対象となります。

電子データの保存方法

次に電子帳簿保存法においてどのような保存方法が認められているか見てみましょう。対象となるのは、国税関係の帳簿書類です。

電磁的記録での保存方法

「電磁的記録」と聞くとイメージしにくいかもしれませんが、要はパソコンで作成した電子データを指します。電子データの保存先は物理的メディアだけでなく、クラウド上のサーバーでもOKです。

DVDや外付けハードディスクなどの物理的メディアに保存した電子データは紙のファイルと同様に、複数人が共有しにくいというデメリットがあります。
一方、クラウドサーバーを使用すれば、インターネット環境が整っているデバイスからならスムーズに保存や閲覧をすることが可能になります。

紙書類を電子データ保存する方法

紙で受け取った書類は、スキャナでの読み取りまたはスマートフォンで撮影した電子データの保存も認められることになります。

ただし、紙の書類の電子データ化は「データを改ざんしていない」という証明が必要になります。これまでと同様タイムスタンプの付与か、訂正・削除ができない、または訂正、削除のログを残すことが出来るシステムに保存するという要件を満たす必要があります。

また、前述したように保存するまでの期間は最長「2ヶ月と概ね7営業日以内」と大幅に延長しました。

電子取引データの保存方法

上記と同様に、電子データで受領した書類や電子明細の保存方法も、受取人がデータ改ざんできないシステムを利用すればタイムスタンプなしで保存が可能です。
一方、これらのデータをプリントアウトして保存する方法は不可となり、電子取引でのデータはそのまま電子データとして保存することが求められます。

対象とならない文書

上記のうち手書きの紙の書類（仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿／請求書や補助簿など）は、電子保存の対象になりません。
手書きの紙の書類のままで保存する必要があり、スキャナ保存は認められていません。

対応が遅れるとどうなる？

2021年7月、国税庁は法改正にかかるよくある質問を「電子帳簿保存法一問一答」としてまとめており、その中で、対応が遅れた場合「青色申告の承認の取消対象となり得ます」と記載しています。
青色申告は納税額にも大きく影響するため、この回答に対して一部の事業者から不安の声が上がっていました。

このような混乱を受けて、2021年11月、国税庁は「お問い合わせの多いご質問」として新たに資料を公表し、これまでの法に則した適正な処理をしていれば、ただちに罰則とはならないとの回答を明記しています。

さらに、「電子保存の義務化」については、2022年1月1日の改正日から2年先の2023年12月末まで猶予があります。
ただし、2年間の猶予があるとはいえ、いずれ罰則の対象となってしまう期限は迫っています。現在も電子データをプリントアウトして紙で一元管理している事業者は、一早い対応を目指すのが得策でしょう。

また仮に電子データを「故意に」仮装隠蔽した場合、重加算税が10％加重されます。今回の改正は、不正行為抑止のための厳しいペナルティを課す内容にもなっています。

参照：国税庁_電子帳簿保存法一問一答

国税庁_問い合わせの多いご質問（令和3年11月）

システム導入時の注意点

電子帳簿保存法の改正は、事実上「帳簿書類の電子データでの一元管理」を後押しする内容となっています。電子データでの一元管理を実現するには、会計や販売管理機能を持つシステムの導入をおすすめします。

システム導入時の注意点として、今回の改正法に準拠しているかを必ずチェックしておくことが大切です。
電子帳簿保存法で認められた保存方法に対応していることや、修正や削除履歴のログが残り改ざんできない、又はタイムスタンプ機能があることは確認してください。既に使用中のシステムについても改正法に合わせてバージョンアップしているか見ておくことも大切です。

まとめ

電子帳簿保存法は「電子データの紙保存が不可」という規制強化の側面もありますが、より会計処理にかかる業務負荷を軽減する要件緩和が進み、事業者の生産性向上に寄与する内容になったといえます。
さらにはペーパーレス化が叶うことで、紙や郵送、FAX、プリンター、ファイルの保管場所などにかかる多くの手間や費用を大幅にカットできるというメリットもあります。

これまで行ってきた事務処理を大きく変更することに抵抗を感じるかもしれませんが、ぜひ一早い対応を検討してみてください。