電子帳簿保存法改正で請求書保存が変わる。
PDFの請求書はどうすればいい？

帳簿書類のデジタル化を推進する電子帳簿保存法が2022年1月に改正されました。これにより、メール等で交わしていたPDFの請求書の保存方法も変えていく必要があります。
法改正のポイントと、今後どのように保存すれば良いのかを解説します。

電子帳簿保存法の改正ポイント

令和4年税制改正大綱に「電子帳簿保存法」についての改正が含まれており、2022年1月に施行されました。
電子帳簿保存法は1998年の初施行後、複数回改正されてきましたが、今回の改正では普及の足枷となっていた複雑な要件が大幅に緩和され、事業者が取り組みやすい内容になりました。
電子取引に関する電子保存の義務化は2023年12月迄の猶予期間が設けられましたが、ペーパーレスやコストカットというメリットがあるので、いち早く取り組むと良いでしょう。

今回の改正の要件緩和のポイントは大きく分けて4つあるので、大まかに解説します。

まず、税務署長への事前承認の必要がなくなりました。申請に必要な書類の取りまとめや承認を得るまでのタイムラグがなくなり、今すぐ手軽に電子化に取り組むことが可能になりました。

2つ目はタイムスタンプに関する内容で、付与期間が最短3営業日以内のところを約2ヶ月以内に延び、電子データの修正、削除履歴の確認ができるシステムに保存すればタイムスタンプそのものが不要になるという緩和です。

3つ目は、紙の帳簿書類のスキャナ保存や原本の破棄を一人で行えるようになったことです。これまでは「定期検査」「相互けん制」の観点から2名以上での対応が必要で、個人事業主には難しい要件でした。

そして4つ目としては保存した電子データの検索要件についても緩和されたことが挙げられます。これまでは検索条件を複数設定して保存しておく必要がありましたが、今回からは必須項目が「年月日／金額／取引先」の3点のみとなりました。

参照：国税庁_令和３年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて

対象となる帳簿書類

電子帳簿保存法の正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。このうちの「帳簿書類」を掘り下げると対象となる帳簿書類が見えてきます。

「帳簿」とは決算資料作成ための自社にまつわる資料のことです。現金出納帳／仕訳帳／固定資産台帳／売上帳／売掛金元帳／買掛金元帳などが対象となります。

一方「書類」は取引関係と決算関係に分かれます。
取引関係書類は、契約書／見積書／発・受注書／納品書／請求書／領収書などのこと、決算関係書類は、貸借対照表／損益計算書／棚卸表などが当てはまります。

デジタルの帳簿書類の4つの保存方法

現在、メール添付やダウンロードなどで受け取ったPDFの請求書は、プリントアウトをして紙で受け取った請求書と合わせてファイリングし「紙で一元管理」している企業は多くあるでしょう。しかし、今回改正された内容では、デジタルで受領した書類の印刷保存はできません。「デジタルはデジタルで保存し一元管理」という方法を後押しする内容といえます。

ここでは、改正法に則った帳簿書類保存の方法について、デジタルで受け取った請求書のやりとりを例に解説します。

1.発行側でタイムスタンプを付与後に受領し保存する

発行側が請求書の電子データにタイムスタンプを付与している場合は、受領側はそのままのデータで保存して構いません。取引先の協力が必要になります。

2.受領後にタイムスタンプを付与して保存する

タイムスタンプが押されていない請求書は、受領側でタイムスタンプを付与して保存する方法があります。
タイムスタンプ事業者（時刻認証業務認定事業者）のサービスを利用して付与してもらうか、タイムスタンプ機能のあるシステムを自社に導入するかという方法でタイムスタンプを付与する仕組みを整備する必要があります。

3.訂正削除履歴を残すか、訂正削除不可で保存する

タイムスタンプを付与しなくても、「訂正・削除履歴のログが残る」または「訂正・削除ができない」という機能性のシステムで請求書を保存することで要件をクリアできます。最新の電子帳簿保存法に則ったシステムの契約をしましょう。

4.訂正削除の防止に関する規定を備え付ける

今回の改正以前にも存在している方法ですが、「訂正削除の防止に関する規定を備え付ける」方法があります。事務処理規定を運用していればタイムスタンプ機能を整備しなくても保存可能となりますが、従業員が規定を正しく運用しているかどうかモニタリングしておくことが必要です。

システム導入で法改正に対応しよう

今回の法改正によりデジタルで受け取った請求書は紙にプリントアウトして保存することができなくなりました。しかしご紹介した保存方法の1つである「訂正・削除履歴を残すか、訂正・削除不可で保存する」という要件に対応できるシステムを導入することでこの点をクリアすることができます。
すでにシステムを導入している場合は、ベンダーに最新の電子帳簿保存法に対応しているかを確認したり、これを機に導入システムを再考したりするのも良いでしょう。

まとめ

クラウドサービスや電子マネーの浸透など、社会全般デジタル化の勢いは加速する一方です。
ビジネスシーンにおいても、契約書の電子化や電子印鑑、知的財産のタイムスタンプ付与といったさまざまなデジタル技術の導入が進んでおり、どのような企業もいずれ新たな対応を求められることがあるでしょう。

今回の電子帳簿保存法改正を受けて、経理作業などのルーティン作業を抜本的に変更することは企業側の負担が大きいと感じるかもしれません。しかし、長期的に見るとバックオフィスの負荷軽減やペーパーレス、コストカットなどいくつものメリットがあります。2年の猶予期間を待たずにぜひ今から取り組んでみてください。