「請求書在中」の書き方とは？失礼のないようビジネスマナーをおさえよう

封筒に記載する「請求書在中」とは

請求書が入った封筒の多くには、スタンプや印刷、手書きなどで「請求書在中」と記載されています。なぜ、このような表記が必要なのでしょうか。ここでは、その理由についてご紹介します。

「請求書在中」は添え字のひとつ

封筒に「請求書在中」と記載する理由は、受け取った人が数多くの郵便物の中から請求書をスピーディーに見つけられるようにするためです。

企業には、キャンペーンDMや緊急性のないお知らせといったさまざまな郵便物が多数届きます。その中から重要性の高い請求書が入った封筒を識別してもらうために、目印として「請求書在中」という記載をしておくということです。
このような「請求書在中」といった記載のことを「添え字」または「添え書き」といい、ビジネスマナーの慣例となっています。

その他の添え字

ビジネスマナーとしての「〇〇在中」という添え字は他にも存在します。例えば、「契約書」「見積書」「納品書」「領収書」「応募書類」「履歴書」などが当てはまるでしょう。
宛名本人が開封することを促す「親展」や、特に取扱注意であることを示す「重要」なども添え字に当てはまります。

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「請求書在中」の記載方法

では、どのように「請求書在中」と記載すれば良いのでしょうか。実は、請求書を入れる封筒には決まった形式やルールはありません。
あくまでビジネスマナーの通例として、下記のポイントをチェックしておくことをおすすめします。

書く手段

封筒に「請求書在中」と記載する手段として、一般的にスタンプ（ゴム印）を用います。スタンプを押すだけなので、郵送する封筒が複数枚になっても作業は数分で終わります。必要に応じて押すことができるので、請求書専用の封筒を用意する必要もありません。
スタンプは、文具店やハンコ屋で1,000円前後で購入できる他、100円均一ショップなどでも安価に入手することができます。

請求書を送付するために毎月多数の封筒が必要になる場合には、あらかじめ封筒に「請求書在中」と印刷をしておく方法もおすすめです。
自社のプリンターを使用するなら、封筒への印刷が可能かを確認してください。テンプレートのデータを用意しておけば、スピーディーに添え字入り封筒を用意することができます。
印刷会社に依頼する場合は、事前に最低ロットや納期などを確認することが重要です。少数の印刷は割高になってしまうことがありますが、年間の請求の数を目安にして発注するとムダなく活用できるでしょう。

取引件数が少ない場合は、スタンプや印刷ではなく手書きで記載しても問題ありません。手書きの場合は、はっきり丁寧に記載し、文字の外側を枠線で囲んでください。

手書きはマナー違反ではありませんが、そもそも添え字は封筒の識別が目的であるため、読みやすく目立つように書くことが重要です。書き損じのリスクがあることや業務効率化の観点から、手書きではなくスタンプや印刷で記載する企業が多い傾向にあります。

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記載位置

封筒における記載位置は、他の項目の記載を縦書きにするか横書きにするかによって異なります。
縦書きにする場合は左下の隅に、横書きにする場合は右下の隅になることも覚えておきたいポイントです。いずれにしても、住所と宛名の後ろに続く空白に明記するのが慣例だと覚えておくと良いでしょう。

色の決まり

「請求書在中」と記載するインクの色にも決まりはありませんが、一般的には黒・赤・青を用います。

なお、黒いインクは宛名などの黒い文字と同化してしまい目立たず、赤い色は「赤字」をイメージさせるということで嫌う声もあります。
そのため、「請求書在中」の色は青色にしておくと無難です。

英語表記の場合

海外のビジネスマナーとしても「請求書在中」が用いられることがあり、英語で表記する場合「INVOICE ENCLOSED」となります。海外の取引先にエアメール等で請求書を送る際には参考にしてみてください。

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まとめ

請求書入りの封筒に「請求書在中」と書くことは法的に定められた事項ではありませんが、ビジネスを円滑にするためのマナーとして記載するようにしましょう。

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