請求書ペーパーレス化のメリット・デメリットや導入のためのポイント

請求書をペーパーレス化するメリット・デメリット

これまで紙で行ってきた請求書のやりとりをペーパーレス化するには手間もかかりますし、改めて業務フローを見直すことが必要です。本格的に着手する前に、請求書をペーパーレス化するメリットとデメリットを理解しておきましょう。

メリット

請求書をペーパーレス化するメリットは大きく分けて2つです。

①業務が効率化する

請求書をペーパーレス化すると、業務を効率化できます。

紙で請求書を作成し、確認、承認、発行する場合、さまざまな部署や担当者間のやりとりが必要になります。承認されなかった場合、さらに修正し、再発行が必要になり、多くの時間と手間がかかるでしょう。さらに、各取引先に送付するにあたって請求書を封入し、宛名を貼り、発送などの作業にも手間がかかります。

それに対して、請求書をペーパーレス化すれば、パソコンで作成した請求書データをメールやクラウドを使って、オンラインで共有できます。そのため、請求書の作成から発行まですべてパソコンなどの端末上で行うことが可能です。さらに、発行した請求書データをそのまま取引先にデータで送ることができるため、大幅に時間を短縮できます。

送付した請求書は法人なら7年間の保管義務がありますが、データなら管理も容易です。事業年度ごと、取引先ごとにフォルダにまとめておけば過去の請求書の確認がすぐにできます。また、キーワードなどで検索することも可能で、必要なデータにすぐにアクセスできます。

②経費の削減になる

請求書をペーパーレス化する2つ目のメリットは、経費削減です。

紙代や印刷代、郵送料などのコストを削減できるのに加え、紙の請求書で必要だった保管スペースが不要になります。保管時のファイルや棚などの経費もかかりません。2024年秋ごろには郵便料金の値上げが予定されているため、請求書のペーパーレス化によるコスト削減は今後より重要になるでしょう。

デメリット

業務を効率化し、コスト削減に貢献する請求書のペーパーレス化ですが、デメリットがない訳ではありません。

まず、これまで長年に渡って構築してきた紙ベースでの業務フローを再構築しなければならず、導入や運用コストがかかることが予想されます。また、社内のオペレーションをペーパーレス化しても、中には相変わらず紙での対応を求める取引先が考えられ、その場合、作業はさらに複雑化します。

また、ペーパーレス化することで電子帳簿保存法の要件を確認し、承認フローも見直さなければなりませんし、オンラインでのやり取りが増え、セキュリティリスクが高まる可能性もあります。

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ポイント

請求書のペーパーレス化においてよくある質問【Q＆A】

ここでは、請求書のペーパーレス化を検討している担当者がぶつかる疑問を5つ取り上げ、解説します。

Q1.ペーパーレス化した請求書は法律的に有効ですか？

ペーパーレス化した請求書は法律的に有効です。ただし、電子データとして保存する場合、電子帳簿保存法が定める2つの保存要件を満たすことが必要です。

1つ目は「真実性」で、電子請求書などを受領した後に改ざんされていないことを証明できなければなりません。以下の4つのうち1つを選択すれば、対応できます。

2つ目は特定の文書を整然かつ明瞭、速やかに特定し、提示できる「可視性」です。可視性では、特に“検索性”が重視されており、税務監査時に即座に情報を引き出せるよう、「取引年月日」「取引先名」「取引金額」で検索できればよいとされています。

また、保存しているデータをいつでも速やかに確認できるようにディスプレイなどの出力機器や操作説明書を整然とした形で整えること、システムの使い方が分かる書類を備えつけておくことも合わせて必要な要件です。

Q2.受領した請求書はペーパーレス化必須ですか？

取引先から送られてきた紙の請求書をペーパーレス化する義務はありません。そのままファイリングして保管することも可能です。ただ、検索性や管理の手間を考えて、電子化している企業も多いようです。

一方で、電子データで受領した場合は、出力せずに電子データのまま保管する義務があります。

Q3.電子帳簿保存法のほかに請求書のペーパーレス化に関係する法律や制度はありますか？

e-文書法やインボイス制度などへの対応が求められる場合があります。

e-文書法とは、会社法や商法、税法、保険業法などで紙の保管が義務付けられた書類の電子保存を認める法律です。厳密には「民間業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「電子帳簿保存法」の2つの法律を含みます。

e-文書法と電子帳簿保存法では管轄する省庁や対象となる書類や要件が異なります。電子帳簿保存法の対象が国税関係帳簿・書類、電子取引であるのに対し、e-文書法は医療・建築・保険・証券関係の文書です。また、前述したように電子帳簿保存法の要件が「真実性」と「可視性」であるのに対し、e-文書法では「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」が求められます。

また、2023年10月から始まったインボイス制度では、仕入税額控除を受けるために必要な適格請求書を電子データ化することが求められています。

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Q4.請求書をペーパーレス化する際に推奨されるファイル形式は？

請求書をペーパーレス化する際にはPDFやクラウドを使用して編集できない状態でデータを送る必要があります。

ワードやエクセルを使って請求書を作成するとしても、そのまま送付してしまうと改ざんのリスクや、保管する際に誤って編集してしまうリスクがあります。

PDFファイルやクラウドを使って請求書をペーパーレス化する場合も、上述した電子帳簿保存法上の要件をきちんと満たしておく必要があるため注意しましょう。

Q5.ペーパーレス化した請求書に押印は必要ですか？

そもそも請求書への押印は義務付けられていませんので、ペーパーレス化した請求書にも押印は必須ではありません。

しかし、多くの日本の企業では信頼性向上や商習慣、また不正や改ざんのリスクを回避するために押印を社内で義務付けているケースがあります。そのため、ペーパーレス化した請求書にも電子印鑑で押印しておくと安心です。

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請求書のペーパーレス化を進める際のポイント

請求書のペーパーレス化には多くのメリットがありますが、実際の業務フローに落とし込み、運用する際は注意点についても知っておく必要があります。以下では、請求書のペーパーレス化を進める際のポイントについて説明します。

社内外へ周知する

最初のポイントは、社内外に請求書のペーパーレス化を周知することです。

請求書には必ず取引先がいますから、自社がペーパーレス化を進める趣旨や目的について相手にも理解してもらいましょう。その上で、もし取引先が紙の請求書を希望する場合は個別対応が必要になります。

運用体制を整備する

2つ目のポイントは運用体制を整備することです。

単純に紙を廃止しただけではペーパーレス化とは言えません。オペレーションも自動化することではじめて計上処理の漏れなどをなくし、業務の効率化を達成できます。

対策として、請求書の作成・確認・承認といったオペレーションも電子化する必要があります。エクセルなどで管理できるものの、管理件数が多い企業は、システムを導入することが多いようです。

セキュリティ体制を整える

3つ目のポイントは、セキュリティ体制を整えることです。

電子データでのやり取りに限ったことではありませんが、情報漏えいやデータの改ざんのリスクは常にあります。セキュリティを高めることはいうまでもありませんが、万が一、情報漏えいが発生した場合に備えて、対応方法などもあらかじめ決めておく必要があるでしょう。セキュリティ対策が整った請求管理システムを導入するのもおすすめです。

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請求書のペーパーレス化をするならシステム導入がおすすめ

請求書のペーパーレス化には多くのメリットがあり、電子帳簿保存法改正も含め、業務を効率化することでコア業務にマンパワーを割くことができますし、コストも削減できます。

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