債権管理はなぜ重要？業務内容やシステム導入のメリットをご紹介

債務管理とは

債務管理を一言で言うと、「企業の売掛金を請求・管理する業務」のことです。
企業ではほとんどの場合、商品やサービスの取引にあたり掛かった費用を1～3か月後に請求します。するとその数か月間のタイムラグが生じ、場合によっては企業の資金繰りが厳しくなってしまうケースもあります。
その際に必要となってくるのが、売掛金を回収・催促する債務管理の業務です。債務管理を適切に行うことで、黒字倒産の回避やキャッシュフローの改善にも効果があり、企業の成長へとつながります。

債務管理の基本的なフロー

債務管理では、以下の手順で業務を進めていきます。

取引先の信用を評価

債務管理でまず重要となってくるのが、与信管理という項目です。与信管理とは、簡単に言うと「信用を供与する」ことです。企業間では頻繁且つ継続的に取引が行われるため、現金で何度も金銭の授受を行うのは非効率的です。
そのため契約を交わし、商品やサービスを受け取り数か月のインターバルを挟んだのちに、支払いへと至るケースがほとんどです。

しかし現実に行われているのは契約書のやり取りだけなので、商品やサービスを提供した側は実際にお金を回収できる保証がありません。
そこで行われるのが与信管理と呼ばれる、お金を回収するまでのプロセスです。与信管理では、取引先の信用判断をしていきます。

細かく分けると、内部調査・直接調査・外部調査に分類できます。内部調査は、すでに社内にある取引先の情報をまとめて評価することを指しています。直接調査が指しているのは、取引先に直接出向いた際や、メールや電話でやり取りを行った際に得られる情報のことです。外部調査はその名の通り、第三者企業が持つデータバンクを元に取引先との信用を把握する方法です。

与信限度額の設定

基本的には与信管理でピックアップした企業と、今後取引を進めていく手順になります。しかし支払いは確実だとしても、取引の金額が大きかったり回数がかさんだりすると企業にとっては不安要素になってしまいます。

そこで重要となってくるのが、与信限度額の設定です。具体的には取引回数や金額の設定を行い、社内で共有していきます。
与信限度額の共有は、社内だけでなく取引先とも行うのが一般的です。与信限度額が社内で決定したのちは、取引先にも情報を共有して細かな調整を重ねていきましょう。

与信先の売掛金元帳を作る

実際に取引がスタートすると、売掛金（商品やサービスの代金を受け取ることができる権利）が発生します。売掛金が発生した時点で、支払いの日にちや支払い方法などが明記された帳簿を作ると、よりスムーズに債務管理を行うことができます。基本的に記載する内容は、売掛金が発生した日時・支払い期限・代金回収日・割引額・繰越金額・支払い方法です。

支払い期限に応じて請求書を発行・送付

与信管理を徹底したからと言って、確実に代金を回収できるとは限りません。そこで支払い日が近づくと、支払いの再認識を兼ねて請求書を発行します。確実に代金を回収するためのプロセスなので、この業務は債務管理には必要不可欠となります。

代金支払いの催促を行う

万が一、支払い予定日に代金の支払いが確認できなかった場合は、取引先に支払いの催促を行います。遅延が発生した場合には、再度支払い日を確認し、帳簿への記載を行います。

債務管理の必要性

債務管理を徹底する1番の理由は、経営活動の向上と、自社の信頼を維持することです。債務管理を怠っている企業は、代金回収が思うようにいかなかったり、請求漏れの発生、黒字倒産、キャッシュフローの不透明化が生じたりします。反対に債務管理が徹底されていると上記を回避することができるので、経営活動が自然と向上していきます。

未回収の売掛金だらけでは新たに取引先を増やしたり、事業拡大を図ったりすることが難しくなり、他社からの信頼をも失いやすくなります。

債務管理において抱えやすい課題

自社で債務管理を行う際に抱えやすい課題には、以下のようなものがあります。

管理が煩雑でミスが起きがち

取引企業や案件が増えるほどに明細数も多くなり、経理業務も煩雑になっていきます。例えば、売掛金と入金を紐づける業務などは作業負荷が大きく、マンパワーに頼っていてはミスや漏れを引き起こしかねません。また、経理担当者が紙の書面やエクセルファイルなどで個々に記録している場合は、第三者が目を通す機会があまりありません。そのためミスをしてから気づくまでに時間がかかり、問題が大きくなってしまうこともあります。

債権回収の効率が悪い

本来、債権回収の作業は正確な支払い状況を即時に把握することが重要です。支払われるべき請求額が期日までに正しく入金されていなければ、現金が回収できないリスクを負うことになり、資金繰りの悪化を招く可能性があるためです。しかし、紙の書面やエクセルなどを使った帳簿では入金の状況を即時に把握することは難しく、債権回収の効率が良いとはいえません。

債務管理のスキルを持った人材が必要になる

運営資金の確保にもつながる債務管理は、非常に重要な業務です。そのため、適切な経理能力を持った人材を担当に充てることが大切です。しかし、複数の拠点を持っている企業の場合、拠点ごとに高いスキルを持った経理担当者を配置するのは容易ではありません。

経理情報が社内で分散している

企業が複数の拠点を持っている場合、経理処理を拠点ごとに行っているケースがあります。経理情報が社内で分散していると、「経理処理のルールがバラついてしまう」「債権・債務の把握が遅れてしまう」といった課題を抱えがちです。一方、本社経理部が一括する場合においても、複数の拠点の経理情報を集計するという手間がかかり、業務効率や精度についての課題が残ります。

債務管理を効率化する方法

債務管理を進めるにあたって、必要になってくるのが与信管理をした取引先のデータベースです。一般的には紙媒体ではなく、エクセルなどを使用して行うことが多いです。まずは取引先ごとに「前月残高」「当月発生額」「当月回収額」「当月残高」を記入していきます。その後「締切日」「入金日」「入金条件」の項目を追加し、取引が行われるたびに更新していきます。

エクセルでフォーマットを作成し管理を行う場合、社員が入力を行うのは難しい作業ではないかもしれませんが、管理を行うなかで取引先や案件の増加、商品・契約内容の変更や更新等が発生してくると、入力ミスや漏れなどが起こる可能性が高くなります。結果的に管理が手間となってしまい、継続的な管理が難しい場合もあるかもしれません。
そこで試してみてほしいのが、外部の管理システムを利用する方法です。企業ごとにフォーマットが自由に設定できる上に、社員への共有も簡単にできます。

債務管理システムのメリット

債務管理システムを導入することでさまざまなメリットが見えてきます。例えばシステム化すると財務状況を正確に把握することができるので、資金不足を未然に防ぐことができます。トラブル回避ができる上に、事業を拡大するタイミングも掴みやすくなるかもしれません。
さらにキャッシュフローが可視化されるので、次にどこへ資金を費やしたら企業がうまくいくのかが一目で把握できます。例えば、「楽楽販売」のようなクラウド型のシステムを導入すれば、複数拠点の経理情報をタイムリーに一元化することが可能になります。企業拡大や社内の可視化された情報共有を目標にしている企業は、財務管理の見直しから始めてみてください。

関連記事はこちら販売管理とは｜販売管理を行う目的と業務の流れ、システム選びのポイントまで解説！｜「楽楽販売」