仕入れ管理とは？
徹底することで得られるメリットとおすすめのシステムについて

仕入れ管理とは

仕入れ管理とは、商品の発注に関する始まりから終わりまでを管理するものです。商品を売るためには、材料を仕入れ、加工し、販売計画を練らなくてはなりません。仕入れは売上につながる最初の部分であるため、管理をずさんに行うと販売計画のすべてに影響が出ます。

仕入れ管理を徹底することで、適切な商品を正しいルートと金額で仕入れることができ、加工や販売もスムーズに行えます。

仕入れ管理の基本

仕入れ管理の基本は、「適正であるか」という点です。
まず販売したい商品が決まったら、その商品そのものや材料を仕入れます。
その際「ダミー品やコピー品でない適正な商品・材料なのか」「適正な数量と金額なのか」「仕入れる時期は適正か」「適正な保管場所はあるか、製造場所はどこであったか」
といったように、間違いのない製品を正しいルートと金額で仕入れるのが、仕入れ管理の基本です。

仕入れ管理を行うことでこれらの確認業務を記録として残しておけるため、厳しい目を保った状態で仕入れ商品の選別が行えます。

仕入れ管理の業務と流れ

仕入れ管理業務の流れについても、見てみましょう。

まず最初に仕入れる製品を決定したら、その製品の取り扱い企業を探します。その後、各企業と製品の状態の確認、一度に発注できる個数、納期の確認といったやりとりが必要です。条件をクリアした企業には、見積もりを依頼します。

その後納得できる見積もり金額であった企業との購買契約を結び、発注を行います。製品が入ってきたら検品をし、その後経理に支払いの手続きを依頼します。経理の支払い管理によって適切な支払い方法や支払い先を選択、入金が完了した時点で仕入れ管理業務も終了です。

仕入れ管理システムとは

仕入れ管理はエクセルや手書きで行うことも珍しくありません。しかし近年は「仕入れ管理システム」と名付けられた製品を導入している企業も多数あります。

仕入れ管理システムとは、仕入れに関するすべての業務を一元化させたシステムです。とくにヒューマンエラーの予防策として効果的です。
たとえば、これまでは仕入れをしたい製品の情報をエクセルに記載していたとします。情報を記載されたセルを眺め、デスクに並んだ紙の見積書を見比べながら、製品が入ってきた場合の保管場所を在庫管理部門に、支払い方法について経理とやりとりの電話をする……これではタスクが多く、見間違いや伝達漏れなどが発生してしまいます。

仕入れ管理システムは販売管理システムの一部であるため、仕入れ情報を1つ入力すると、連携している各項目・各部署のデータも同時に書き換えられます。そのため保管場所や支払いについて電話で確認する必要もありません。情報の一元化によって、各方面に意識を飛ばす必要もなくなりミスも減少し、業務効率化が実現します。

仕入れ管理システムの選び方

仕入れ管理は、在庫管理や支払い管理、売上管理などと密接な関係があります。そのため、これらを一括して「販売管理」と呼ぶ場合もあります。
仕入れ管理システムを導入するのであれば、この販売管理のすべてがスムーズになるものでなくてはなりません。
仕入れ管理以外に導入しているシステムがあれば、同じシステムのものを導入すると他業務とも連携がとりやすくなります。

仕入れ管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。
クラウド型はネットにつなげられる環境であれば外部でもサービスを使え、初期費用も抑えられるなどのメリットがあります。購入後すぐに使えるのも利点です。
オンプレミス型はソフトを購入しインストールをする手間がありますが、ネットに接続する必要がない点と買い切り型の場合は利用における継続出費がない点がメリットだといえます。
どちらが自社の事業形態にあっているのかを判断し、適切なシステムを導入しましょう。

仕入れ管理システムの注意点

仕入れ管理システムは、導入すれば必ず成功するものではありません。よくある失敗例としては「使いにくくて従業員に定着しない」というケースがあります。

「システム内でできることは多い方が良い」と考えるかもしれませんが、不要なシステムが多すぎると使用する側は混乱してしまいます。
さらに従業員からすれば、そのような扱いづらいシステムの使用を強要されても利点が見えず、ストレスが溜まるばかりです。

導入する際は「なぜ仕入れ管理システムが必要なのか」を明白にして従業員に伝え、扱いやすく自社に適したシステムを選定する必要があります。

おすすめの仕入れ管理システム

仕入れ管理システムは多くの企業から販売されているため、どれが自社にあっているのかを判断するのは難しいものです。
ここではおすすめの仕入れ管理システムをご紹介しますので、迷っている方はまずは次の3つから選んでみてはいかがでしょうか。

「楽楽販売」

「楽楽販売」

「楽楽販売」は、自由なカスタマイズ性を強みとしています。必要なことだけを入力できるようにしたうえで余計な機能は省き、さらにあとで必要だと思ったシステムを拡張して頂くことも可能です。
企業のスタイルに合わせた最適なやり方を選択して頂けるため、「導入したけど使いづらかった」「思っていたのと違った」といったトラブルを回避できます。

関連記事はこちら「楽楽販売」の利用例を見る

蔵奉行10

蔵奉行11

蔵奉行11は、多くの商品やコードを入力できるのが魅力です。取り扱う製品の多い企業にとって扱いやすいシステムだといえます。
「楽楽販売」同様、仕入れ以外にも発注や支払い業務、入出荷管理に対応しているので業務全般を幅広くサポートしてくれます。

販売王

販売王

財務・給与管理ソフトも提供している、ソリマチ株式会社が販売しているシステムです。
操作が簡単でサポート体制が充実していることから、人気を博しています。30日間の無料おためしも提供されているため、はじめて仕入れ管理システムを導入する場合、同ソフトで試験的に導入してみるのもおすすめです。

まとめ

今回は仕入れ管理について、メリットやおすすめのシステムについてご紹介しました。
仕入れ管理は、売上につながる最初の部分です。適切な商品を適切な方法で販売するために仕入れ段階から間違いがないよう、正しい管理を心がけましょう。従業員にとって使いやすいことはもちろん、企業の業務形態に合ったシステムを導入して業務効率化につなげてください。