受発注システムの作り方は？エクセルで自作するよりも効率的な方法
こんにちは！「楽楽販売」コラム担当です。
「受発注システム」とは、企業の取引における複雑な受注・発注管理を効率化するシステムのことです。このように業務のシステム化が求められる理由として、受注・発注業務が煩雑になりやすいという背景が挙げられます。
業界や業種によっては、ある取引先から受注した商品・サービスを提供するために、別の取引先へ原材料や成果物などを発注して調達する必要があります。このようなケースでは、受注先と仕入先にそれぞれ並行して受注・発注の手続きを進めることになるでしょう。基本的に見積作成・発注・納品などのさまざまな業務が同時進行するため、負担が集中しやすい点が課題です。
そこでこの記事では、受注・発注管理を効率化する受発注システムの作り方を解説します。また、自社で受発注システムを作るほかに、機能面が充実した専用システムを導入する選択肢もご紹介します。業務効率化の施策を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
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この記事の目次
受発注システムは自作できる？
受発注システムは、求める機能によっては社内で自作することも可能です。例えば、管理項目がそれほど多くないケースや、取引件数が比較的少ないケースであれば、自作したシステムでデータを管理するのも一つの手です。
受発注システムを自作する場合、Microsoft社の表計算ソフト「エクセル（Excel）」や、Google社の「Google スプレッドシート」などを利用して作成する方法があります。いずれも多くの企業が導入しているサービスです。これらの既存のサービスを使うのであれば、追加料金を負担せずにシステムを作れる可能性があります。
ただし、受発注システムの作成には非常に多くの労力がかかる点に留意しておきましょう。入力の自動化やエラーチェックといった高度な機能を搭載したシステムを構築するなら、関数やマクロなどの専門知識が求められます。社内に専門知識を有するIT人材がいない場合は、複雑な業務を効率化する機能を作るのは難しいといえるでしょう。
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エクセルで受発注システムを作る方法
ここでは、多くの企業が利用しているエクセルを使った受発注システムの作り方をご紹介します。すでにエクセルを導入している場合は、初期費用や月額費用などのコストをかけずに一元管理システムを作れるため、まずは作成のポイントを確認してみましょう。
作り方
エクセルを使って一般的な受発注システムを作成する場合は、テンプレートを使う方法と、一から作成する方法の2つのパターンがあります。ここでは、「テンプレートありの場合」と「テンプレートなしの場合」に分けて解説します。
- テンプレートありの場合
エクセルのシステム上やインターネット上で公開されている無料のテンプレートをダウンロードして、自社の仕様に合わせてカスタマイズします。既存の業務フローに合わせて調整を加えるだけで、自社に適した受発注システムを作れます。 - テンプレートなしの場合
一から管理項目や機能を構築します。「商品名」「商品コード」「数量」「単価」などの必要な情報を項目として設定するとともに、関数を利用して特定のセルの値で自動計算する仕組みを作りましょう。
いずれのパターンでも、最終的に完成した受発注システムの運用ルールを策定します。担当者がデータ入力を行うセルを指定したり、更新履歴を残した状態で作業したりすることが大切です。これにより、手入力のミスや、誤ってデータを削除するリスクを避けやすくなります。
【作り方の流れ】
| テンプレートあり | テンプレートなし | |
|---|---|---|
| Step1 | 無料テンプレートをダウンロード | 必要な情報を項目として設定 例）商品名、商品コード、数量、単価 |
| Step2 | 自社の仕様に合わせてカスタマイズ | 関数を利用して特定セルの値で自動計算する数式入力 |
| Step3 | 受発注システムの運用ルール策定 | |
作成のポイント
受注業務・発注業務を効率化するシステムを作るポイントを解説します。
- 受注データと発注データを紐づけて管理する仕組みを作る
受注管理システムと発注管理システムをそれぞれ構築した上で、両者を取りまとめるシートを作成することで、入力の手間を削減できるようになります。 - 外部システムと連動させる
「販売管理システム」や「売上管理システム」などと連携させます。事業部全体の予算管理や経理業務がスムーズになり、大幅な業務効率化が期待できます。
受発注システムが必要なら外部のシステムを利用するのも一つの手
ここまで、エクセルを使用した受発注システムの作り方をご紹介しました。
前述の通り、エクセルで受発注システムを自作するには多大な労力がかかります。また、社内で構築できるシステムの品質に限界があるのもデメリットです。自社が求める機能を搭載できない場合は、システム導入後に課題を解消できず、業務改善の効果が十分に得られないおそれもあるでしょう。
それだけでなく、エクセルやスプレッドシートでの管理は、受発注数が増えるほど難しくなるという注意点もあります。管理すべき項目や件数が膨大になると、システムの動作が重くなるほか、管理機能を使いこなしにくくなり、業務の属人化といった事態にもつながりかねません。
こうしたシステム開発のデメリットを踏まえると、ベンダーが開発した専用の受発注システムを導入したほうが良いケースもあります。外部システムを導入する際は初期費用や月額費用などのコストがかかるものの、豊富な機能で業務改善の効果が期待でき、長期的に見ると費用対効果が高くなるためです。さらに、販売管理システムや売上管理システムとの自動連携に対応しているシステムなら、事業部全体の効率化にも貢献します。
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また、「楽楽販売」は自社のオペレーションに合わせて操作画面の表示項目や申請フローを柔軟に調整でき、カスタマイズ性が高いという特長があります。さらに、安心のサポート体制で、導入前から運用までユーザーを一貫してフォローする仕組みもあります。初めてのシステム導入時に必要なフォローをご用意しているため、どうぞお気軽にご相談ください。
機能面が充実した受発注システムで業務効率化を実現しましょう！
エクセルやスプレッドシートを使用して自社で受発注システムを作成すると、コスト削減しながらデジタル化を推進できます。ただし、システムの構築には多くの時間と手間がかかり、社内に専門知識を有するIT人材が必須となります。管理する項目やデータ量が多い場合、システムの動作が重くなるおそれもあり、長期的な運用では懸念される点が少なくありません。ベンダーが開発した専用の受発注システムを運用する場合のコストメリットと比較した上で、自社に適した管理方法を選定するとよいでしょう。
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記事執筆者紹介
- 株式会社ラクス「楽楽販売」コラム編集部
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