エクセルで発注管理する方法は？運用のメリット・デメリット

エクセルで発注管理をする方法

初めに、発注管理におけるエクセルの使い方をご説明します。導入時は以下のステップで対応するとともに、必要に応じてエクセル関数を活用するとよいでしょう。

STEP1 発注管理表の項目を精査する
発注管理表の項目を精査する
まずは、エクセルで発注管理表のフォーマットを作成するにあたり、必要な項目を抽出しましょう。発注管理では、発注内容を正確に把握するほか、社内承認の進捗状況を見える化する必要があります。

STEP2 適切な関数を組む
エクセルには、計算を自動化する「エクセル関数」の機能が搭載されており、業務効率化や計算ミス削減の効果が期待できます。また、エクセル関数以外にも、必要に応じて「マクロ機能（＝自動処理の機能）」や「ピボットテーブル（＝自動集計の機能）」などを活用するとよいでしょう。

以下では、発注管理で役立つエクセル関数の一例をご紹介します。

なお、エクセルの発注管理表を一から作成すると多くの手間がかかります。そのため、インターネット上などで提供されている既存のテンプレートを自社仕様にカスタマイズする作り方がおすすめです。

STEP3 運用ルールを策定する
運用ルールを策定する
実際に発注管理表を作成し、運用ルールを策定します。エクセルは複数人での同時編集に対応していないため、作業ルールや入力規則は詳細に決めておくのが望ましいでしょう。誰が・いつ・どのように情報の更新や管理を行うのかを明確にするのがポイントです。例えば「担当者は12時までに更新し、管理者は13時以降に確認する」「更新履歴は赤字で残す」などが挙げられます。

発注管理をエクセルで行うメリット

エクセルによる発注管理は、既存のビジネスツールを利用するため導入ハードルが低く、かつ低コストで運用できます。まずは、エクセル管理のメリットをご紹介します。

導入しやすい

エクセルはビジネスシーンで一般的に用いられるツールの一つです。ほとんどのビジネスパーソンに使用経験があるので、誰もが操作方法を理解しやすいというメリットがあります。また、自社の業務に適したテンプレートが見つかれば、比較的すぐに運用を開始できるでしょう。

低コストで運用できる

すでに自社のPCにエクセルがインストールされている場合、初期費用や月額費用などの金銭的なコストをかけずに発注管理表を作成できます。また、運用前の社員教育の手間がほとんどかからないという点でも、コスト削減につながります。

外部システムと連携しやすい

エクセルは互換性の高いツールで、幅広い外部システムとの連携やデータ取り込みに対応できます。エクセルファイルでデータを出力する以外に、CSV・スプレッドシート・PDFといった多様なファイル形式で出力でき、連携の自由度が高いのが魅力です。

発注管理をエクセルで行うデメリット

エクセルによる発注管理には注意点もあります。発注のデータ量が多い企業では、管理工数が大きくなる問題があるため、専用システムの導入を検討するのがおすすめです。ここでは、エクセル管理で懸念されるデメリットを解説します。

ヒューマンエラーが起きやすい

エクセルで作成した発注管理表は、必要な項目や数値などを手入力する仕組みで運用するため、データ入力や転記のミスを防ぎにくいのが難点です。手作業による管理では個数や商品種別など注文内容の間違いが懸念されます。場合によっては入力する桁数を誤るなど、大規模な損失のリスクも考えられるでしょう。

処理速度が低下するケースがある

エクセルファイルは多くのデータが蓄積されるほど処理速度が低下する可能性があります。ファイルを編集する都度フリーズしたり、頻繁にエラーが発生したりするおそれがあり、かえって発注管理の効率を低下させかねない点に注意が必要です。

同時編集ができない

エクセルファイルは同時編集に対応していません。そのため、同様のファイルが複数作成されてしまい混乱する原因となったり、最新バージョンのファイルがどれかわかりにくかったりするのが注意点です。こうした煩雑さがヒューマンエラーにつながり、ミスを誘発するおそれがあります。

管理が属人化しやすい

エクセルでマクロなどの高度な専門知識を用いた管理表を作成した場合、作成者以外が編集できないために特定の担当者に業務が集中しやすく、属人化が懸念されます。こうした作成者以外が編集・管理できない状況に加えて、運用ルールが平準化されないことや、蓄積されたノウハウが他者に共有できていないことが属人化を助長してしまいます。

専用システムの便利な機能で自社の発注管理を強化しましょう！

ここまで、エクセルで発注管理をするやり方や、エクセル管理のメリット・デメリットなどの基本的な知識をご紹介しました。エクセル管理は導入ハードルが低く、コストを抑えて運用できる反面、データ量が増えると入力ミスの発生や処理速度の低下などが懸念されます。そのため、業務効率化の目的で導入するなら、専用システムを選択しましょう。エクセル管理に限界を感じてお悩みの担当者の方には、クラウド型販売管理システム「楽楽販売」の導入をおすすめします。

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