支払管理業務の流れって？
5つの問題点と業務効率化のためには

支払業務の流れとは？

企業間取引では、商品などが納品されたあとに請求を受けて支払を行うのが一般的です。一見シンプルな業務にもみえますが、着実に4つの段階を踏んで行う必要があります。
ここでは、支払業務の流れや各段階のポイントをご紹介します。

請求書の確認と支払予定表の作成

支払の最初のステップは、仕入先からの請求書の確認です。支払のタイミングは会社によって異なります。取引の都度支払を行うケースもあれば、締日を定めて一定期間の取引分を支払う場合もあります。

通常、請求書に金額や明細の他に支払方法や期限なども記載されていますので、丁寧に内容を確認して支払予定表を作成します。

複数の取引先がある場合は請求書の情報や契約内容などから、支払日はいつになるのかをすぐに確認できるように一覧表にしておくと支払業務を効率化できます。

関連記事はこちら請求書の支払期限はいつ？設定方法をお教えします

振込作業

続いては振込作業を行います。銀行で振込処理を行うのが一般的ですが、近年では取引銀行と提携して自動振込やオンライン操作で取引を行うケースもあります。
取引先が多く支払日が異なる場合は、ミスが起こりやすいうえに、業務効率化の面においても大きな課題だといえます。振込作業の際にミスやトラブル、業務停滞につながらないよう、前段階の支払予定表をしっかり作成しておくことをおすすめします。

取引の記帳

振込を行ったからといって、支払業務は終了ではありません。振込作業後は出金日、仕入先、支払方法、支払金額などを出金伝票へ記帳します。その他にも、管理に必要な伝票番号や取引先番号などを記載するケースもあります。

消込作業

最後に過去に行った取引と支払による出金が一致していることを確認する、消込作業を行います。まだ支払っていない買掛残高を支払のたびに減らしていく形になりますので、取引の支払漏れなどを回避するために重要な作業です。

財務状況をクリアにしてさまざまな施策に取り組むために、買掛残高をリアルタイムで把握することは非常に重要です。そのため支払を行ったらすぐに消込作業を行い、データ上に反映させる必要があります。

支払管理が滞ることで発生するリスク

支払管理が滞ることによって、次の4つのリスクが発生する可能性があります。支払を適切に管理し、想定外のリスクを回避しましょう。

取引先との信頼関係を損なう

支払管理が滞ることで、取引先との信頼関係を大きく損なってしまう可能性があります。

取引先との関係は「納品期日までに商品を納品し、支払期日までにその対価を支払う」ことで成り立っているため、この前提が崩れてしまうと信頼関係を維持することができません。

信頼関係の回復が難しいと判断されれば、取引が縮小したり停止に追い込まれたりすることも考えられます。

キャッシュフローが滞る可能性がある

支払管理が疎かになることで、キャッシュフローが滞る可能性もあります。

会社経営には設備投資や維持、人件費の支払など、多くのコストがかかります。これらの支払を管理するためには「自社がどのような項目にお金を使っているのか」「将来的にどのような場面でコストがかかりそうか」を把握する必要があります。

自社の支払管理が疎かになると十分な予算の確保が難しくなり、キャッシュフローが滞って経営が不安定になるリスクがあるといえます。

支払漏れが発生するおそれがある

支払管理が正確になされていないと、支払漏れが発生するリスクも考えられます。
支払漏れによって取引先に支払期日までの入金ができないと、クレームが入ったり企業の信頼が低下したりなどの原因になります。

取引の妥当性を提示できなくなる

支払管理を適切に行うことは、取引の妥当性を提示できる状態を整えることにもつながります。
過去の支払状況を把握していれば、仕入価格などに基づいて新規取引の価格交渉を行うことができます。しかし過去にいくらで仕入れていたのかを記録していなければ、取引先から提示された価格が妥当かどうか判断できなくなり、不当に高額な仕入価格を受け入れてしまう可能性があります。

支払業務で発生する問題

企業活動を行ううえで支払業務は欠かせませんが、支払業務には発生しうる問題がいくつかあります。

ここでは支払業務で発生しやすい問題を5つご紹介します。実際にこのような問題が発生しないよう、対策をとるようにしましょう。

組織内での請求情報の伝達に時間がかかる

組織の規模が大きくなると、取引先から請求書が届いたあと支払処理を行う経理に伝達するまでに時間がかかってしまうケースがあります。

結果として、支払期日に間に合わないといった問題につながりかねません。組織によっては請求書を経理にあげるまでに複数の担当者や責任者の承認が必要なケースもあり、より時間がかかってしまう原因となります。

支払に必要なデータの管理が難しい

前述の通り、支払業務は支払期日表などを作成して管理を行いますが、取引や支払を行うたびに情報は変化し続けます。そのためリアルタイムでのデータ反映が行えず、結果として適切な支払処理を行えないケースがあります。
データ更新の入力を手作業で行っている場合、ヒューマンエラーが起こるリスクも考えられます。

支払業務が属人化しやすい

支払に関する業務をすべて経理担当者のみで行っている場合、属人化しやすいという点も問題のひとつです。担当者が変更になった場合、業務の引き継ぎなどに業務時間をとられたり十分に伝達ができなかったりなどのリスクも考えられます。
担当者の不在時に支払業務が行えないとなれば、支払の遅延などのトラブルの原因となります。

振込作業に時間や手間がかかる

請求情報をしっかりまとめてから支払業務を行っていても、振込作業にかかる時間や手間自体が業務の効率化を妨げているケースもあります。
振込のたびに銀行に足を運ぶ必要があれば、それだけ時間も手間もかかります。オンラインで行う場合でも入力作業や確認など、同じ作業を繰り返す手間が生じることもあります。

支払処理情報の管理が難しい

税務上、支払処理が完了しても7年間は請求書を保管する必要があります。請求情報は取引の内容を示すデータでもありますので、単に保管するのみでなく必要に応じて取り出せるように管理することも大切です。
しかし取引のたびに発生する支払処理情報は膨大な量になるため、適切な管理が難しい点も問題となります。

システムの導入でできるようになること

支払管理業務は、エクセルや手書きといったアナログな方法でも行えます。しかし仕入先が多数あり、さらにそれぞれ支払日・支払方法に違いがある場合、支払漏れやミスが発生しかねません。

システムを導入して支払管理を行えば、支払に関する問題を削減できます。

支払依頼などを自動化し、ミスなく行える

支払管理システムを導入することで、ミスを大幅に減らせます。

例えば、システムを銀行やクレジットカードと連携させれば自動で支払を済ませてくれるため、「支払期日を忘れていた」「金額や振り込み先を間違えた」というトラブルがなくなります。

複数拠点間での情報共有もリアルタイムで行うことができる

支払管理システムの中には、経費や出張といった自社内で発生する支出を同時に管理できるものもあります。経理はもちろん、経費報告をする営業や事務員の手間も省けるため業務全体の効率化が実現し、これまで経費計算・報告にかかっていた時間を別の仕事にあてることができます。

さらに支店が複数ある場合、各支店で起きたお金の動きもリアルタイムで把握可能です。これまでのように、電話やメールで報告・確認を行うことも減るでしょう。

案件単位での収支管理も可能

支払管理システムによっては、複数の支払を案件ごとにまとめるといったことができます。例えば、システムの受託開発プロジェクトにおいて、エンジニアの外注費として支払った金額をプロジェクトごとにまとめ、プロジェクトの売上金額と突き合わせて収支管理を行うこともできるようになるでしょう。支払情報をプロジェクトに紐づけることで、支払先や収支金額の間違いを削減することもできるようになります。

支払情報の変更等が発生しても即座に対応ができる

支払を済ませたあとに、取引先から「請求金額が間違っていたから、追加振り込みをお願いしたい」といった事案が発生することも少なくありません。もし支払管理を手動で行っていた場合、数値の書き換えと振込作業をもう一度行わなくてはならず、相手先を待たせてしまいます。支払管理システムなら仮に支払情報に変更があっても、すばやい対応が可能です。

支払期日のアラートによる支払漏れの防止

支払管理システムの中には、アラート機能がついているものもあります。クレジットカードや銀行との連携をしていない、もしくは現金払いを取り入れている場合にもアラート機能のあるシステムを選択すれば、支払日にお金の準備をし忘れることが減ります。

支払データの保管がしやすい

支払業務では、支払が終わったあとも請求書を保管しなくてはなりません。時には膨大な請求書の中から必要なものを取り出して、閲覧することもあります。支払管理業務をシステム化することで請求内容がデータとして残り、これまでのように莫大な請求書の中から1枚を探し出すといった手間がなくなります。

システムの導入で支払業務を効率化

前述の通り、支払業務にはいくつもの問題があります。そんな支払業務を効率化するためのツールが、「楽楽精算」のような精算ソフトです。

楽楽精算では支払情報の管理はもちろんのこと、ミスが起こりがちな仕分や支払依頼などを自動化することができます。さらに電子帳簿の保存や管理にも対応しています。

さらに支払業務のみでなく経費や出張の精算にも対応しており、業務全体の効率化にもつながります。

また、支払予定日の管理や請求情報の共有、支払業務の属人化防止には、「楽楽精算」の姉妹製品でもある「楽楽販売」がおすすめです。

楽楽販売はあらゆる業務データを一元管理でき、複数拠点間での情報共有もリアルタイムで行うことができるクラウド型の業務管理システムです。取引先ごとの支払予定日、支払金額の管理はもちろん、案件情報、発注情報と支払情報を紐づけて管理ができるので、案件単位での収支管理も可能です。また、リアルタイムで情報が反映されるため、支払情報の変更等が発生しても即座に対応ができるだけでなく、支払期日のアラートもできるので、支払漏れの防止にもつながります。

まとめ

支払業務はあらゆる企業や組織においてとても重要な業務のひとつです。しかし支払業務を行うにあたってはさまざまな問題があり、とくに仕入取引が多い場合は効率化も課題のひとつです。

そこでシステムの導入によってあらゆる問題を解決に導くことができます。支払業務の効率化を考えているのであれば、ぜひ導入を検討してみてください。