販売管理をモバイル化！5つのメリットと4つの課題

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避けられないモバイル化の波

近年、スマートフォンやタブレットを業務に活用する動きが広まっています。業務システムのWebアプリも次々と登場しており、スマートフォンやタブレットを社員に支給する企業が増えている他、個人の端末から社内システムへアクセスすることを許可する企業も少しずつみられるようになりました。「いつでもどこでも仕事ができる環境」の整備は、利益の向上と優位な経営判断を生む重要な足がかり。いまやモバイル化は、現代において避けられない波といえるのです。

商品やサービスの受注、生産、在庫管理、納品などの流れを管理する「販売管理」においてもモバイル化が進んでいます。
これまでは、PCの支給にかかるコスト、軽量性、機動性、バッテリーの持続時間などの制約があったため、社外で販売管理システムを含むERP（基幹系情報システム）を利用することが困難でした。しかし、スマートフォンやタブレットは導入がPCよりも安価で軽量ですし、Wi-Fiの台頭によって社外や屋外であってもスムーズに動きます。また、場所を取らずにどこでも充電できるという手軽さから、モバイル化が進んでいるのです。
さらに販売管理をモバイル化することで、販売管理に紐づくデータをどこにいても確認することが可能になります。営業における顧客対応に活かすことができたり、ワークスタイルの自由度を高めたりなど、大きなメリットを得ることができるため、販売管理のモバイル化は営業などの現場のニーズを満たす手段として今後も活用されることが期待されます。

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販売管理をモバイル化する5つのメリット

販売管理をモバイル化する主なメリットとしては「営業に活かせること」「ワークスタイルの自由度を高められること」「生産性が上がること」「ミスが減ること」「コスト削減になること」が挙げられます。以下にて、詳しく解説します。

密な顧客対応で営業力アップが期待できる

モバイル化によって、社外から販売管理システムにアクセスできるようになるため、迅速な顧客対応が可能になります。
例えば、スマートフォンから瞬時に在庫の有無を確認できるため、わざわざ自社に電話で確認する必要がなく、お客さまを待たせる心配がありません。またタブレットに自社商品のカタログを入れておけば、その場でプレゼンテーションを行うこともできるため、成約すればその場で商品を発注したり納期を知らせたりといったことも行えます。
こうした密な顧客対応が顧客満足度の向上につながり、ゆくゆくは売上アップにもつながるとも考えられるでしょう。

直行直帰もOK！ワークスタイルの自由度が高まる

販売管理のモバイル化は、ワークスタイルの自由度を高めることにも一役買います。
例えば、お客さまからの受注内容を別の部署に伝達する際、帰社してから行うことをルールとしている企業もあるかもしれません。しかし受注内容をデータとして一箇所に集約し、モバイル化によって誰でもデータにアクセスできるシステムを構築すれば、移動や情報共有にかかる時間を削減できます。つまり、お客さまとコミュニケーションを取る時間を増やすことができるため、この点からも顧客満足度の向上、ひいては売上の向上にもつながる可能性があります。

業務効率化が実現し生産性が向上する

販売管理システムのモバイル化は、単純に場所の移動や情報共有にかかる時間を短縮できるだけではありません。販売に関する情報の一元化やデータ連携などにより一つひとつの業務を効率化できます。従業員一人ひとりの業務を効率化できると、自ずと組織全体の生産性も大幅に向上するでしょう。

例えば、ひとつの案件に発生する見積書や注文書、請求書などにおいて重複している内容が自動で転記できる、過去の取引情報を簡単に検索できるなど、販売管理システムには小さな効率化を叶える機能がたくさん搭載されています。
加えてモバイルであればオフィス外からの作業も可能になるため、さらなる時短が実現します。

人的ミスを軽減できる

販売管理に関する膨大な業務にシステムを導入せず、マンパワーに依存していると、人的ミスが起こる可能性が大きいと言えます。

販売管理業務では一つの案件に対し発注数や納品日、金額、商品名など多くの情報を扱いますが、帳票書類を転記する際に数字やアルファベットを間違えるなど少しのミスでも、大きなトラブルにつながり顧客からの信用を失ってしまうこともあります。

こうした人的ミスをできるだけ抑えるには、システムによるデータの一元管理や自動化機能が適しています。万一、ミスが発覚した際でも、モバイル化していれば発見～対応までスピーディーに行えるでしょう。

コスト削減につながる

販売管理システムを導入すれば限られたリソースを有効活用できるようになるため、業務全体のコスト削減も実現します。例えば、販売管理システムのモバイル化で実現するルーティン業務の自動化や人的ミスの軽減、移動時間の削減などにより、人件費のカットにつなげられます。

加えて、クラウドシステムならインターネット上のサーバーを使用するため、物理的なサーバーの購入や設置にかかる費用が不要です。メンテナンスもシステムを提供するベンダー側が行うので、導入・運用にかかるコストを抑えられます。

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課題となるセキュリティ対策！備えておきたい4つの機能

社外からのアクセスを可能にするモバイル化ですが、セキュリティ面を強化しなければ情報漏えいなどの問題を引き起こすきっかけとなってしまいます。そこで以下では、モバイル化を推進するにあたり押さえておきたい、販売管理システムの4つの機能をご紹介します。

アクセス権限を設定できる機能

モバイル化は、誰でもアクセスできるという手軽さが魅力ですが、ある程度の制限をかけておくことも大切です。ID単位でアクセスできるユーザーを制限しておけば、データの変更や改ざんを抑止できます。また、社内で支給されたWi-Fi端末のネットワークからしかアクセスできない機能（IPアドレス制限）や支給された端末からしかアクセスできない機能（SSLクライアント認証）などがあれば安心です。

情報漏えいを抑止する機能

情報漏えいは外部からの悪意のあるアクセスだけでなく、内部のミスによって起きる可能性もあります。また、故意に情報漏えいを行う社員がいないとも限りません。そのため、いつ、誰が、どこで、どの情報にアクセスしたのかを記録できる機能を備えておきましょう。仮に情報漏えいが起きても、どこが起点だったのかを探ることが可能です。
なお故意の犯行を抑止するため、アクセスを記録していることを社員に公表することをおすすめします。

遠隔操作で情報を消去できる機能

モバイル化における懸念事項として、デバイスの盗難や紛失、置き忘れなどが挙げられます。そのため、遠隔操作で情報を消去できる機能を備えておくことが大切です。同時に、紛失したデバイスを探しやすくするために位置情報を確認できる機能を有しておくと良いでしょう。

受注から納品までの業務ごとの承認機能

受注してから納品するまでに、発注や生産、在庫管理、入金・支払い処理などのさまざまな業務を挟みますが、こうした業務ごとに承認機能をおきましょう。一連の販売管理の流れを可視化することで、どの工程にあるのかをひと目で確認できるため、お客さまとのやり取りもスムーズです。

まとめ

さまざまな業務でモバイル化が進んでいる現在では、販売管理のモバイル化は避けられないものといえます。すばやい顧客対応を可能にし、ワークスタイルの自由度を高めるという利点から、現場における仕事のやりやすさにつながるため、積極的にモバイル化に乗り出す企業もいるでしょう。しかし、ただモバイル化をすれば良いというわけではなく、セキュリティ面で課題があることも忘れてはいけません。セキュリティ面を強化できる機能を有するシステムの導入はもちろん、フリーWi-Fiや野良Wi-Fiを使用しないなどの指導や、セキュリティに詳しい人材の確保・育成を行うことも重要な課題のひとつと位置づけることが大切です。

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