今すぐできる！エクセルで顧客管理をするためのテクニックをご紹介

エクセルを利用するメリットとデメリット

顧客管理システムを導入すれば、より精密で複雑な運用が可能になりますが、まずは無料で手軽に試してみたい、という方もいらっしゃることでしょう。そこで、エクセルを用いた顧客管理のメリット、デメリットについてご紹介します。

メリット

エクセルを顧客管理に用いるメリットとしては、何よりも手軽に始めることができる点です。すでにエクセルをお持ちの場合は、そのまま初期費用もなく顧客管理を始めることができます。無料のテンプレートも多数用意されているため、業務内容に合ったものを探して利用することができます。また操作性についても、エクセルに慣れている方であれば新しい操作を覚える必要もほぼなく、そのまま使うことができます。そのため、操作性の悪さが原因で現場に定着しないといった問題が発生しづらくなります。

デメリット

手軽に始めることができるエクセルによる顧客管理ですが、気を付けておきたいポイントも何点かあります。まずは、複数人での編集が同時にできない点です。一人が編集をしている間は、他のメンバーは編集することができなくなります。そのため内容を更新したいときにできない可能性があり、エクセル内の情報が最新の内容に保たれない危険性があります。また、自分がエクセルの編集を終えた後に他のメンバーによって情報が上書きされる、といった事態が起こりえることにも気を付けておく必要があります。
重要なデータであっても簡単に上書きや削除ができてしまうため、ちょっとしたミスによって大切なデータが消えてしまう可能性もあります。他にもエクセルファイルはメールに添付したりUSBメモリにダウンロードして社外に持ち出したりと移動が容易であるため、情報漏洩が発生しやすいというリスクもあります。

エクセルで顧客管理を行うためのワザ

エクセルでは様々な無料テンプレートを利用することができますが、いくつかのワザを抑えておけば、簡単な顧客管理なら十分に行うことができます。「とにかく手軽に顧客管理を導入したい」という方は、参考にしてみてください。

項目を固定する

「氏名」「役職」「電話番号」といったような項目を1行目に作成すると思いますが、スクロールした際にこの項目も一緒に画面外に流れてしまっては、どの列がどの項目の情報なのかがわかりにくくなります。そこで、項目の行だけを固定しておくと便利です。方法としては、エクセルのメニューから「表示」を開き、「先頭行の固定」を選択します。これによって、スクロールしても項目行はそのまま1行目に固定され、顧客情報が見やすくなります。

行に色をつける

顧客管理において、情報の見やすさは非常に重要なポイントです。エクセルシートはそのままでは背景が白一色であり、顧客情報が増えてきたときに見づらくなってしまいます。そこで、1行ごとに色を変えておくと非常に便利です。操作としては、エクセルのメニューから「ホーム」を開き、「条件付き書式」→「新しいルール」と選択します。「新しい書式ルール」というウィンドウが表示されますので、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、「=MOD(ROW(),2)=0」と入力して背景の色を選びます。これによって1行ごとに背景色が付き、非常に見やすくなります。

検索機能を活用する

顧客管理システムでは検索機能が重要ですが、エクセルシートでも検索することができます。操作はとても簡単で、「Cntl+F」で表示される検索窓にキーワードを入力するだけで、シート内の検索が可能です。顧客情報が膨大になった際には、非常に有効なワザです。

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まとめ

今回は、エクセルを利用して顧客管理を行う際のポイントとワザをご紹介しました。項目行を固定し、行を見やすくして検索機能を活用すれば、小規模であったりシンプルな顧客管理であれば十分に対応することができるでしょう。また、顧客管理を試しに導入してみたいという場合にまず取り入れてみる方法としても有効な手段です。しかし、本格的に顧客管理を運用したいと考えるのであれば、やはり顧客管理に特化したツールを導入するのが良いでしょう。現在では非常に多くの顧客管理システムがありますので、業務に合ったツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。