契約管理とは？契約書管理の重要性と契約管理システムの有用性を解説

契約管理とは

契約管理とは、企業間の取引における契約内容やそれに関する書類などを総合的に管理する重要な行為です。契約締結時に定められる期限や更新タイミング、取引される事項などを広くカバーし、契約書の内容に沿った業務を遂行するために必要とされます。

契約管理は多くの企業で、紙媒体による管理やエクセルなどのソフトを用いた書類の発行などの業務を介して行われています。しかしセキュリティリスクや書類作成の手間、入力ミスや契約更新の漏れといったヒューマンエラーなどが発生することもあり、さまざまな課題のある業務です。

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契約書管理とは

契約書管理とは契約管理業務の中でも特に重要とされるもので、知的財産や動産・不動産、各種商取引などあらゆる企業間の取引内容で定められた条項を書面に正しく残すために行われます。 例えば企業の機密情報をやり取りする際は秘密保持契約書（NDA）に則って情報の授受が行われ、業務の一部を外部企業やフリーランス事業者に委託する際には業務委託契約書が締結されます。

取引金額や企業規模の大小問わず、あらゆる取引の信頼性や透明性を担保するために必要なのが契約書です。

契約書管理の重要性

契約管理・契約書管理がなぜ重要とされるか、その理由についても整理していきます。

リスクマネジメント

企業間の取引にはさまざまなリスクが存在します。 情報共有が社内で行われておらず契約内容が把握できない状態や、破損や紛失などによる契約書の物理的な消失、第三者への情報流出などがその一例です。
契約書管理を厳重に行うことで、情報セキュリティ上の事故や取引のブラックボックス化、契約に関する書類の喪失といったリスクを未然に防ぎ、安全な取引を行うことができます。

加えて年間契約の更新期限の管理を行うことで期限超過による契約更新ができないケースなどの機会損失を防ぎ、契約上の問題で売上が損なわれるリスクの回避にもつながります。

業務効率化

契約書管理に注力したほうが良い理由としては、リスク回避だけでなく業務効率化につながることも挙げられます。契約書のフォーマットや内容は企業ごとに異なり、紙媒体やPDFファイルなどさまざまな形式で保管されていることもあります。部署や担当者ごとに異なる内容の契約書が締結されていたり、契約日や契約期限などが管理されていなかったりする状態では、確認などにかかる工数が大きく業務の効率を損ねてしまいます。

契約書管理のポイント

契約書管理を円滑に行う上で重要なポイントは「一元管理可能な仕組みづくり」と「ルールの定着化」です。ここでは契約書管理の体制づくりを行うポイントを具体的にご紹介します。

管理担当者の決定

契約書管理の方法を全社的に仕組み化するために、まずは管理担当者を決定しましょう。数名単位で契約書管理のためのチームづくりができることが理想的です。続いてチーム体制で契約書の取り扱いルールや目的、契約書管理の目標やゴールなどを明確にし、得られるメリットを最大化しましょう。チーム体制で社内の声を集め、管理する事項を整理することも重要です。

管理台帳の作成

契約書管理を行う担当者やチームが決定できたら、続けて契約書を取りまとめるための管理台帳を作成しましょう。 契約書管理台帳とは、契約内容や保管場所、電子データなどを管理するための帳簿です。契約管理システムやエクセル、スプレッドシートなどの表計算ソフトなどで制作できます。

管理台帳の項目は企業の業種や取り扱う契約内容によってさまざまですが、基本的には以下の内容が用意できていれば良いでしょう。

契約書の棚卸・台帳登録

管理台帳の項目設計が完了したら、続いては現時点で組織内に存在する契約書の棚卸と台帳登録を行います。とはいえ、膨大な数の契約書を一気に整理して台帳への登録を行うことは容易ではありません。 対処法としては、例えば契約書の種類・番号・締結先名など最小限の情報から優先して登録していき、一定期間ごとに都度更新できるような体制で進めていくような方法がおすすめです。

契約書の分類指定

棚卸と台帳登録の後は、契約書を探し出しやすいように分類指定を決めておきます。
適切な分類指定を行っておかなければ保管が非効率な状態になってしまい、必要な場面で求めている契約書がなかなか見つからないなどの事態が起こる可能性があります。

分類指定の方法は業種や業態、契約書の内容によって異なりますが、名称・名前別で保管するケースが多いです。

契約書の電子化とデータ入力

既に紙の状態で締結が完了しており電子化が終わっていない契約書については、分類指定を決めたタイミングでスキャンの仕様を決定して電子化しておくことをおすすめします。取り込みサイズやカラー・白黒、解像度、データ形式を決めた上で電子化し、管理台帳に記載していきましょう。

契約書の電子化については、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されているため、法令の内容もおさえて仕様を決めることが大切です。

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契約書の保管

台帳への入力が完了した契約書は、あらかじめ決めておいた分類指定に則って保管します。
契約書の保管業務は「後から必要としている書類をすぐに探し出せる状態にしておくこと」が大切です。適切なファイリングを行って、最小限の手間で効率的な保管を行えるように工夫しましょう。

管理規定の作成

契約書を所定の位置に保管した後は、管理規定を作成して社内に周知しましょう。
管理規定とは、契約書を締結してから保管、保存、廃棄するまでの一連のプロセスについて、取り扱いを取り決めたルールのことです。プロセスごとの詳細なルールを決定し、規定が遵守されているかどうかチェックできる体制も整えておくと良いでしょう。

契約管理システムとは

ここまで契約管理・契約書管理にまつわる事柄を解説しました。企業に確かなメリットをもたらす作業ですが、ゼロベースで契約書の管理ルールを考案することや既存の契約書を台帳へと入力していくことには多くの工数がかかります。

そんな悩みを解消するツールが「契約管理システム」です。 契約管理システムとは組織ごとのさまざまな契約を一元管理し、契約内容別のカテゴリ分けや契約書検索・各案件の進捗管理などを補助するもので、更新期限の超過や契約書の紛失といった事態を防ぐことにつながります。 異なる契約書の情報を電子データ化することで、管理にまつわるさまざまなコストや工数を短縮することも可能です。

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契約管理システム導入のメリット

契約管理システム導入のメリットとしては、主に「業務の工数削減・効率化」「コスト削減」「セキュリティの向上」などが挙げられます。システムにより契約を一元管理することで、紙媒体や電子データといった保管方法の異なる契約書を探す手間や、契約に関するデータの入出力にかかる工数などを削減できます。さらに契約書の発行に関する郵送代や印刷代といったコストをペーパーレス化によりカットでき、場合によって必要となる収入印紙なども電子データ化することで不要になります。

加えて、契約管理システムの導入によってセキュリティ体制の強化を行うことも可能です。システムを介さずに契約内容の管理を行っていると、契約書の盗難や紛失などの事故が発生するおそれがあります。契約管理システムの中で契約内容の確認や書類の発行、情報の更新などを集約化することで、紙ベースで起こりうるセキュリティ事故の可能性を未然に防ぐことが可能です。「誰がいつどのように」契約を更新したかといった情報も保存できるようになります。

まとめ

今回は契約管理について、概要の解説から力を入れたほうが良い理由、契約管理システム導入の有用性などを解説しました。契約管理業務には意外にもセキュリティ事故や非効率的な業務の流れといったリスクが潜んでおり、組織改革のひとつとして重視しておきたい要素と言えるでしょう。

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