代理店管理とは？必要とされる理由や管理システムの有用性を解説

代理店管理とは

代理店管理とは、ビジネスにおけるパートナー企業となる代理店へ委託したさまざまな業務を円滑に進めるための管理業務です。代理店はさまざまな商材をメーカーや開発会社に代わって提案・販売・納品する企業であり、委託された商材を独自の営業活動の中で販売していくスタイルをとっています。代理店管理業務では各代理店の案件進捗や売上数値などの管理を行い、代理店任せとならないような取引を円滑に進めていくことが求められます。

ビジネスに代理店を活用することには、自社でカバーしきれない顧客へと販路を拡大して機会損失を防ぐメリットがあります。加えて人件費などの固定的なコストを代理店へ支払うインセンティブとして変動費化できるなど、有益なポイントが多数存在します。とはいえ、販売戦略などを代理店に一任することで思ったような成果が得られないリスクも懸念されるため、代理店管理を細かに行っていくことが必要です。

代理店管理が必要な理由

代理店管理は、社外に委託した業務の取引内容や進捗情報などを正確に把握し、適切な売上予測を立てたり各代理店の動きを観測したりするために必要です。
代理店ビジネスの問題点としては、各企業が独自の営業形態で動いていくために売上に関する情報の把握が難しいことが挙げられます。基本的には販売業務を委託した側が情報の共有を求めなければ販売数量や受注額といったデータは確認できませんが、代理店管理をシステム上で行うことで販売に関する数値はもちろん、データを分析すれば各代理店の状況や特色なども把握できるようになります。

代理店管理の戦略

代理店営業を行うにあたっては、いかに自社にとって有益となるかを追求することが求められます。そのため闇雲に代理店任せの営業を行うのではなく、自社と各代理店の間で明確な戦略を前提に取引を進めていくことが重要です。

代理店管理の戦略にはさまざまな要素がありますが、業種や業界を問わず共通するポイントとしては「細かな情報共有」や「複数の代理店を分析する」といった事柄が挙げられます。業務を委ねる企業側とそれを請け負う代理店側の双方にメリットをもたらすための基本的な要素です。

代理店を自社の意向に沿って動かすポイントは？

代理店を活用した営業活動を行う上で、時には代理店が自社の意向に沿わない働きを行う場合があります。そのような状況を引き起こす要因となるのは、「業務の委託に双方向性がない」「代理店側が積極的に動くメリットを感じていない」といった状態です。
例えばある商材の販売を代理店へ依頼する際、その内容を代理店側に一任したり、逆に下請けとして一方的に取引内容を指示したりするケースがあったとします。このような場合、多くの代理店は「適切な動き方がわからない」「指示待ちが常態化する」などの状態に陥り、能動的な営業活動を行えなくなるでしょう。あくまでも対等な関係として、お互いにビジネス上のさまざまな情報や疑問点などについてコミュニケーションがとれる双方向的な関係を築くことが重要です。

インセンティブやキャンペーンの実施

代理店は他社のビジネスにおける販売・契約といった活動を代行し、販売金額から手数料を徴収することで収益を上げています。そのため、販売にかかる工数に対して十分な収益が得られないと判断した際、十分なパフォーマンスを発揮しないことも想定されます。そういったケースではインセンティブ制度の拡充や期間限定での販売促進キャンペーンなどを実施し、代理店側に確かな利益を保証することが有効です。
例えば「一定期間内で〇〇件を販売できた場合、営業インセンティブを5%上昇させる」といったキャンペーンを実施すれば、各代理店の動きはより活性化されるでしょう。

代理店管理システムとは

代理店を利用した販売業務を成功させるには、適切な情報共有やフィードバックを通して、ビジネスパートナーとしての良好な関係性を築き上げることが重要です。自社の意向と代理店側の意向をすり合わせ、より代理店業務の成果を底上げするために役立つのが代理店管理システムの導入です。代理店管理システムの主な例としては、CRM（顧客関係管理システム）やSFA（営業支援システム）などのツールが挙げられます。これらは通常、顧客管理・販売管理システムとして利用されるものですが、代理店の業務を管理するためにも活用できます。 これらのツールを代理店側と共同で利用することで、さまざまな取引内容をシステム上で一元管理できます。さらに、管理ツール上で各案件のステータスや売上などの進捗状況をリアルタイムで把握することが可能になります。

代理店管理システム導入のメリット

代理店管理システムとしてCRMやSFA、その他各販売管理システムを導入することで、「情報のリアルタイム共有」「適切な営業戦略の構築」などが可能になるメリットがあります。システム上で一元管理することで代理店業務における課題である「取引情報の共有が難しい」という点を解決でき、それによって委託側と代理店側がより適切な営業戦略を構築していくことが可能です。さらに代理店側からのレポート提出や定期的な打ち合わせなどに関わる工数なども削減できるため、双方がより効率的に業務に向かって動ける仕組みを構築できるメリットもあります。

まとめ

今回は代理店を用いたビジネス展開における情報管理の重要性や、代理店管理システムとして顧客管理ツールや販売管理ツールを活用することのメリットなどをご紹介しました。ビジネスを成長させていく上では、自社リソースだけでは心許ないケースが想定されます。そのような状況を補佐する重要なポジションが代理店です。システムの活用なども行いつつ、より代理店と良好な関係性を築き上げることが重要と言えるでしょう。