エクセルを使って原価管理は可能？よくある課題や効率化の方法とは

エクセルで原価管理を行うには？

エクセルを使って原価管理を行う場合、テンプレートを活用するのがおすすめです。エクセル内にある基本のテンプレートを利用することもできますが、インターネット上に無料で使用できるものもあるため、探してみるとよいでしょう。

原価管理のテンプレートには、材料や単価、数量といった必須項目が記載されているため、上手に活用すればフォーマットを自作せず済みます。ただし、原価管理に必要な項目は企業によって異なるため、テンプレートの項目を調整するか、業種ごとに適したテンプレートを探して使うのがポイントです。

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エクセルで原価計算を行うメリット

エクセルによる原価計算のメリットは、導入コストを抑えやすい点です。すでにエクセルを導入済みの企業であれば、追加で料金を支払うことなくそのまま使えます。

また、普段の業務でエクセルを使っていれば、改めて使い方を説明する必要がないため、教育コストも少なく済みます。研修やマニュアル作成などにかかる手間を削減できる点もメリットです。

エクセルで原価管理を行うときによくある課題

上記の通り、エクセルによる原価管理には、費用負担や教育コストを軽減できるメリットがあります。一方で、エクセルによる原価管理の仕組みには、いくつかの課題が見られる点に留意が必要です。具体的にどのような課題があるのかを確認しておきましょう。ここでは、エクセルで原価管理を実施するときに起こりやすい問題について解説します。

編集・更新がしにくい

エクセルによる原価管理の注意点の一つが、データの共有に関することです。エクセルは複数人での同時編集ができません。また、複数人でファイルを管理していると、どれが最新のものかわかりにくくなってしまうことも課題の一つです。誤って古いファイルを更新してしまう可能性もあり、混乱を招く原因となり得ます。そのため、複数人で順に更新できる運用を検討する必要があります。

データ量に比例して動作が重くなる

エクセルのファイルはデータ量が増えると動作が重くなる傾向があります。数値の入力や計算の動作が遅いと、大きなストレスを感じてしまうでしょう。また、ファイルの処理に時間がかかると、業務効率も低下してしまいます。

動作による問題を解決するためには、定期的にバックアップを取り、古いデータを削除したり、フォーマットを改善したりといった工夫が求められます。

ミスを発見しにくい

エクセルの編集作業は基本的に手入力で、目視のチェックを行います。たとえチェックを実施しても、人為的ミスを完全に避けることはできません。誤入力や削除などに気づかず、間違った状態で保存し、大きなミスを招いてしまうリスクがあります。このようにヒューマンエラーを防ぎにくい環境となる点も、エクセルによる原価管理のデメリットといえるでしょう。

管理が属人化しやすい

エクセルによる原価管理は、属人化しやすい点にも注意が必要です。例えば、データの集計や分析、合計値の算出などを効率化するため、一定以上のスキルを持つ人材がマクロや関数を使った管理表を作成するとしましょう。この場合、担当者が異動・退職した際は、担当者以外詳細が分からなくなってしまい原価管理全体が滞ってしまうリスクがあります。このようにエクセルでの管理は属人化しやすいのが注意点です。

原価管理の効率化にはシステムの導入がおすすめ

エクセルによる原価管理の課題を改善するためには、原価管理システムの導入がおすすめです。原価管理システムはエクセルによる管理のデメリットを解消できます。

例えば、クラウド型のシステムであればデータの同時編集をスムーズに行えるため、複数人での管理も問題なく行えるでしょう。直感的に操作可能なシステムであれば難しい作業が必要なく、幅広い社員が原価管理業務を担当できる点もメリットです。ミスがあった際に注意喚起のアラートが上がるシステムもあるため、大きなトラブルへ発展するのを防止できます。

また、原価管理システムには、会計管理システムや販売管理システム、生産管理システムなどのERP（基幹業務システム）と連携できる機能があります。関連業務の連動性を高めることで、管理業務全体の工数削減、人的コストの削減につながるでしょう。

このように、原価管理システムには多くのメリットがありますが、中には導入コストを懸念している方も多いのではないでしょうか。実際、導入時には一定の予算は必要になります。しかし、業務効率化によるメリットを考慮すると、結果的に費用対効果は高いといえます。

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エクセルによる原価管理の課題解決には「楽楽販売」がおすすめ！

製品やサービスの原価を適切に管理することで、利益率の改善へつなげることができます。経営判断においても重要な要素となるため、正確性を重視して原価を管理する必要があります。

エクセルで原価管理を実施すると、導入費用や研修にかかるコストなどを軽減できることがメリットです。ただし、編集のしやすさやミスが発生しやすいリスクなど、課題となる面もあるため注意が必要です。エクセルによる原価管理の問題を踏まえて検討するなら、システムの導入をおすすめします。

原価管理システムの中でもおすすめなのが、クラウド型販売管理システムの「楽楽販売」です。「楽楽販売」は同時編集に対応可能なため、最新のデータを管理できます。見積情報に基づいてデータを自動入力できるので、原価見込みの算出が自動化され、入力の手間やミスも削減できます。

収支データはプロジェクトごとの集計にも対応しており、複数の原価を案件ごとに紐付けて自動計算できます。さらに、システムの入力画面や項目などは現場の希望を取り入れながらカスタマイズできる点も魅力です。

このように、柔軟な設定が行えるため、製造業や建設業、サービス業など、幅広い業種で使いやすいでしょう。

ほかにも、見積書や請求書、納品書などの帳票発行機能や、外部システムとの連携機能など、充実した機能があります。プランの内容や料金などについては、お気軽にお問い合わせください。

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