販売管理業務の流れとは｜経営で重要な業務フローをご説明

販売管理とは

販売管理とは、企業が提供するサービスや商品の受注から代金を回収するまでの一連の管理を指します。業務内容には、注文を受け付ける受注管理、出荷をコントロールする出荷管理や在庫管理などが含まれます。

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こちらの記事で販売管理についてより詳しく説明されておりますので、是非ご覧ください。

販売管理の流れ

販売管理は、サービスや商品を提供している企業で働いている方ならば知っておくべき基礎知識です。
ここでは、販売管理の目的と流れについて詳しく説明します。

販売管理の目的

提供するサービスや商品がどれだけ売れたのか、代金の回収はされたかなどの情報が管理されていなければ、どれだけの利益が出ているかが不明瞭なため経営の状態が見えません。
そのような状態では企業として正確な経営判断を行うのは困難です。このことから、正確な経営判断をするために、販売管理業務は非常に重要です。

「お金の管理」と「商品の管理」

販売管理業務は、「お金の管理」と「商品の管理」の2つに分類されます。

具体的な販売管理業務フローは下記の通りです。
受注管理→出荷管理→請求管理→仕入れ管理→在庫管理

請求管理などは「お金の管理」、受注や仕入業務は「商品の管理」にあたります。
ここでは販売管理業務の内容について、フローごとに詳しく見ていきましょう。

受注管理

受注管理業務は、主に「金額の見積もり」「契約」「受注」の流れを管理する業務です。特に見積もりに関しては契約締結に至っていないステータスとなるため、正確性とスピード、内容の明確さといった要素が要求されます。相見積もりが発生することも多く、受注の成否を左右する重要なプロセスです。

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出荷管理

出荷管理は、製品の出荷から納品までを請け負うプロセスです。受注した製品が正しい品目で、正しい個数と金額となっているかを確認のうえ、正確なスケジュールのもと納品を行います。納品が確認できたタイミングで、受注金額が売上として確定されます。

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請求管理

請求管理のフェーズでは納品物の代金を請求し、入金されるまでの一連の業務を請け負います。業種や業態を問わず、ほとんどのサービスで月ごとの請求書を発行し、月内など一定期間のうちに納品された製品の対価を回収します。入金の確認や書類の送付などは経理部門で処理されることもありますが、内容のチェックやエラーの対応などは販売管理業務の一環として行われます。

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仕入れ管理

販売管理業務における仕入れ管理は、受注側ではなく発注側として製品の入手や在庫の確保などを行います。やり取りは受注管理・請求管理などの流れと同じく、見積もりから発注、納品物の検収や請求書の処理などです。

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在庫管理

在庫管理は、販売管理のフェーズにおける最後の作業として位置づけられています。
受発注によって常に変動する在庫数の管理を行い、適正在庫の把握や過剰在庫の対処、必要在庫の予測などを実行します。

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販売管理をするうえで『帳票』は必須

販売管理業務には請求書に限らず、いくつかの「帳票」の発行が伴います。
企業間同士の取引の場合、常に書面での取引を行う証明が必要です。
「帳票」がその証明書になるため、正確な情報に基づき発行し管理する必要があります。

販売管理はどのような帳票の種類があり、それぞれ何の役割をするのでしょうか。
ここでは帳票の種類と、それぞれについて役割と手順を説明します。

見積書

見積書とは、契約の前段階でサービスや商品の金額・取引条件を取引先に提示するための書類です。詳細な内訳も記載するので発注側はその内容を検討して、発注するかどうかの判断を行います。
金額・取引条件、納期や成果物についての認識の違いによるトラブルを避ける意味でも、見積書は重要な役割を果たします。

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注文書

注文書は、見積もり提示の条件（金額・取引条件、納期や成果物について）にお互いが合意し、注文を確定する意思表示です。
口頭で取り決めを交わすと、取引条件に聞き間違いや双方で認識のズレがあった場合にトラブルになりかねないので、必ず書面で記録を残しましょう。

納品書

納品書とは、サービスや商品が納品された際に取引先に発行する書類のことです。
現物があれば発送時に同封し、現物がない納品物の場合は別途送付します。

納品書の役割は、次の2つに分けられます。
1つ目は、発注者への確認を促すことです。見積もりを承諾して契約を交わし、発注の通りに商品またはサービスを納品したことを確認してもらいます。2つめは、発注者に安心感を与えることです。納品書を同封することで納品した商品またはサービスの内容・数量などを発注者に確認してもらい、安心感を与えるという役割です。

販売管理システムで業務の流れを自動化

ここまでの説明のように、一口に販売業務と言っても管理領域は受注から在庫管理まで多岐にわたり複雑になっています。
帳票類は正確な情報をもとに作成しなくてはなりません。
しかし複数の工程にわたる数々の業務を手動で行うことによって、人為的ミスが起きやすく非効率な部分も出てきてしまいます。
このような煩雑な販売業務を自動化することによって、効率化できる販売管理システムがあります。

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販売管理システムとは？3つのメリットも紹介

販売管理システムとは、先述した煩雑な業務を自動化することができるシステムです。
販売管理システムを導入することによって、具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか。
導入のメリットを次に3つご紹介します。

1.業務効率化によるコストカットが期待できる

多岐にわたる管理領域や帳票の発行をできる限り自動化することで、費やす人員や作業時間が減り生産効率があがります。従って、人件費の削減につながります。

2.データの正確性向上

見積もりから受注に繋がった際に、販売管理システムがあれば、営業部が入力した見積もりデータをそのまま引用して請求書を発行できます。
受注の段階で再び見積もりデータと同じ情報を入力する必要がなく、自動で受注データの生成を行うことによって、転記ミスなどの人為的ミスがなくなり、データの正確性が向上します。

3.販売データの可視化による経営判断の迅速化

販売管理システムでは、販売データのみならず在庫数や仕入単価などさまざまな情報を一元管理できます。情報を一元化し常に可視化、共有できれば、企業の経営状況をひと目で把握し、迅速な経営判断が可能です。

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まとめ

今回は、経営において重要な業務フローと、その業務をシステム化できる販売管理についてご紹介しました。
業務の自動化は、人件費の削減に加えてデータの正確性の向上、経営判断の迅速化において効果が期待できます。
このような恩恵は、業種や企業の規模にかかわらず企業にとって大きなメリットになります。少しでも生産効率をあげたいのであれば、販売管理の業務をできる限り自動化することを検討してみてはいかがでしょうか。

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