出荷指示を行う際のポイントとは｜納品書が出荷指示のケースもご紹介

出荷業務・出荷指示とは

出荷業務とは、その名の通り顧客からの注文を受けて生産した商品を準備し、顧客に届けるために出荷する業務のことを指します。販売において顧客から注文を受けたあとに最初に行う業務であり、納期内に納品する上で重要な役割を担っています。
このような出荷業務を行う現場に対して出す指示を、「出荷指示」と呼びます。

出荷業務の流れ

出荷業務は一般的に、以下の流れで進行していきます。

出荷指示書の作成

顧客からの注文を受け、出荷指示書を作成します。受注内容をもとに作成される書類で、主に受注した製品の品目や型番、数量や単価などを記載します。近年ではWMS（倉庫管理システム）と呼ばれる商品の入出庫管理や在庫管理をサポートするシステムを利用して発行されることが多く、誤出荷などのリスクを低減し業務の効率化がはかられています。

出荷準備

受注内容に沿って発行された出荷指示書の内容に従い、出荷の準備を行います。倉庫で製品のピッキングを行い、出荷するものを指示書の個数分確保します。さらに梱包や配送業者の手配、ピッキングした製品の検品などもこの段階で実施します。

必要書類の作成

出荷時には製品本体はもちろん、納品書や受領証、領収書などの書類も必要となります。納品書は製品の数量や仕様の詳細、配送先住所や発送日時などを記録し、製品が発注内容通りに送付されていることを証明するための書類です。受領証は顧客が商品の受取時に問題なく受け取ったことを証明するためのもので、領収書は代金受取を証明するものです。納品書は、社内で保管するための控えも用意しましょう。

出荷～納品

製品と各書類の準備が完了したら、顧客の元へ製品を納品します。手配した配送業者のトラックへピッキングを終えた製品を積み込み、指定の日時に届けます。発送手続を完了したら、あとは顧客からの受領証返送をもって納品が完了します。

売上伝票の作成

製品の納入を終えたら、続けて売上伝票を作成します。返送された受領証または納品書の控えをもとに製品の単価や数量、売上金額や日時、納入先の名称や出荷番号などを記入し経理部門へと引き渡します。この時点で売上が正式に計上され、一連の出荷作業が完了します。

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出荷指示のポイントは

出荷指示が適切なものでなかったり、明確でなかったりした場合、現場に混乱を引き起こして納期遅れや納品ミスにつながるケースがあります。的確な出荷指示をするために、対策を練っておくことが重要です。ここでは出荷指示のポイントをご紹介しますので、参考にしてみてください。

分類別の出荷指示

多くの商品を取り扱う場合、出荷ミスも起こりやすくなります。こういったミスを減らすために大切なのは、適切に分類をして出荷指示を行うことです。
分類の方法もひとつでは不十分です。納期別、顧客別や商品の種類によって分類して出荷指示を出すことでミスを減らせるのみでなく、ピッキングや梱包などの業務も効率化できます。

早めの出荷指示によるスケジュール管理

可能な限り早めに出荷指示を出すことによって、スケジュール管理がしやすくなり、納期遅れも防止できます。
目安としては納期の3日前までに出荷の予定を現場に知らせておくことで、余裕をもって業務を進めることができます。

一部出荷への対策

顧客からの注文の内容によっては、先に一部の商品のみを出荷するケースもあります。出荷管理にシステムを使用している場合、設定によっては一部のみしか出荷していないにも関わらず、すべて「納品済」として処理されてしまうこともあります。
このことから、事前にシステムの設定を見直す、あるいは分納が発生する場合は別の方法で処理するといった対策が欠かせません。

スムーズな出荷完了入力

出荷が完了したあと、すみやかにデータ入力することも重要なポイントです。作業全体の進捗状況が把握できるのみでなく、売上の計上処理も素早く行うことができます。
出荷量が多い場合、データ入力・登録作業にかかる手間や時間なども考える必要があります。あらかじめ注文コードを印刷するなどの対策をしておくとよいでしょう。出荷完了と同時にスキャナで読み取ることで、キーボードによる入力などの手間を省くことができます。

出荷指示というと、どうしても注文に対する出荷準備などの業務にばかり注目してしまいがちです。しかし、出荷完了時の業務まで含めて考えることが大切です。

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出荷指示で納品書が回ってくるケースも

通常、出荷指示は「出荷指示書」という書類で回ってきますが、納品書によって指示を受けて出荷を行うケースもあります。
ここでは「出荷指示として納品書が回ってくるケース」についてご紹介します。

納品書とは

納品書とは、取引において顧客に対して商品と一緒に出荷する伝票です。内容は企業や組織によって異なりますが、納品元・納品先の名前や所在地や出荷日、商品名と数量、単価や金額などが記載されています。
商品を受け取った顧客が現物と比較しながら確認するためのものであり、注文された商品を「確かに送った」ということを伝える意味もあります。

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納品書によって出荷を行う際の問題点

上記の通り、本来納品書は出荷指示を目的として発行されるものではありません。そのため、商品をピッキングし出荷業務を行う上では情報が不足しているケースがあり、納品書によって出荷を行える範囲には制限があります。

納品書による出荷業務が行える範囲

納品書のみでスムーズに出荷ができるか否かを考える上でポイントとなるのは、取り扱うアイテム数と倉庫の広さ、そして出荷量です。
取り扱うアイテム数が多ければ、納品書に記載されている商品名のみで商品を揃えるのは難しく、非効率になります。倉庫が広すぎる場合も同様で、納品書に記載されている情報のみではスムーズなピッキングができません。
加えて、出荷量が多ければ多いほどより効率的な業務が重要になり、納品書ではなくより具体的な納品指示が必要になるでしょう。目安としては、取り扱いアイテム数は100以下、倉庫スペースは30坪以下、そして1日の出荷数が30以下といった条件をすべて満たしていれば納品書による出荷が行える範囲といえます。

ピッキングリストの重要性

上記の範囲を超える規模の出荷作業は納品書だけでは不十分です。もちろん不可能ではありませんが、非効率な上にピッキング作業にある程度のスキルが必要となり、業務が属人化してしまうリスクもあります。
そこで重要なのが、ピッキングリストです。納品書には商品の名称や金額などのみが記載されています。それに対してピッキングリストであれば、各商品の保管場所や効率的にピッキングを行うための倉庫内のルートなども示すことができます。そのうえ、ピッキング業務には不必要な金額などの情報を省略し、整理することができます。ピッキングリストを利用すれば、スキルなどに関わらず効率的に商品を揃えることができるでしょう。

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まとめ

今回は、出荷指示のポイントなどについてご紹介しました。販売における重要なセクションのひとつである出荷業務の効率を大きく左右するのが、出荷指示です。
しっかりとポイントをおさえて出荷指示を行うことで作業を効率化できるのみでなく、人的ミスや納期遅れなども防止できます。
今回ご紹介したポイントも踏まえて、適切な出荷指示を行うようにしてください。

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