出荷・納品管理とは｜業務内容と管理システム比較5選

出荷・納品管理とは

出荷・納品管理とは、顧客からの注文に対して、正確に商品を引き渡すために欠かせない業務です。販売において、注文通りに商品を納品するのは基本中の基本です。企業によっては、売上をあげて利益を得るための重要なプロセスにあたります。

注文通りに納品することは、一見とてもシンプルな業務のように思えるかもしれません。しかし実際にはさまざまな業務が関わっており、いくつもの問題が潜んでいます。だからこそ、適切な管理が欠かせません。

出荷・納品管理の業務内容とは

前述の通り、出荷納品管理は販売において重要な意味を持ちます。とはいえ、具体的にどのような業務なのかイメージしづらいかもしれません。そこでここでは、出荷・納品管理の業務内容をご紹介します。

出荷指示と必要書類の作成

出荷・納品管理の最初のステップは、注文に基づいた出荷指示です。商品の種類や個数などを確認したうえで、出荷までに時間がかかるものや納期の近いものから優先して出荷指示書を作成します。
続いて納品書・受領書・領収書などの必要書類を作成します。納品書作成においては、自社で保管するための控えも同時に作成するのが一般的です。受領書は顧客に対して商品を引き渡したことの証明になり、後にトラブルになることを防ぐうえでも重要です。

領収書の必須項目と注意点

上記の必要書類の中でも特に重要なのが領収書です。以下の項目は必ず記載する項目となります。

• 宛名
• 発行日
• 金額
• 但し書き
• 発行者（会社名・所在地）

あわせて、金額に応じた印紙も必要です。詳しい金額は以下の通りです。

• 5万円未満：非課税
• 5万円以上100万円以下：200円
• 100万円超200万円以下：400円
• 200万円超300万円以下：600円
• 300万円超500万円以下：1000円
• 500万円超1000万円以下：2000円

参考：国税庁（平成31年4月1日現在）

平成26年3月31日以前までは3万円未満までのものが非課税でしたが、現在では変更されていますので注意が必要です。

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出荷納品

必要書類と商品が揃ったら顧客への引き渡しを行います。これが出荷納品です。
商品に欠品や不具合がないかを確認する検品を行い、輸送用の梱包を行います。そして、ピッキング、積み込み作業を経て輸送・納品を行います。
納品後、注文通りの商品が問題なく届いているかどうかを確認することも忘れないようにしてください。

売上伝票の作成と取引の記帳

顧客への商品の引き渡しを終えた後は、売上伝票を作成します。この段階で売上処理完了です。売上伝票には売上日と相手先の社名や担当者名、そして商品の数量や単価、金額などを記載します。その他にも出荷番号なども記載しておくと後の管理がしやすくなります。同時に、取引の記帳をします。こちらは経理上に欠かせない業務です。
ここまでが出荷・納品管理の一般的な流れです。

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出荷・納品管理を行うシステム比較5選

前述の通り、出荷納品管理にはさまざまな業務があり、複数の部門で行わなければならない業務も少なくありません。情報共有などの面で適切な管理ができず、悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。そのような問題を解決するべく、管理システムを導入するケースが増えています。
ここでは、出荷・納品管理を行えるシステムを5つピックアップしてご紹介します。

1.「楽楽販売」

「楽楽販売」

「楽楽販売」は、販売管理に関するあらゆる業務を効率化できるシステムです。人的リソースを圧迫するルーチンワークの多くをボタンひとつで自動化できます。
情報共有機能も充実しており、リアルタイムでさまざまな情報の共有が可能です。
機能が充実しているうえに直観的な操作が可能ですので、Excelやスプレッドシートでの業務管理に限界を感じている企業や組織にもおすすめです。

2.NetSuite

NetSuite

世界中のあらゆる企業で導入されているクラウド型のシステムです。出荷・納品管理のみでなく総合的な経営管理も行えるシステムであり、拡張性も高いことから組織内のシステムを一本化することも可能です。
カスタマイズもしやすいので企業のスタイルに合わせて使用できるという点もポイントです。

3.ロジクラ

ロジクラ

ロジクラは、ECの在庫管理に特化したシステムです。基本機能のみであれば無料で使用することができますので、「試しにシステムを導入してみたい」という方にもおすすめです。PCのみでなく、スマホからも入出荷処理や在庫確認などを行うことができます。

4.TECHS-S

TECHS-S

TECHS-Sは生産管理に特化したシステムです。あらゆる業務を自動化することによって、オフィスオートメーション化につながります。
情報をリアルタイムで確認する機能も充実していますので、進捗管理や納期管理がしやすいのもポイントです。

5.SHIPPInno

SHIPPInno

受注から出荷までを自動処理できる、EC運営に特化したシステムです。多くの物流サービスと連携していることから、スムーズな商品の出荷ができます。
サポートも充実しており、導入前の相談や導入後のトラブル対応なども受けられます。

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「楽楽販売」で出荷・納品管理を効率化！

「楽楽販売」は販売に関わるさまざまな業務を効率化できる、クラウド型の管理システムです。

具体的に「楽楽販売」を導入するとどのように出荷・納品管理業務を効率化できるのか解説します。

必要な書類はワンクリックで作成

「楽楽販売」で顧客情報や商品データを管理しておけば、納品書・請求書などの必要書類はワンクリックで作成することが可能です。同じような内容が記載された書類が複数種類必要になるのは納品管理の手間になる作業の1つですが、それらの書類にそれぞれ転記する必要がなくなります。

複数部署間での情報共有がスムーズ

受注した後は出荷・納品のほかにも、請求業務や入金管理などさまざまな処理が必要になるため、複数部署間でスムーズな情報共有ができるかどうかが効率化のカギとなります。

「楽楽販売」は、出荷・納品に限らず販売管理業務をまとめて効率化できるシステムです。部署をまたいだリアルタイムでの情報共有や、納品部署から経理部門への業務フローの設定も可能なので、受注業務全般の大幅な効率化が見込めます。

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まとめ

出荷・納品管理は顧客からの注文に対するスムーズな引き渡しや、売上向上のために欠かせません。ですが、Excelなどへの手作業での入力・管理には限界があります。
システムを導入することで管理業務を効率化できるのみでなく、人的ミスを減らせるといったメリットもあります。
中でも、今回ピックアップした5つのシステムは多くの企業や組織への導入実績もありますので、ぜひ検討時の参考にしてください。

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