出荷管理・作業を改善するには？
問題点と効率化のための8つのポイント

出荷業務とは

出荷とは、顧客から受注をして商品を顧客へと引き渡すための業務です。販売が売上の中心を占める企業や組織において、営業と共に重要な役割を担います。

正確に、そしてスムーズに商品を引き渡すためには出荷業務の効率化は欠かせないポイントです。

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出荷管理の必要性

このように重要な出荷業務に求められるのが、適切な管理です。業務の内容は、受注後の現場への出荷指示、納品書・領収書などの必要書類の作成、出荷準備や配送手配など多岐にわたります。それぞれを適切に管理することで、正確でスムーズな出荷業務が可能となります。

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出荷業務で起こる問題

出荷業務を効率化・改善するためには、まず問題を把握する必要があります。ここでは、出荷業務で起こる問題をいくつかピックアップしてご紹介します。

人的ミス（ヒューマンエラー）が原因の問題

出荷業務においてもっとも原因になりやすいのが、人的ミス（ヒューマンエラー）です。具体例としては、出荷指示のミス、ピッキングの際の商品の取り間違い、出荷先への仕分けでの間違いなどが挙げられます。

在庫や入荷情報などのデータ管理の問題

データ管理が問題の原因となるケースもあります。出荷管理業務では在庫や入荷情報などのデータが使用されます。このようなデータが不正確な場合や変更がリアルタイムで反映されないと、現場が混乱したり、顧客からの進捗情報の問い合わせに答えられなかったりという問題が生じます。

出荷業務の改善手順

出荷業務の改善は手当たり次第に行うのではなく、順を追って問題点を把握し、対策を講じる方が効率的に完了します。3つのステップで手順をご紹介します。

1.現状を把握する

どんな改善も、まず現状の把握からはじめることが重要です。作業に携わっている担当者や管理責任者など関係者全員で、根本的な課題や問題を見つけていきましょう。担当者は「ピッキング、検品、梱包、積込」といった出荷作業のセクションごとに、一つひとつの手順の内容とかかっている時間を報告します。そしてすべての報告データを一元化し、管理者は時間や日単位の出荷作業量、作業時間、作業人数などから業務に最適な人数、人的ミスの目立つセクションといった現状を把握していきます。

2.施策の選定と実行

出荷業務のデータから、各セクションの問題点や担当者一人ひとりの生産性などが明らかになります。そこから優先的に取り組むべき施策を選び、実行していきます。たとえば、生産性の高い作業方法をマニュアル化して他の担当者に水平展開することは、業務全体の効率的なレベルアップが期待できます。ほかにも倉庫のレイアウトの見直しはピッキング時の動線の短縮につながり、トータルで大幅な効率化が期待できます。業務の改善においてマンパワーに依存するのには限界があります。在庫管理システムやデジタルピッキングシステムなど、出荷業務の効率化に役立つシステムを導入し、業務体制ごと改善をはかることも有効な方法です。

3.効果検証

業務改善は、施策を実行するだけで完了ではありません。きちんと効果が得られているかどうかの検証を行い、施策をこのまま継続するか様子を見るか、見直すか、などの判断でさらなる最適化を目指しましょう。出荷数や作業時間の短縮、システムを導入した場合はその費用対効果など、定量数値をグラフにして分析するとPDCAを回すための指標になります。この場合、管理者が定量数値だけを見て次なる施策を判断するのではなく、現場の担当者にも意見を求めてチームとして取り組んでいくことが重要です。

出荷業務を効率化する8つのポイント

上記の通り、企業によって改善の方法はさまざまです。自社に合った出荷業務の改善を行う必要があります。

ここでは出荷業務を効率化するためのポイントを8つご紹介しますので、自社に合った方法を検討してみてください。

1.業務の標準化・マニュアル化

まず、業務の標準化・マニュアル化を行うことが重要です。業務には入荷・入庫、そして出荷といったいくつものフローがあります。

それぞれのフローでの作業方法が決まっておらず、各々のやり方で行うと品質にムラが出ます。そこで、すべてのフローにおいて効率的な方法を検討した上でマニュアル化・標準化することが重要になります。

2.倉庫内を整理する

いくらマニュアル化を徹底しても、倉庫内が整理されていなければ業務効率化は実現できません。在庫管理の上でも倉庫内の整理はとても重要です。

商品のみでなく、使用する機器などの置き場所も常に明確にしておくことで作業がしやすくなります。

3.適切なピッキングの方法を選ぶ

ピッキングには、1オーダーごとに揃える「オーダーピッキング」と、複数のオーダーの商品をまとめて揃える「トータルピッキング」の2種類があります。

オーダーピッキングには揃えた商品をそのまま出荷できるというメリットがある一方で、作業動線が長くなるというデメリットがあります。

トータルピッキングには逆に作業動線を短縮できるというメリットがある一方で、ピッキング後に仕分け作業を行う必要があるというデメリットがあります。

それぞれのメリットとデメリットを把握した上で適切な方法を選ぶことが大切です。

4.作業スタッフの確保

出荷作業を行うためには、十分な人員を揃える必要があります。雇用はもちろんのこと、時期によって作業量が変わる場合は常に適切な人数のスタッフを確保できるように、シフト・時間調整を行うことも重要です。

5.適切なマテリアルハンドリング機器の導入

取り扱う商品や倉庫の規模に合わせて、適切なマテリアルハンドリング機器を導入することもポイントです。

マテリアルハンドリング機器というと、自動搬送システムやベルトコンベアといった大規模な機器をイメージするかもしれません。ですが、ハンディターミナルや台車、カゴなどの小物にいたるまで適切なものを導入することで効率化が可能です。

6.適切な在庫管理

効率的に出荷業務を行う上で、適切な在庫管理は不可欠です。在庫が多すぎると整理に余計な手間がかかりますし、在庫が少なすぎると発注業務の回数が増えて非効率です。常に適切な在庫数を確保することで、効率化につながります。

7.作業動線を短縮する

広い倉庫の場合、複数の商品をピッキングするために歩き回る必要があります。効率化をはかるためには、作業動線をできるだけ短縮することも大切です。

商品の配置を検討するのみでなく、効率的にピッキングを行うために「ピッキングリスト」の導入も検討してみましょう。

8.在庫管理システムの導入

在庫状況を適切に管理できていないことで、出荷業務に問題が引き起こるケースも少なくありません。

在庫管理システムを導入することでリアルタイムに在庫状況を確認することができますし、商品の保管場所などもすばやく確認できるようになります。今や在庫管理にもシステムは欠かせない存在になりつつあります。

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実際の改善事例をご紹介

前述の通り出荷業務ではいくつかの問題を抱えているケースが多く、効率化の壁となっています。ここでは、実際の改善事例をご紹介します。出荷業務の効率化にお悩みの場合は、ぜひ参考にしてみてください。

日本通運の改善事例

ロボット化や自動化することで出荷業務における課題を改善する、という動きが世界的に進んでいます。日本通運の物流センターでは、AIや自走式ロボットを導入しはじめています。

人手不足や人的ミスといった問題の改善を目的としており、事前テストの段階ではミスの発生、ピッキング作業にかかる時間を20%程度減らすことに成功しました。

さらにロボットシステムをその他の業務システムと連携させることで、データの自動入力やリアルタイムでの情報共有も可能となり、今後さらなる業務改善効果が見込まれています。

Amazonの改善事例

Amazonは日本国内でも高いシェアを誇るECサイトのため、国内での需要も非常に高く、出荷業務において人手不足や人的ミスなどの問題を抱えています。

そこで、2019年に「アマゾン・ロボティクス」という自動搬送システムを大阪の物流拠点に導入しました。これは台車型のロボットに倉庫内でのピッキング作業を任せるというシステムです。

このシステムの導入によって人手不足解消や人的ミスの削減を行い、大幅な出荷業務の効率化に成功しました。

株式会社エーワンの改善事例

上記の日本通運やAmazonでは、大規模な自動搬送システムを導入することで出荷業務の改善につながりました。確かに大規模な自動搬送システムの導入には大きな効果が期待できますが、一方で、この方法には相当なコストがかかります。事実、Amazonではシステム開発のためにロボットベンチャー企業を650億円で買収するなど、莫大なコストをかけています。

企業の規模によってはここまでのコストをかけるのは困難です。

そこで株式会社エーワンでは、ソフトウエアシステムによって必要書類の発行の自動化や入力作業の簡略化を行いました。結果、出荷などのミスを大幅に減らすことに成功しています。

出荷管理のミスを防ぐには「楽楽販売」がおすすめ

前述の通り、出荷業務では人的ミスが起こりやすいという問題があります。また、出荷指示の内容や出荷状況をリアルタイムに把握できないため混乱することもあるでしょう。クラウド型販売管理システム「楽楽販売」なら、受注後の出荷工程まで一括で管理することができるため、こうしたミスや混乱を防ぐことができます。

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まとめ

今回は、出荷管理の問題点や効率化のポイントについてご紹介しました。出荷業務は販売のフローの中でも重要な役割を担っています。一方で人的ミスが起こりやすい、管理が難しいなどのさまざまな問題を抱えており、効率化が難しいというケースも少なくありません。結果として、人手不足や発送業務の遅れなどが発生しがちです。

今回ご紹介したポイントやシステムを導入することで、効率化や改善を目指してみてください。

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