購買業務を楽にしたい…システム導入で解決できる課題やメリットをご紹介

購買管理部門の抱える課題

購買管理とは、「企業や組織にとって必要な資材などの購入を管理すること」です。多くの企業や組織において当たり前に行われていますが、さまざまな課題があります。
まずは、購買管理部門の抱える課題についてご紹介します。

部門ごとに購買が行われることで在庫管理ができない

規模の大きな企業や組織の場合、複数の部門に分かれてそれぞれで業務を行います。それぞれの部門で必要となった資材などを個別に購買する場合、企業全体でみると重複発注などが起きて過剰在庫となっているケースがあります。
購入手続きも多重化して事務処理が複雑になるため人的ミスのリスクが高まり、さらに余計なコストとなります。

取引先の管理不足で購買コストが高くなる

同じ商品でも、複数の企業から仕入を行っている場合があります。当然、取引先が異なれば価格も差があります。
そのため取引先の管理不足によって最適な価格での購入ができず、結果として購買コストが割高となってしまっているケースもあるでしょう。

発注方法が統一されておらず手間がかかる

部門や取引先によって発注方法が統一されておらず、業務の余計な手間となるケースもあります。単に発注といっても電話やFAX、メールやウェブサイトなどさまざまな方法があり、同じ方法であっても発注書の形式などが異なる場合もあります。
発注方法が統一されていないと取引先ごとに管理を行う必要があり、余計な手間となってしまうでしょう。
さらに発注方法のみでなく取引先によって支払い方法が異なる場合も多く、支払期日の管理が手間となるという点も課題としてよく挙げられるポイントです。

購買申請の承認までに時間がかかる

購買申請の管理がExcelファイルや紙の場合、リアルタイムな承認状況がわからず承認までの時間が余計にかかってしまうケースもあります。
Excelや紙に頼って購買管理を行っている場合は、システムへの転記が手間となっているという点も課題です。

購買管理部門の課題を解決する方法

前述の通り購買管理部門はさまざまな問題がありますが、多くの企業にとって購買業務は不可欠なため早急に解決に導かなければなりません。

購買管理の業務方針を策定する

これまで行ってきた部署ごとの慣例にとらわれていては、抜本的な課題解決は期待できません。このような古いルールに固執せず「購買業務の効率化」という目的のもと、業務方針を策定して一貫性を持って取り組む必要があります。

購買管理システムを導入する

今日では購買管理に特化したシステムが登場しています。自社に適したシステムを導入すれば、購買管理部門の抱える問題の多くを解決できるでしょう。

例えば、全ての部署の現状の購買活動を可視化できるので購買先の選定や価格交渉、一括発注などが可能になり、大幅なコストカットが見込めます。また、伝票処理をまとめることで、各部署に分散していた事務処理を効率化することもできます。購買管理システムの導入によって購買業務のスリム化が実現すれば、人的リソースを本来の業務に集中できるため、企業全体の生産性向上にも役立ちます。

部署を超えた管理体制を構築する

組織が大きくなるほどに各部署で発生する発注業務は増え、ミスや漏れのリスク、無駄な在庫量も拡大しやすくなります。調達だけでなく製造や販売といった部署間で情報を共有し、現場の状況を反映した購買予測や在庫管理などを行えば、より一層の購買業務の効率化を図ることができます。この部署間の連携も、購買管理システムによって実現します。

PDCAサイクルを回して最適化を図る

購買業務の効率化は、抜本的な見直しで大幅に改善しますが、一度きりで終わりではありません。計画に基づいて実践し、きちんと振り返ってさらなる改善点を見つけていきましょう。また、市場ニーズや社会情勢といった外部環境、企業の規模や事業拡大・縮小などの内部環境の変化によって、購買業務の見直しも必要です。

購買管理システムの基本機能

適切な購買管理システムの導入にあたり、システムにどんな機能があるのかを把握しておきましょう。
ここでは、購買管理システムの一般的な機能についてご紹介していきます。

見積もり・購買内容の確認

購買業務には見積もりや購買内容の確認が不可欠です。取引数が多くなると、単純な確認作業でも大きな負担となります。
購買管理システムには、「見積もりや発注などの帳票上の数値と、実際の購買内容が一致しているか」を自動チェック可能な機能があります。

仕入確定機能

購入した商品を仕入れたら、帳票に記入して在庫として管理することとなります。その際に必要となるのが、仕入の確定です。手作業で仕入を確定すると人的ミス発生の可能性や、実際の仕入と記帳のタイミングがズレて実在庫とデータに差異が生じることも考えられます。
システムには仕入確定機能があるため常に正確に仕入状況や在庫を把握でき、このようなトラブルを防止できます。

購買管理システム導入で得られるメリット

ここでは、購買管理システムの導入によって得られるメリットをご紹介していきます。

組織内の発注業務を可視化できる

購買管理システムの利用によって、組織内の発注業務を可視化できます。システムを通して購買処理を行うと発注状況や履歴、納品履歴などを一覧で確認することができます。組織全体で購買状況の確認が可能となるため、重複発注などを防止できます。

購買業務を効率化できる

購買管理システムの導入によって、データ入力などの単純作業の自動化も可能です。業務全体の無駄な作業を削減できるので、購買業務全体を効率化できます。
さらに従来手作業だった業務が自動化されることで、人的ミスのリスク軽減にもつながります。

購買コストを下げる

システムで適切に取引先を管理することで、常に最適な価格での購買が可能となります。つまり、購買コストの削減ができるのです。
購買コストのカットは当然企業としての利益増加につながるため、非常に大きなメリットといえます。

まとめ

購買業務は多くの課題を抱えていることもあり、企業や組織において悩みの種になりがちです。特に帳票の管理や社内全体での情報共有の難しさは、多くの企業や組織にとって大きな課題です。
そこで購買管理システムの導入によって、課題の多くを解決できます。購買管理に特化したものはもちろん、業務支援システムを兼ね備えたものなどもあるため自社に適したシステムを選んでください。

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