業務を効率的に進めよう！プロジェクト管理ツールを導入するメリット

最終更新日：2023/01/26

こんにちは！「楽楽販売」コラム担当です。
「プロジェクト管理がうまく行えない」と悩んでいる企業は、ぜひプロジェクト管理ツールに目を向けてみましょう。この記事では、プロジェクト管理の概要をはじめ、プロジェクト管理ツール導入のメリットや選ぶ際のポイントをご紹介します。

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この記事の目次

目標達成への第一歩！プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、企業が掲げた目標の達成に向けて、プロジェクトの管理・運営が円滑に行われるよう統制を取ることを指します。ここでいう「プロジェクト」とは、新商品・サービスの開発をはじめとする、新たな事業計画のことです。予算が決まっている、明確なゴールが決まっているなどの特徴があり、基本的に会計や受発注などの通常業務は、該当しません。

そんなプロジェクト管理を行う上で欠かせない項目は、例えば進捗管理やリスク管理、品質管理などです。「スケジュールどおりに業務が進んでいるか」「リスクを回避しているか」などを管理すれば、プロジェクトの統制を効率よく行うことができます。しかし、中には「プロジェクト管理をうまく行えない」と悩んでいる企業もあるかと思います。心当たりがある企業は、ぜひプロジェクト管理ツールを利用してみてはいかがでしょうか。

代表的なプロジェクト管理手法とは？

プロジェクト管理では、「プロジェクトがどれくらいの規模なのか」「予算はいくらか」「メンバー設定はどうするのか」などを考慮しながら全体の調整・管理を行います。
プロジェクト管理手法は複数ありますが、全てを取り入れるのではなく、プロジェクトの規模や種類などに応じて使い分ける必要があります。以下、代表的な3つのプロジェクト管理手法をご紹介します。

PMBOK（Project Management Body of Knowledge）

PMBOKとは、プロジェクトマネジメントの世界標準となっている管理手法です。プロジェクト管理の3要素と呼ばれる「QCD（品質、費用、納期）」の達成を最終目標として計画を立て、実行していきます。
QCDを実現するためには、「5つのプロセスを確実に実行させること」と「10の知識エリアを理解すること」が必要不可欠です

PMBOKでは、目標を達成するまでの管理項目として、プロジェクト開始から完了までの流れを「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・コントロール」「終結」という5つのプロセスに分割して設定します。
各プロセスでは、実行する上で必要な知識を10に分割・定義した「10の知識エリア」が重要となります。例えば「統合マネジメント」「コストマネジメント」「リスクマネジメント」などがあり、プロセスごとに必要な知識エリアは違います。

CCPM（Critical Chain Project Management）

CCPMとは、確実にスケジュールを達成させたい場合に有効な管理手法です。
タスクごとにバッファ（余裕）を設けるのではなく、本来なら各タスクに振り分ける分のバッファをプロジェクトバッファとして別途で取っておきます。各タスクの予算やスケジュールは最低限で調整するため、作業を最短で進行できます。結果、全体のスケジュールが間延びすることがなくなります。また作業に遅れが生じた場合には、プロジェクトバッファを消費してスケジュールを調整でき、プロジェクトの予定期間をオーバーしてしまう心配もありません。

プロジェクトマネージャーは、「どの程度のバッファを設けるべきか」などを考慮した上で無理のないスケジュールを作成することが大切です。

PPM（Project Portfolio Management）

PPMとは、組織内で実行されている多数のプロジェクトを総括的に捉える管理手法です。全体の状況管理やさまざまな分析を行うことで、個々のプロジェクトに特定せず、組織全体の効率化を図ります。組織内で行っている全てのプロジェクトを管理・分析するため、「どのタスクに作業員を追加したらいいのか」「予算投下が必要なタスクはどこか」といった判断を速やかに行うことができます。
社内プロジェクトはもちろん、ソフトウェア開発などの営利目的のプロジェクトにも活用が可能です。

プロジェクトを成功させる5つのポイント

プロジェクト管理手法はあくまでも手法で、取り入れただけでうまくいく、というわけではありません。プロジェクトを予定どおりに進行させ、確実に成功させるためには、以下の5つのポイントをしっかり押さえておきましょう。

1．プロジェクトの目標を明確化する

プロジェクトを円滑に進めるためには、目標を明確にする必要があります。
目標が曖昧ではプロジェクト全体がうまく機能しなくなるため、「目標を数値化すること」と「各タスクの期限を設定すること」をポイントとし、「来年度末までに年間の売上2,000万円を達成する」というように具体的な定量目標を決めておきましょう。
目標は高ければ良いというわけではなく、競合の数値や過去のプロジェクト事例の数値を参考にするなどし、達成できる目標を設定することが重要です。

もちろん、プロジェクトに関係しているメンバー全員で目標を共有しておくことも大切です。
キックオフMTGでは必ず目標を共有するとともに、例えば週ごとや月ごとに目標の確認や進捗の共有をする場も設けましょう。外回り営業の方や業務委託先など、社内にいないメンバーと、目標や進捗を共有することも忘れてはいけません。

2．メンバーの能力を把握する

メンバーの能力を把握することは、納期を守る上でも重要なポイントとなります。

納期が決まっているプロジェクトの場合、指定された納期までにタスクをこなせる能力を持ったメンバーをアサインする必要があります。納期が決まっていない場合も、プロジェクトに参加できるメンバー個々の能力を把握していれば、逆算して必要なスケジュールが割り出せます。
メンバーの能力を具体的に把握しておくには、日頃から一人ひとりの仕事を注意深く観察することが大切です。毎日の日報で1日の仕事を細かく報告させる他、積極的にコミュニケーションを取ってメンバーのタスク状況や秘められた才能などを把握し、それぞれの適正や能力に見合ったタスクを割り振っていきましょう。

3．チーム育成とプロジェクトを同時進行する

プロジェクト成功のためには、チームの育成が必要不可欠です。
例えばスキルアップを目指すための勉強会や管理者研修などを設ければ、プロジェクトの目標に沿った行動と能力を身につけてもらうことができます。またインセンティブ制度の導入もモチベーションアップに有効で、ひいてはチーム育成につながります。

4．チーム内のコミュニケーション管理をしっかり行う

チーム内での円滑なコミュニケーションも、チーム育成における重要なポイントのひとつです。プロジェクトの基本情報や最新の情報を即時に共有することは、プロジェクトの遅延やトラブル防止にもつながります。メンバー同士で議論を交わし合える機会を定期的に設ける他、レクリエーションの開催などがおすすめです。
なお、情報資産として蓄積するためにも、メンバー間で話し合った内容は議事録として残しておきましょう。

チームのコミュニケーションは個々の能力によって大きく左右されますが、コミュニケーション活性化のための簡単な社内イベントを計画したり、プロジェクト管理ツールを使ったりすることである程度補うことができます。
チームの責任者やマネージャーなど、統括する立場の方が積極的にメンバーに働きかけ、活発なコミュニケーションを意識しましょう。

5．プロジェクト管理ツールを活用する

複数のプロジェクトを抱えていたり、複数人で作業していたりすると、各タスクの進行状況が把握できなくなる可能性があります。プロジェクト管理ツールを使えば、急な仕様変更があった場合の対応や優先度が高いタスクの確認、メンバーの作業状況の把握などがスムーズになり、プロジェクトを円滑に進行させることができます。スムーズな情報共有は作業効率アップの他、ミスの軽減も期待できます。

さらにプロジェクト管理ツールは、チーム内のコミュニケーションの面においても有効です。例えばツールによっては、メンバーが持つ疑問や課題をデータベースで一元管理できます。またプロジェクトの中で発生した障害を報告・記録しておくこともでき、内容を確認した上で迅速にフォローし合えるようになります。

要チェック！プロジェクト管理ツールを利用するメリット

プロジェクト管理ツールとはその名のとおり、プロジェクトを管理・運営する上で役立つ機能が搭載されたツールのことです。利用するメリットの例としては、次のようなものが挙げられます。

1．スケジュールの変更が容易に行える

プロジェクトは、必ずしも事前に立てたスケジュールどおりに進むとは限りません。例えば、プロジェクトを進める中でスケジュールに何らかの変更があったとき、柔軟に対応ができなければ、業務に支障が出てしまい目標達成が遠のく可能性があります。こうしたトラブルを回避するためには、スケジュールの変更が発生しやすいことを念頭に置き、その変更に対応できる体制を作る必要があります。
そこで役立つのが、プロジェクト管理ツールです。簡単な操作でスケジュールを変更できる他、全体的なスケジュール調整を自動的に行うので、安心してプロジェクトを進められます。

2．複数のタスクが一元管理できる

プロジェクト管理システムを導入すれば、プロジェクト達成に必要な複数のタスクの一元管理ができるようになります。タスクごとの優先度や進捗状況、ToDoリスト、コストなどをまとめて管理できるので、次に取り組むタスクを俯瞰的に把握して効率的にプロジェクトを進められます。

3．プロジェクトの進捗状況を管理・確認できる

プロジェクト管理を行うにあたり、ガントチャートを作成する企業は少なくありません。たしかにこの方法は、業務の進捗を確認する上で有効といえるでしょう。しかし進捗をリアルタイムに把握するためには、常に最新かつ正確なスケジュールとタスクを反映する必要があります。そのため、スケジュールが変更になったり、それに伴いタスクも変更になったりしたときに反映を怠る、または反映時にミスが発生すると、正しい進捗を把握できなくなってしまいます。
その点プロジェクト管理ツールなら、スケジュールやタスクの変更に柔軟に対応でき、ツールによってはガントチャートの作成もできるので、常に進捗状況を正確に確認できます。

4．チームメンバーの負荷状況を確認できる

プロジェクト管理を行う際は、チームメンバーの負荷状況を確認することも大切です。なぜなら、スケジュールを立案した当初は業務を均等に割り当てていたとしても、途中から特定のチームメンバーに負荷が集中する可能性は十分に考えられるからです。このような場合、プロジェクトの進行が当初のスケジュールよりも大幅に遅れてしまい、最悪の場合、損失を出したり失敗に終わったりする恐れもあります。

こうしたトラブルを未然に防ぐためには、チームメンバーの負荷状況を正確に把握するとともに、ひとりに負荷が多くかかっているのであれば業務の割り当て方を再度調節すると良いでしょう。プロジェクト管理ツールがあれば、チームメンバーの負荷状況をグラフで確認でき、「誰に負荷がかかっているのか」「誰にどの業務を振れば良いか」を一目で判断できます。

5．ミスの早期発見や軽減につながる

プロジェクトにまつわる情報をシステム上で管理していることで自分や他のメンバーのミスに素早く気付くことができ、トラブルが大きくなる前に対応できます。また、スケジュール管理の徹底により作業の重複や抜けや漏れによる手戻りなどの無駄な業務の削減にもつながります。

6．目標達成へのモチベーションが上がる

プロジェクト管理システムによって進捗状況のガントチャートや数値グラフなどで可視化すると、「あと〇〇をすればタスクが完了する」「ここが想定より遅れているからテコ入れしよう」といったように、プロジェクト達成のために必要な行動が具体的に見えてきます。このように今後の自分の行動や達成度が明確になることでプロジェクトに取り組むモチベーションも高まります。

7．顧客満足につながる

プロジェクト管理システムにより複数のタスクの精度が上がれば、おのずとプロジェクト達成の確度も高くなります。スケジュールや予算を想定内におさめつつパフォーマンスを高めることができれば、顧客からの満足も得られるでしょう。

押さえておこう！プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイント

プロジェクト管理ツールと一言でいっても、その種類はさまざまです。そのため、自社で利用するプロジェクト管理ツールを選ぶ際は、使い勝手や機能などを考慮することをおすすめします。

クラウド型かインストール型か

例えばプロジェクト管理ツールには、インターネットを通して利用する「クラウド型」とPCにソフトをインストールして利用する「インストール型」の2種類があります。クラウド型は気軽に利用できる他、ツールの保守や運用を提供元に一任できるのが最大の魅力です。一方インストール型は、インターネット環境がなくても利用でき、サーバーを共有しないためセキュリティにおけるリスクが低いのが魅力です。

機能（なにができるか）

プロジェクト管理ツールは種類によって搭載されている機能が違います。そのため、会社の情報管理を効率的に行いたいのであれば、管理ツールの機能を確認しておかなければいけません。
例えば多くの管理ツールには「タスク管理」「スケジュール機能」「チャット機能」などが備えられています。また、機能を使用できる人数を制限する設定が搭載されているツールもあるので、注意が必要です。

管理ツールを決める際は「チャット機能を重視する」「タスク管理を重視する」など、どのような機能を誰が利用したいのかを明確にすることが大切です。

費用（コスト）

当然ではありますが、ツールによって費用は大きく異なります。導入時の初期費用がかかるものや、利用人数・機能によって料金が異なるものなどさまざまなので、自社にとって最適なものを選ぶ必要があります。
加えて「制限付きで利用できる無料版」と「機能を全て利用できる有料版」の2つに分かれているものも多いです。
無料版では「5つのチャットグループ」しか利用できないものが、有料版になると「30グループ登録可能になる」など、その差は歴然です。

スケジュール管理を課題だと感じている企業には有料版の利用がおすすめですが、少人数のスケジュール管理であれば無料版で対応できる場合もあります。
管理ツールにかかる費用を確認すると同時に、有料版ではどのような機能が利用できるのかもしっかりと確認をしておきましょう。

インターフェース

インターフェースは、使用者の環境によって適するものが異なります。
リモートワークが中心の会社では、日常のコミュニケーションが取りやすいように「メッセージ機能」「チャット機能」が充実しているツールがおすすめです。
一方でフリーランサーなどに業務委託を行っている場合は、「タスク管理機能」や「請求書発行機能」などが備わっていると便利です。
機能性とインターフェースは深い関わり合いを持っています。企業が進めるプロジェクトに沿っている使いやすいインターフェースはどれか、今一度吟味してみてください。

このように、それぞれでメリットは異なるため、自社に合っているのはどのようなツールかをしっかり検討して選ぶことが大切です。

この他、「自社が求めている機能を搭載しているか」「満足できる操作性か」なども、プロジェクト管理ツールを選ぶ際に考慮しておきたいポイントです。

利用範囲（期間や規模）

基本的にプロジェクト管理ツールは、利用するユーザー数やストレージ容量、プロジェクト数といった利用範囲に応じた料金プランが設定されています。自社でツールを活用したいと想定している範囲や規模にフィットさせることができるか、また費用対効果が見合っているかチェックしましょう。

例えば、全社員のユーザーが継続的に利用する想定なら、ユーザー数によって料金が大幅に変わってしまうツールは避けた方が良いかもしれません。加えて対象となる社員が増えるため、誰にでも使いやすく、シンプルなツールを選ぶのも良いでしょう。反対に特定のプロジェクト期間中に関係者だけが利用するなら、よりプロジェクトの内容に特化したツールやユーザー課金型のツール方がコストパフォーマンスは高くなるでしょう。

また注意しておきたいのは、社内にいくつものツールが重複すると費用がかさむという点と、ツール間のデータ移行は容易ではないという点です。
プロジェクト管理ツールの用途を検討する際は、直近の予定だけでなく長期的な利用範囲も想定し、プロジェクトごとに場当たり的にツールを変更することがないようにしましょう。

テンプレートのバリエーション

プロジェクト管理は自社の業務内容に応じてタスクの項目や粒度を最適化して運用することが重要です。ツール導入時に一から十まで設定するのは負荷が大きいため、あらかじめ付属されているテンプレートを用いながらカスタマイズしていくことをおすすめします。

プロジェクト管理ツールには、キャンペーン管理やリモートワーク管理など、さまざまなテンプレートが備わっているものもあります。
色々な用途に使用したいと考えるなら、テンプレートのバリエーションが多いものも選択肢のひとつになります。

まとめ

目標達成のためには、プロジェクト管理に注力することが必要不可欠です。各業務の進捗を管理したり、チームメンバーの負荷状況を把握し調整したりすることで、プロジェクトにおける無駄を削減でき、スムーズに目標達成へと近づけます。このときプロジェクト管理ツールを利用すれば、より効率的に業務を進められます。
「どのようにすればプロジェクト管理を効率よく行えるか分からない」「プロジェクト管理がうまくできない」という企業は、ぜひこの機会にプロジェクト管理ツールの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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