仕入と在庫の関係って？
主な仕入のフローと取引形態を解説

仕入と在庫の関係について

仕入をした商品は、仕入計上します。その後の流れは業種などによって異なりますが、一般的には「在庫として管理する」「そのまま取引先に納品する」「商品の材料などとして使用する」のいずれかとなります。
このように仕入れた商品がすべて在庫として管理されるわけではありませんが、基本的に「在庫」になる商品は仕入れた商品の一部となりますので、連動しているといえます。

特に物販などにおいては適切な在庫の管理が重要です。加えて、在庫量をコントロールするためには仕入管理が必要となります。

主な仕入のフローとは

前述の通り在庫と仕入は連動していますので、適切な在庫量を確保するためには正確な仕入の管理が必要です。
ここでは主な仕入のフローをご紹介します。

見積もり依頼～見積もり内容の確認

仕入の最初のステップは、見積もり依頼です。基本的に初めての取引先から仕入を行う場合は、まず商品の品目や数量などを指定して見積もり依頼を行います。より良い条件で取引を行うために、複数の取引先に見積もり依頼をする「相見積もり」を行うケースもあります。
見積もりが届いたら、内容を確認します。この際に金額のみでなく希望納期に対応できるのか、支払方法に問題はないのかといった点もチェックします。
これらの情報が揃ったら、取引先の選定を行います。常に同じ仕入先を利用している場合でも、定期的に他社に見積もり依頼をして見直しを行うことが大切です。
継続的な取引を行う予定であれば、見積もりの段階で金額交渉を行えるケースもあります。

発注

見積もりを確認して取引先が決まれば、発注を行います。継続的に取引を行う場合は購買契約を締結するケースもあります。
購買契約は、一般的に支払方法や締日、支払日などの取引条件を取りまとめたものです。あらかじめ購買契約を結んでおくことによってその後の取引がスムーズになります。
発注にはいくつかの方法がありますが、一般的には商品の品目や数量、単価などの必要事項を記載した発注書を作成して仕入先に送付するのが一般的です。
そして、取引先から発注請書を受領すれば発注業務は完了です。

仕入～検収

正しく発注できれば、基本的に指定した納期内に納品されます。商品が入庫されたらまず、間違いなく商品が届いたことを確認して受領書に押印やサインをして仕入先に送ります。
続いて、商品の品目や数量のみでなく不良品などのチェックをする検収を行います。商品に問題がなければ、正式に納品完了です。

支払

仕入の最後のプロセスは支払です。企業間取引では、先に商品を納品し、後に支払を行うケースがほとんどです。
支払の方法は企業や契約内容によってさまざまで、取引毎に支払を行うこともあれば一定期間の取引を集計し、まとめて支払う場合もあります。そのため、契約や請求書の内容を確認して適切な方法で支払を行う必要があります。
支払のミスや遅れなどは企業の信用を失うことにもつながるため、確実に期日内に支払が行えるように管理することが重要です。

3つの取引形態

仕入を行うには仕入先との取引を行う必要があり、おもに3種類の取引形態があります。ここでは、それぞれの取引形態の特徴をご紹介します。

現金取引

仕入先から納品された時点で現金で支払を行う取引形態です。一般的には小売などで採用される形態ですが、企業間の取引でも行われることがあります。
現金の授受がその場で行われますので領収書も同時に発行され、買掛金管理や振り込み処理などの必要はありません。

掛け（都度）取引

前述の通り、企業間取引では先に商品が納品され、後で代金を支払うという形が一般的です。
この形態を掛け取引といいます。掛け取引には2種類があり、取引の都度支払を行うのが掛け（都度）取引です。
初めての取引の場合や継続ではなく単発の仕入を行った場合などは、基本的に掛け（都度）取引になります。
注意点としては支払のタイミングがバラバラになりやすく、支払を実施すると同時に対応する仕入の消込処理を行う必要があるという点があります。

掛け（締め）取引

継続して取引を行う場合、締日を設定してその期間内の取引分をまとめて支払う形態が採用されることがあります。これが掛け（締め）取引です。
支払処理を一度にまとめることができるため、効率的といえます。

まとめ

販売業や製造業において、商品や原材料の仕入はとても重要なセクションです。適切な在庫管理を行ううえでも仕入の管理・コントロールは欠かせません。
しかし仕入にはいくつものプロセスがあり、十分な管理が難しいという問題があります。各プロセスの内容や、意味を理解したうえで業務を効率化して精度を高めていきましょう。