SFAの機能やおもな働き11点について具体的に解説！

SFAの機能とは？どんなことができる？

営業をより効率的なものとしてくれるSFA（営業支援システム）ですが、具体的にどんな機能があるのかわらず、導入に踏み切れないという担当者も多いようです。
そこで、SFAの機能や、何ができるのかをまとめます。

業務管理の効率化

SFAの導入によって、業務管理が効率化されます。業務管理の方法は多様化していますが、依然として専門システムを使用せず、エクセルやスプレッドシートで行っているという組織も多いでしょう。
ですが、ビジネスの規模が拡大し、複雑になってくるとエクセルなどを使った手動での管理は困難です。工数も増え、担当者の負担が大きくなるのに加え、精度も下がり、人的ミスを引き起こす原因にも繋がる可能性があります。
そこで、SFAを導入すれば、最小限の入力で多くの業務プロセスを管理し、同時に無駄を削減できます。

業務管理に必要なリストの作成のみでなく、継続的な管理や、問題解決のスピード化も図れますので、業務全体の効率が高まるのです。

効率的な案件管理

SFAでは効率的な案件管理ができます。一覧で案件を確認できるほか、進捗状況なども共有できますので、優先順位が一目瞭然です。また、自分が担当している案件のみでなく、組織全体の案件が確認可能となるため、次にすべきことがわかりやすくなりお互いにフォローし合える体制を作ることも可能です。

繰り返し作業の自動化でルーチンワークのカット

単純なルーチンワークのすべてを手作業にて行うことに、多くの人員や膨大な時間を割いているというオフィスはまだまだ少なくないでしょう。
SFAの導入により、帳票の作成や、必要な資料の送付といったルーチンワークの多くを自動化し、無駄な業務を大幅にカットできます。

オフィスにSFAを導入することによって、これまで「当たり前の業務」として行ってきたことが、実は無駄な作業だったことに気付くというケースも意外と多いのです。

情報共有をリアルタイムで行える

業種を問わず、あらゆる業務効率化を図っていく上で、情報共有は非常に重要です。組織全体で必要となる情報を、自由に確認できないことで、業務が滞り、また作業の属人化が起きているというような課題を抱えた企業も多いと思います。
SFAを導入すれば、対応履歴や、作業の進捗状況、また組織全体で使われる資料をはじめ、あらゆる情報をリアルタイムで共有可能です。

結果的に組織全体の「見える化」が実現し、無駄な確認作業なども削減され、業務効率が大幅に改善できます。

外部システムとの連携

現代のオフィスには、とても多くのシステムが導入されており、SFAは、多くのシステムと連携することができます。
もちろん、連携可能なシステムはサービスごとに異なっていますが、組織内ですでに別のシステムを導入・活用中の場合、SFAを合わせて導入することによって、さらに効果的に活用できます。

組織ですでに導入している、あるいは今後導入予定のシステムがある場合、連携が可能か否かもサービス選定のポイントです。

セキュリティ対策

社内のシステムには、重要な顧客情報をはじめとしたデータが保管されています。その管理に頭を悩ませている担当者も多いようです。
一方、今日の業務効率化のためには情報共有が不可欠です。ですが、広く情報を共有することにはリスクが伴います。そこで、SFAを通じて情報を共有することで、IPアドレス制限や、クライアント認証といったセキュリティ対策ができます。

UIやデザインのカスタマイズ

SFAは組織内の多くのスタッフが使用します。そのため、使い勝手は非常に重要です。人によって、閲覧することの多い情報や、使用頻度の高いツールはさまざまです。そこで、多くのSFAではUIやデザインを自在にカスタマイズできるのです。

必要なデータのスピーディな呼び出し

SFAの導入によって、あらゆるデータを簡単に共有できます。ですが、自分が必要としている情報をスピーディに取得できなければ意味がありません。
そこで、必要とするものを素早く検索し、見つけ出す機能も備わっています。

データの自動取り込み

組織内にはあらゆる形式のデータが存在しています。形式が統一されていないケースも多々あります。SFAでは、さまざまな形式のデータを自動で取り込む機能が備えられています。
エクセルをはじめ、複数のデータ形式の統一がお悩みの方には助けとなるでしょう。

取り込んだデータの集計

上記の通り、SFAではあらゆるデータを取り込み、共有できます。さらに、その上で取り込んだデータの集計もできるのです。これまで手作業で管理してきたデータ集計を自動化することにより、さらなる効率化が期待できます。

スケジュールの管理・共有

効率的に業務を進めるにあたって、スケジュールの管理や共有は必須です。従来、スケジュール管理は手帳やエクセルなどで行われるのが一般的でした。ですが、スケジュールがより複雑になったり、チームで仕事を進める場合は、手帳やエクセルでは不十分です。
SFAの導入により、スケジュールを簡単に管理し、チームで共有できます。

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まとめ

業務効率化を行う上で、SFAはとても便利なツールです。今回はそのメリットや機能についてご紹介してきました。もちろん、サービスごとに機能はさまざまなため、今回ご紹介したのはその一部です。システム選定の際には、十分に機能を確認してください。