工数管理ツールおすすめ7選｜効率的に活用して成果を上げよう

工数削減によって得られる効果とは

製品が売れて会社の利益につながるまでには、「企画」「仕入れ」「製造」「販売」「入金」の工程が必要です。さらに企画ひとつとっても、企画案の提出や企画会議、企画の承認など細かな工程が含まれています。これらの工程を見直してみると、中にはルーティーンになっているから行っているが実際は必要ない、というものもあるのではないでしょうか。

必要のない工程を削減することで、企業にどのような効果があらわれるのかを考えてみましょう。

生産性の向上

工程の中に「不要とはわかっているけれど習慣でやっている」という、ルーチンワーク的な内容はないでしょうか。

そのような不要な工数をなくすことで、従業員はその分の時間を別工程に割くことができます。必要な工程にだけ集中できれば、生産性の向上も実現可能です。

工数削減によりそれまで不要な工程に割り当てていた人員を別の部署や必要工程の人員としてまわすことで、さらなる生産性向上と売上アップが見込めるでしょう。

働き方の改善

工数削減は、働き方の改善にもつながります。

たとえば、これまで不要な工数のために残業をしていたとしたら、従業員は定時で仕事を終えることも可能になります。残業が減れば従業員のストレス減少が見込めます。システム導入など、コンピューターに作業を代替えすることで工数を減らすことも良い案といえます。システムはひとつの工程だけでなく、別工程でもおおいに活用できる可能性があります。

このように不要な工数を減らすことは、結果的に従業員の負担を減らして作業効率を上げることにつながるため、今一度作業ルーティーンの見直しをしてみましょう。

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工数削減に着手する際の注意点

「工数は少ないほどメリットがある」と考え、思いつくまま手数を減らすのは得策ではありません。工数削減に取り組む際に知っておきたい注意点をご紹介します。

詳細に現状分析をする

工数削減は、現状の業務フローをくまなく観察するところから始めます。
ひとつの業務を完結させるために必要な作業内容や関係部署や担当者の人数など、実際の業務の全貌を詳細に洗い出しましょう。さらに、朝礼や定例会議などのルーチンワークとなっている業務や、書類申請や稟議のルールといった会社の決まりごとなどもチェックしてください。

工数削減の優先順位を決める

現状を分析できたら、次は作業の優先順位を決めていきます。
業務そのものの重要度はもちろん、「古い慣習にとらわれて作業に意味がなくなっていないか」「複数の部署や担当者で同じ作業を重複して行っていないか」「特定の担当者に作業が集中していないか」「ツールを導入して作業を簡略化できないか」など、さまざまな側面から削減する工程をジャッジしていきましょう。

現場と管理者がチームで取り組む

工数削減を行う際は、管理者側が俯瞰的に判断するだけではなく現場の実務者と共にチームで取り組んでください。
工数削減にあたっては、現場の一人ひとりが「無駄な作業が減って楽になる」という視点だけでなく「効率化した分、必要な作業に注力する」という積極的な業務改善意識を共有することが大切です。
工数削減の真の目的は「工数を減らすこと」だけではありません。あえて工数をひとつ増やすことで、その他の工程をいくつも削減できる場合もあります。
業務に慣れている現場の意見を尊重して、効率化への抜本的な改革に取り組んでください。

工数管理ツールとは？選定ポイントは？

前述の通り、これまで多くの企業で工数管理にはエクセルが使用されてきました。エクセルでも工夫次第で、色々な情報の管理ができるため、専用ツールとの違いや専門ツールの利点がわからない方も少なくないようです。そこで、まずは工数管理の専用ツールとは何なのか、そして選定にあたってのポイントを解説していきます。

工数管理ツールとは？

生産効率を高くするには、各担当者の仕事量をうまく管理し、適切に仕事をわり充てることが必要で、これが工数管理です。

ツールを使用して仕事量や人数などの入力を行うことによって、自動で計算し、効率化が期待できます。仕事における無駄を省けるという点と、組織全体で仕事の内容の可視化も可能ですので、社員全員が自分の立ち位置や役割の把握にもつながり、モチベーションのアップも期待できます。

工数管理をコストをかけずに行う

はじめて工数管理に取り組む場合は、有料のツールを導入することをためらうケースもあるでしょう。エクセルを使えば、コストをかけずに工数管理を行うことができます。エクセルの工数管理では、メンバーごとにファイルを用意して日々の工数を入力していきます。管理者はそのエクセルファイルを集計し、データを元に評価すべきポイントや作業の改善点を分析することができます。しかしメンバーの数だけエクセルファイルが作成されてしまうため、大人数の管理には向いていません。Google社が提供するビジネス向けグループウエア「G Suite（ジースイート）」でも、機能のひとつである「スプレッドシート」を活用してチームの工数管理が行えます。既に導入しているのであれば、工数管理ツールのためだけに改めてコストをかける必要はないでしょう。

選定のポイントは？

工数管理ツールも多種多様です。その中から自社に適したものを選ぶことが重要です。

クラウド型orインストール型

まず確認しておきたい点が、クラウド型かインストール型かどうかです。用途に合わせて最適な方を選択しましょう。

クラウド型は、インターネットを介してブラウザで使用できるタイプです。PC上の設定などが不要なため、特別な下準備をしなくても低コストでスピーディーに運用を始めることができます。しかしインターネット上のサーバーを使用するため、回線がつながらない場合にはツールも使用できなくなることや、セキュリティ上の心配が少なからずあることには注意が必要です。インストール型は、PCへのインストールが必要となります。運用上のデータはPC上にすべて保存されるため、インターネットにつながっていなくても使用できます。さらにサーバーも外部と共有しないため、セキュリティ上のリスクも低減できます。ただしインストール型の注意点としては、専用機器の購入や工事など導入時の費用がかかるという点があります。

業務に必要な機能が搭載されている

工数管理には、工数予算、勤怠管理、原価管理などのさまざまな機能を期待したいところですが、工数管理ツールによって機能のラインナップは異なります。自社の規模や用途に適した機能が備わっているかを確認し、選定することが大切です。

活用メンバーが情報の入力をできる

工数管理ツールは、さまざまな部署のあらゆる工程で多くのメンバーが使うことになります。操作性の悪いツールを導入してしまうと、活用メンバーが充分に使いこなすまで時間がかかったり操作ミスをしてトラブルの元になってしまったりなど、かえって作業効率が悪化することも考えられます。できるだけ直感的に使えるかどうかも、工数管理ツールを選ぶ基準にしておきましょう。

おすすめの工数管理ツール7選

ここからは、具体的におすすめする工数管理ツールをご紹介していきます。需要の高まりから、特徴をもったサービスが増えてきていますので、それぞれの特徴を比較し、あなたの企業に最適なツールを見つけましょう。

※以下は、2020年8月31日時点の情報です。

Brabio!

高い操作性のUIが特徴的です。マウスのみのシンプルな操作で、ガントチャートの作成も可能となっているため、導入後すぐに活用できるでしょう。無料プランの用意もあるため、一度お試し利用をしたい方にもぴったりです。導入実績も多く、信頼性も抜群です。

TimeCrowd

個人利用であれば無料での使用が可能で、こちらも、気軽にお試しが可能なツールです。また、Googleアカウントでログインができるのも特徴です。スマートフォン、タブレットからも操作しやすいUIとなっていることから、外出先からでも、情報の確認、入力ができます。

Jooto

マウスでのドラッグ＆ドロップで複数にわたるタスク管理も簡単に行えます。細かな設定よりも、直感的な操作で簡単に使用できるものが良い方に合っています。こちらも、無料のプランがあるうえ、使用端末も幅広く対応しており、Googleカレンダー、チャットワークなど、外部サービスとの連携にも対応しています。

Backlog

さまざまな業種でプロジェクトの管理や、タスク管理のツールとして活用されています。案件や工数の管理のほか、社内外のメンバーとやりとりが可能なチャット機能もあり、コミュニケーションツールとしての使用も可能です。

複数のプランがあるため、必要とする機能やチームの規模に合わせて選ぶことができます。

ERP ZAC

勤怠管理機能が備わっており、全体の作業時間も正確に集計できます。それぞれの案件ごとにどれくらいの時間がかかっているのかも正確に管理できますので、業務全体の改善にも役立てられます。

Redmine

タスクを一覧や、ガントチャートなどさまざまな形式での表示が可能です。また、行われた更新を時系列で表示できるので、現在進行形で進んでいる作業が瞬時に把握できます。充実した情報共有機能で、組織内の業務の可視化にも活用できます。

「楽楽販売」

「楽楽販売」ではプロジェクト管理業務をはじめ、さまざまな業務の総合的な管理が可能です。これまで、時間をかけてきたルーチンワークの自動化や、リアルタイムな情報共有、そしてあらゆる業務のルール化が行えるなど多機能です。そのうえカスタマイズが比較的自由に行えるので、さまざまな業種や、企業・組織の規模に関わらず活用できます。

＞＞「楽楽販売」で工数管理を一元化して作業効率アップ！

工数削減のポイント

工数削減は、やみくもに工程を省けば良いものではありません。たとえば、企画なら企画全体の中の細かな工数すべてを細分化し、不要と思われる工程をリストアップすることから始めます。

リストアップしたら、削減できる工程がないか検討します。このとき上層部の判断だけで工数削減を決めるのではなく、現場の従業員の意見に耳をかたむけておくことで効果的な工数削減が実現し、さらに工数削減後の不要なトラブルを回避できるでしょう。

外部委託やシステムの導入といった、第三者の力を借りることで工数削減が実現するケースもあります。

その場合、「外部発注をする労力」「システム導入にかかるコスト」など、別部分に負担が生じます。それらを差し引いても作業工数を削減するメリットがあるのかを、作業工数削減を決定する前によく考えるようにしましょう。

まとめ

業務効率化や改善の実現には、工数管理が非常に重要であることがご理解いただけたと思います。ビジネスの規模が拡大し、プロジェクトが複雑化すると、従来のエクセル等での管理では追いつかなくなるケースも出てくるでしょう。そこで、さらにマネジメントの精度アップのためにツールの導入をぜひ検討してみてください。