外注管理で業務効率化！
外注する業務の選定や外注の際のポイントを解説！

社内業務を外注化するメリットとは？

具体的に外注管理のポイントをご紹介する前に、まずは社内業務を外注化するメリットを整理しておきましょう。外注化には主に、業務効率の向上や人件費の適切な削減、スケジュールの円滑な進行や業務のクオリティ向上といった4つのメリットが存在します。あなたのビジネスにどんなメリットがあるのかが見えてくれば、よりスムーズな外注化を進めることができるはずです。

コア業務に人的リソースを集中できる

業務を外注化することの最大のメリットは、これまでノンコア業務に割り当てていたリソースを、コア業務に集中化できるという点です。コア業務とは、簡単に言えば企業活動において直接的に利益をもたらす、事業の「中核」を成す業務です。各組織が事業内容に掲げる業務のほか、営業活動などがこれに該当します。
一方でノンコア業務とは、上記のコア業務をサポートする業務の総称です。事務や総務といった、企業運営にとって必要なものの直接的な利益を生まない業務がこれに該当します。ほとんどのコア業務は専門性が高く、高度な判断が必要です。それに対し、ノンコア業務の多くは定型的で専門性はそれほど高くないとされています。外注化によって高度な業務のみに自社のスタッフを無駄なく割り当てることで業務を効率化することができ、質も向上します。

また十分なリソースを確保できることは、スケジュール通りに業務を進行することにも繋がります。もちろん、外注した業務については、基本的にはノータッチで決められた納期に完了しますので、スケジュール管理もより効率的になるでしょう。

人件費の変動費化によって無駄を削減

人件費を変動費にできるという点も外注化のメリットです。たとえば、季節に応じて処理しなければならない業務が増減するというケースもあるでしょう。そこで、処理量の多い時期に合わせて従業員を雇用した場合、人件費は完全な固定費となり、時期によって無駄が生じることになってしまいます。
もし、変動する業務がノンコア業務であれば、外注化することによって人件費は変動費となり、無駄なコストをカットすることに繋がるのです。

また、法改正などによって事務的な手続きを実施しなければならないケースもあるでしょう。こういった変化に自社の従業員のみで対応するとなれば、教育コストがかかります。しかし、外注化していれば自社で対応する必要はなく、ここでもコスト削減が可能です。

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スケジュール通りに進めることができる

社内業務の外注化にはコスト削減や効率の向上といった直接的なメリットもありますが、業務をスケジュール通りに進行できるという大きなメリットも存在します。社内プロジェクトでありがちな失敗が、他の業務に追われることで「最優先ではないものの進めるべき仕事」の処理が後手に回ったり、人手が足りず予定通りに業務が進行しなかったりする「遅れ」の問題です。
パートナー企業へ業務の一部を外注化すれば、上記のようなスケジュールの遅れなく円滑に各業務を進めていくことができます。さらに、前述した通り人的リソースを特定の業務へ集中させることができるため、業務の進行スピードを落とさずにクオリティの向上を見込めるメリットもあります。

業務の質の向上

外注化によるメリットとして、業務自体の質を底上げできることが挙げられます。コア業務・ノンコア業務問わず、特定の仕事を専門的に請け負うプロフェッショナルへと外注することで、自社で行うよりも高いクオリティの業務を実現させることが可能です。ノンコア業務においては効率向上に繋がり、コア業務においても社内では見えてこない課題を可視化し、豊富なノウハウから解決のアイデアを引き出すことも見込めます。

外注管理のコツと必ず押さえておくべき注意点とは？

ここまで、業務を外注化することのメリットについて確認してきました。さまざまなメリットがありますが、実際に外注化する場合にしっかりと業務の管理ができていなければ、逆にトラブルなどのリスクを高める結果になることも想定されます。

そこで、ここからは外注管理のコツと、リスクを減らすために押さえておきたい注意点をチェックしていきます。

外注することができる業務の洗い出しと選別

社内業務を外注化する際に、最初に行うことは、「外注することが可能な業務」と「外注する必要のある業務」の洗い出しです。
社内のあらゆる業務をチェックし、外注化できるのかを検討しましょう。ある程度定型化されていたり、定型化することができる業務は外注化しやすいでしょう。
ある程度外注化する業務を絞り込めたら、その業務の担当者にしっかりとしたヒアリングと分析を行います。そして、現状や課題を整理し、外注化することで課題の解決やコストカットなど、多くのメリットが得られる業務を絞り込んでいきましょう。こうして、最終的に外注化する業務を決定します。

外注先選びのポイントは？

これからはじめて業務を外注する場合、外注先選びも重要です。いきなりひとつの外注先に絞るのは難しいので、最初は同じ仕事を複数の外注先に発注してみましょう。当然、それだけコストはかかってしまいますが、それぞれの業務の品質や、スピード、対応力や発注に対する理解力、さらには連絡の取りやすさなどを比較できます。優先する項目を明確にした上で選びましょう。

また、今日ではメールのみで外注することもできるようになっています。ですが、可能であれば直接会って話をしたり、Skypeや電話などを活用して担当者と会話してみることも大切です。実際に会話することで、途中で連絡が取れなくなってしまうといったリスクの軽減にも繋がります。

依頼内容を明確にする

外注管理において、特に重要となるのが外注先に依頼内容を的確に伝えることです。そのため、まずは依頼内容を明確に整理しましょう。
正確にこちらの依頼内容が伝わらなければ、業務の効率は下がり、十分な品質を確保することができない可能性もあります。場合によっては、追加業務を依頼しなければならず、余計なコスト・時間がかかったり、トラブルの原因になったりすることもあります。なので、ルールを明確にし、マニュアルや作業指示書などを作成しましょう。
少し手間かもしれませんが、最初の段階でしっかりと準備しておくことで、トラブルを防止できるだけでなく、発注者としての指揮権を確保し、外注先に振り回されることもなくなります。

連絡方法の明確化と定期的な進捗確認

担当者間で素早く連絡が取れなければ、発注もスムーズに行えません。また、確認が必要な場合や、イレギュラーな事態が起こった際にもスピーディな対処もできないでしょう。これでは業務に支障をきたしてしまう恐れもあります。そこで、メールや電話など、連絡手段を明確化し、お互いに連絡が取りやすい時間や曜日などを確認しておくことが大切です。
また、外注先に任せきりにしておくと、連絡のミスや行き違いなどによって、納期に遅延が発生するリスクも高まります。なので、定期的な進捗確認は欠かせません。進捗の報告をあらかじめルールにしておくのもいいでしょう。
そして、納期の遅延などが発生してしまった場合、そのまま放置するのはNG。その理由、そして今後の対策などを含む報告書の提出を求めるなど、再発防止策を講じることも大切な外注管理のひとつです。

外注の課題を解消する管理システム

上記のような外注管理の注意点をクリアするには、管理システムが役立ちます。
販売管理システムの「楽楽販売」なら外注先の管理にも使用でき、業務の効率化や、対応漏れ・ミスによるトラブル回避も期待できます。案件や外注先が多くなるほど、システム管理のメリットを享受できるでしょう。

外注案件の発注書作成を効率化できる

忙しい業務の合間に発注データから発注書にデータを転記するのは手間がかかり、ちょっとした転記ミスからトラブルに発展することもあります。
管理システムでは外注先への発注書を発注データからワンクリックで発行できるので、書類の転記の手間やミスを軽減でき、本業に集中することができます。

外注案件の進捗を見える化できる

外注案件は複数の業務がバラバラに進行するので、管理が煩雑になります。さらにリモートワークが推進される中、今まで以上にお互いの案件や進捗を把握するのは難しくなっています。
管理システムを導入すれば組織内の外注案件情報を一元化でき、各案件の進捗を見える化できます。他の担当者が抱える案件の進捗状況をチェックしてフォローに入ったり、急な欠員が出た際に引き継ぎやすくなったりなど、チームで複数の外注案件に当たる際にスムーズな進行が可能になります。

外注先への支払いを自動化できる

外注への支払いが遅れると、今後の信頼関係に響きます。外注先によって異なる支払いサイトもマスタ管理しておくことで、「支払い期日の自動登録」「複数案件をまとめた支払い金額の自動計算」など、支払い業務を自動化してくれます。さらに、支払い期日が迫るとアラートで知らせてくれる機能が搭載されているシステムであれば支払い漏れのリスクも軽減できます。

まとめ

社内の業務の一部を外注化することによって、貴重な人的リソースをコア業務に集中できるだけでなく、コストカットも可能です。現在、社内の業務がスムーズに行えていない、あるいはリソースの不足などを感じているのであれば、外注もひとつの選択肢となるでしょう。
そして、その効果をより高めるためには、外注管理が重要となります。今回ご紹介した点を押さえて、外注管理を効率よく行いましょう。

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