業務削減を成功させる為のコツとは？
経費削減との違いも解説！

業務削減とは？業務改善や経費削減とは何が違う？

業務とは、組織が持つあらゆる資源を顧客にとって価値あるものにし、提供することを意味します。形は違っていても、多くの企業が自社の業務を行って利益を得るために運営されていることでしょう。では、なぜそんな業務をカットするのでしょう？

業務削減とは？

前述の通り、業務とは組織にとって欠かせない営みです。そのため、組織そのものを縮小する「業務縮小」と混同されることがあります。ですが、業務削減はネガティブなものではありません。一言で言えば「業務の効率化」なのです。さまざまな方法で、無駄をカットすることによって、運営をよりスムーズにします。

毎日当たり前に行われている仕事であっても、見直してみると多くの無駄が潜んでいます。これを拾い上げて、カットしていくことが業務改善です。

業務改善との違いとは？

「業務改善」もビジネスの現場でよく聞かれる言葉です。業務削減と似ていますが、業務改善は業務の目的やプロセスを総合的に見直して効率化することを指します。業務を無くしたり減らしたりする業務削減に加えて、作業の置き換えや手順の変更、システムの導入なども含まれます。つまり、「業務改善」のひとつの手段として「業務削減」があると位置付けられます。

業務削減と経費削減の違いとは？

業務削減と混同されてしまうことが多い経費削減ですが、明確な違いはどこにあるのでしょうか。いずれも、無駄をカットして、業務改善するためのものですが、カットする対象が違います。

経費削減は、コストのカットが目的です。通常、利益は「売上−経費」となりますので、経費をカットすればその分だけ利益率が向上します。
具体例を挙げると、家賃カットのためのオフィスの見直しや、電気代を減らすための、省電力なオフィス機器や照明などを導入することなどが経費削減です。

それに対して、業務削減は品質、工数や時間まで含め、無駄をカットする行為です。組織内のあらゆる問題の洗い出しを行うことを目的にしているとも言えます。
経費削減の場合、純粋にコストのみに注目しますが、業務削減では、広い視野を持って全体を見渡し、取り組まなければならない点に気をつけなくてはいけません。

例えば、不必要な業務をカットすれば、これまでかかっていたコストを減らせます。つまり、経費削減は業務削減の一部でもあるのです。

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業務削減のメリット

業務削減を図ることで得られるメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。

生産性が向上し、利益につながる

不必要な業務のカットや回数の削減が実現できれば、業務遂行にかかっていた人材と手間を他の業務に回せるようになります。生産性の高い業務により注力すれば品質が向上し、顧客からの支持も得られるようになるでしょう。その結果として利益向上も期待できます。

無駄なコストを削減できる

業務削減は、業務にかかっていた備品や設備、人件費、時間といったさまざまなコスト削減も同時に期待できます。一つひとつの業務にかかるコストは小さなものだとしても、継続的にかかっていた経費や時間が不要になれば企業経営に与える影響は小さくはありません。

従業員の労働環境が改善する

朝礼や定例会議、紙の書類提出など組織が慣例的に続けている業務の中には、意味が見出せないものや時代遅れになっているものがあります。無駄な業務が積み重なることで、本来の業務に対する従業員のモチベーションまで下げてしまう可能性があります。重要度の低い業務を思い切って削減すれば、従業員の負荷軽減に直結します。ひいては従業員の働き方改革につながり、企業への信頼感ややる気を醸成するでしょう。

業務削減を成功させるためのコツとは？

業務削減の内容を押さえることができたでしょうか。ここからは成功のためのコツをご紹介します。前述の通り、業務削減では全体を見渡し問題点を洗い出す必要があります。そこで、いくつかのステップに分けて理解していくのがおすすめです。

業務構造の把握

最初のステップは、構造の把握と現状分析です。まずは、あらゆる業務の問題を抽出します。表面化している問題であっても、複数の要因が関係していることがありますので、組織全体の業務構造を把握することが大切です。ここで、ひとつひとつの問題を丁寧に洗い出します。

現状分析

続いて、問題点解決のために、現状分析を行います。それぞれの業務のフローを確認していくことで、新たな問題が見えてくることもあります。
昔から当たり前に行っている業務であっても、現状のフローを改めて見直してみましょう。工程におけるあらゆるプロセスをフローとして可視化することで、さらなる効率化のヒントが見つかるはずです。

具体的にカットする業務を絞り込む

続いて、現状分析によって、洗い出したポイントをチェックし、具体的に全面的、また部分的にカットする対象を絞り込んでいきます。

全面的にカットする対象には、習慣として作成されているものの、実際には使われることがない資料や日報、また、かつては目的があったものの、時代や方針の変化によってほとんど形骸化してしまった仕事などが挙げられます。
部分的なカットの対象には、外注化が可能なノンコア業務、またシステム化できる資料管理などが挙げられます。また、リアルタイムで処理する必要のない作業などを一括処理するといった形でも、全体をスリム化できるでしょう。

継続的な業務内容の見直しを

前述の2つのステップで、一定の無駄を減らすことは可能です。ですが、時代の流れと共にベストな作業フローは変わるものです。本当の意味での業務改善のために継続的に業務内容を見直し、管理を続ける必要があります。

例えば、定期確認の機会をルール化・仕組み化することで、継続した業務削減が可能となるでしょう。また、ITを導入するのもひとつの手段です。業務管理システムやツールを導入することで、永続的な効率化ができます。

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まとめ

業務削減は、業務改善に非常に重要な意味を持ちます。とはいえ、その具体的な方法がわからなければ、取り組むことはできません。今回ご紹介したポイントを押さえて、業務削減の方針を固め、改善しましょう。