企業のペーパーレス化とは？今さら聞けない基礎知識や対策を解説

生産性向上やリモートワークへの対応、環境保全といった観点から、社会全体で「ペーパーレス化」が進められています。一方で、慣例的な紙書類の扱いから脱却できず、ペーパーレス化が進んでいないという企業も多くあるでしょう。

今回は、ペーパーレス化についての基礎知識や対策について解説します。

ペーパーレス化とは？

「ペーパーレス」とは、簡潔に説明すると「紙を使わない」ことです。例えば、紙の本や雑誌を電子書籍にすることや、紙のチケットを電子チケットにすることなどが、ペーパーレスの代表的な例として広く知られています。

中でも昨今ビジネスシーンで話題にのぼる「ペーパーレス化」とは、紙の資料や書類をデジタルデータに変換して保存・活用することを意味します。会議資料やオフィス内の書類といった社内文書や、取引先と交わす契約書・請求書などもペーパーレス化が検討される対象となっています。

なぜペーパーレス化は必要？

なぜペーパーレス化が話題になるのか、改めて確認しておきましょう。

ビジネス上の理由

ビジネスのさまざまなシーンで紙の文書をペーパーレス化すると、費用面・時間効率の面などで大きなメリットが期待できます。

例えば紙の文書の場合、離れた場所にいる相手に渡すために郵送したり、手渡しをしたりなど、物理的に移動させる必要があります。一方で書類をデジタル化しておけば、郵送や手渡しなどの作業は不要となり、メール送信やクラウド上での共有のみで情報の提供・交換・共有をすることが可能です。時間的にもスピーディな処理が可能なうえに、近年浸透しているリモートワークにも対応できるようになります。

加えて、紙書類によるオペレーションは、デジタル技術によってビジネスを変革する「DX（デジタルトランスフォーメーション）の流れを鈍化させる要因です。

未来を見据えたビジネスを推進するという観点からも、ペーパーレス化が重要視されています。

環境保全としての理由

ビジネスにおける利便性、生産性の高さだけではなく、環境保全の観点からもペーパーレス化が求められています。

周知の通り、紙は木を原料として作られます。紙の大量消費のために多くの森林が伐採されているという事実は、何年も前から問題視されてきました。森林が減少して二酸化炭素を酸素に変える能力が減少するだけでなく、紙の生産・廃棄のプロセスでさらなる二酸化炭素の排出も伴います。

つまり普段の何気ない紙の使用は、地球温暖化に深刻な影響を及ぼす要因の一つとなるのです。

ペーパーレス化を進めるほど紙の消費も抑えられ、森林伐採や二酸化炭素排出の抑制にもつながります。

ペーパーレス化のメリットとは？

続いて、ビジネスの現場にペーパーレスを取り入れることによる具体的なメリットを見ていきましょう。

1.業務効率化

紙をデジタル化することで、「紙」に依存せずに業務を遂行することができます。

例えば過去の資料や情報を紙の書類から探す際に、保管されたバインダーなどを探し、さらに何十枚も綴られた紙の中から探し出す、という作業に手間取った経験はありませんか？さらに月日が経つごとに書類は増えていき、このような作業の効率はさらに悪化していくことも想定されます。

一方で、適切に整理・管理されたデジタル書類は検索性が高く、欲しい資料や情報を瞬時に見つけられます。

それだけでなく、デジタル書類をクラウド上に保存していれば、スマホやパソコンといったさまざまなデバイスから閲覧・編集できるので、オフィスにいなくても効率的に書類の確認・管理が可能です。

2.コスト削減

ペーパーレス化は、コスト削減にも役立ちます。

まず、印刷が必要最小限に抑えられるので、紙を購入する費用はもちろん、プリンターのインク代やメンテナンス費用なども抑えられます。加えて、紙の書類の郵送や廃棄にかかる費用、紙の書類の管理に費やしていた人件費なども大幅にカットできます。

また、紙の保管に必要なオフィス空間の賃料や、バインダー、キャビネットなどを購入する費用も要らなくなるなど、さまざまな面でのコスト削減につながるでしょう。

3.オフィス空間の有効活用

ペーパーレス化により、単純に紙の書類を保管しておくためのスペースも不要になります。

会社の規模や創立からの年数によっては、紙の書類が膨大になり、検索性を保つために書庫のようなスペースが必要になることもあります。限られたオフィス空間を有効利用するためにも、ペーパーレス化は大きなメリットといえます。

4.セキュリティの向上

デジタル書類には情報漏洩のリスクが伴うと考える方も多いですが、セキュリティ機能を持たせることでむしろ紙の書類よりも安全性を担保することができます。

書類の閲覧や編集時にパスワードを求めたり、関係者だけにアクセス権限を与えたり、などの機能・システムを活用すれば、機密情報でも安心してペーパーレス化が可能となります。
さらに、紙の黄ばみや破れ、水濡れ、色褪せなどで物質的に資料の役目が果たせなくなるといった経年劣化のリスクを避けられるのもポイントです。

5.社内外コミュニケーションの円滑化

ペーパーレス化したデジタル書類のメリットとして大きいのが、情報共有のしやすさです。紙の書類は物理的に郵送する必要があり、手配や配達によるタイムラグが起こります。

一方、デジタル書類ならいつでもどこからでも瞬時に送受信が可能です。テレワーク中の社員の自宅や遠方の拠点、海外の取引先など、場所や時間に縛られずにコミュニケーションを図ることができるでしょう。

6.企業イメージの向上

生産性の向上や環境保全、社会的関心が高まっているSDGsの視点からも、ペーパーレス化への取り組みに積極的な企業は、ステークホルダーからの評価も得やすくなるでしょう。

いつまでも紙の書類の運用から脱却できないと、「前時代的な企業」と社会からマイナスなイメージを持たれてしまう恐れも否定できません。

社会や地球の未来を見据えた選択として、ペーパーレス化へのシフトチェンジに取り組むことは企業イメージの向上にもつながるのです。

ペーパーレスを後押しする法改正

法改正の側面からも、社会全体がペーパーレス化に向けて加速していることがわかります。
ここでは、ペーパーレス化を後押しする法律として「e-文書法」と「電子帳簿保存法」をご紹介します。この2つは法の対象となる文書の種類が異なるのでそれぞれ確認してみましょう。

e-文書法

一つ目は、2005年4月に施行された「e-文書法」です。適用の対象となる書類は「法定保存文書」と呼ばれるもので、国税関係の書類、建築図書、人事関係、医療情報の4カテゴリが含まれます。

e-文書法では、パソコンなどで明瞭に見ることができる「見読性」、原本から改ざんや消去がなかったかなどを証明できる「完全性」、必要なデータをすぐに引き出せる「検索性」が求められています。

電子帳簿保存法

もう一つは「電子帳簿保存法」です。これは1998年7月に施行された法律ですが、2022年1月に法改正が行われました。上記のe-文書法よりも対象範囲が狭く、おもに経理や税務関係の文書が該当します。

この電子帳簿保存法は改正以前、帳簿書類を電子化するには事前に税務署へ申請する必要がありましたが、2022年1月の法改正以降はシステム環境を整えることで事前承認が不要になりました。また、改正前は電子データで受領した書類を紙・電子のどちらで管理することも認められていましたが、改正後は電子データで受領した場合は電子保存をすることが義務付けられています。

このように、今般の法改正によりさまざまな要件が緩和され、よりデジタル書類の扱いが容易になったこともペーパーレス化の後押しとなっています。

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どんな書類がペーパーレス化できる？

ビジネス上の書類の全てを、即ペーパーレス化するのは容易ではありません。はじめは一部の紙書類を残しながら、優先順位をつけて取り組んでいくと良いでしょう。

どのような書類がペーパーレスに向いているのか解説していきます。

ビジネス文書

次のようなビジネス文書については、特に日々大量に作成しているでしょう。これらの書類は特に優先してペーパーレスに取り組みたい書類です。

請求書や契約書をはじめとする帳票類は、企業において売上や収益あげるうえで重要な書類であり、当然ながら作成ミスや数値のズレなどは許されません。このような正確性が重要な書類も、デジタル化に向いているものの一つです。手動で計算してから紙書類に数値等を記入していたところを、ペーパーレス化することで数値を自動計算し、必要箇所に自動で反映することが可能になります。

また稟議書や購買申請書といった社内申請書類は、紙の書類を回して関係者の承認を得る必要があります。担当者や上司が不在で、申請が下りるまでに時間がかかってしまうこともあると思います。申請自体をデジタル化して運用すれば、リモートワークや外出先からでも承認対応が可能になり大幅な効率アップが見込めるでしょう。

さらに、取引先への依頼書や見積書などの社外文書、お礼状や挨拶状といった社交文書なども、デジタル書類なら素早くアプローチできるようになります。

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会議資料などの社内文書

近年リモートワークが浸透してからは、Web会議やオンラインでのミーティングも一般化しました。会議資料も紙ではなくデータで共有するシーンが増えたことを実感する人も多いでしょう。

会議やミーティング会議の度に参加者の数だけ社内文書をプリントアウトしていると時間や費用がかかり、用済みとなった紙も相当な枚数になります。頻繁に行う会議の資料こそ、ペーパーレスに向いています。

会社紹介・販促ツール

会社紹介のパンフレットや、商品・サービスを紹介するカタログ、リーフレット、チラシといった販促ツールなども、デジタル化に向いている書類です。

営業活動はPCやタブレットを持参するだけで済み、顧客からの資料請求の際はPDFなどのデータ送信により迅速に対応できるようになります。加えて、情報の更新の度に刷り直しをする必要がなく、常に最新の情報にアップデートしやすくなるでしょう。

オンラインで商談を行うケースも増えているため、そもそもこのような書類を手渡しする機会自体、減ってきているかもしれませんが、まだ紙の書類を利用している場合はペーパーレス化を検討してみても良いかもしれません。

ペーパーレス化できない文書もある？

なかには、ペーパーレスが認められていない文書も存在します。

例えば、船舶に備える手引書のように「緊急時など即座に閲覧する必要がある書類」や、免許証・許可証のように「現物性が高い文書」は、e-文書法においてデジタル化の対象外となっています。

ペーパーレスはデジタル環境の要件を伴うので、デバイスの充電切れやネットワークがつながらない時などは閲覧・共有できなくなることがあります。そうなると効力を発揮できないことから、一部の書類は法律でペーパーレス化の対象外と定められているため注意しましょう。

ペーパーレス化を阻む課題とは？

ビジネス上のメリットがたくさんあり、法律でも認められているペーパーレス化ですが、なかなか浸透しないという現場もあるようです。考えられる課題と解決策について見ていきましょう。

初期コストがかかる

現場の環境にもよりますが、ペーパーレス化には初期コストがかかってしまうことが多いです。

例えば、デジタル書類を作成するシステムや、データの保管・共有の環境を整えるためのサーバー・インフラ、情報漏洩などのセキュリティ対策、PC・タブレットなどのデバイスの配布などが必要で、投資にはまとまった費用を要する場合があります。

しかしメリットとして解説してきたように、長期的に見るとペーパーレス化は大幅なコストカットの実現が可能です。
ペーパーレス化を検討する際は、短期的な初期コストの負担ばかりではなく、ランニングコストがどれくらい削減できるか、という点にも目を向けたうえで費用対効果を見ておくことが大切です。

ITリテラシーに格差がある

ペーパーレス化では、社員がデジタル文書を扱えることが必須条件となります。しかし、ITリテラシーには世代間の格差があると言わざるを得ないでしょう。
紙書類からデジタル書類への変更により、これまでのオペレーションが通用しなくなることに抵抗感があり、一部の層がペーパーレスに反対しているという現場もあるのではないでしょうか。

ITリテラシーの水準をすぐにあげることは難しいかもしれませんが、社会のペーパーレス化の波は止めることはできません。ITリテラシーに格差がある場合でも、システムを導入する際になるべく誰でも直感的に操作できるものを選ぶなどの配慮をしつつ、まずは一部で導入するなどスモールスタートで初めていくのも手段の1つです。

根深いハンコ文化

日本では長年ハンコ文化が広く浸透し、稟議書や申請書の際には紙の書類への押印をルールとしている企業が未だ多くあります。今般のコロナ禍でリモートワークが加速した時でさえ、「ハンコ出社をしなければならなかった」と話題になることもありました。

ペーパーレス化が進まないからいまだにハンコが必要になっているというよりも、ハンコが必要だからペーパーレス化できないといった状況もあるようです。

ペーパーレス化の環境整備を進めるためには思い切ってハンコ文化を脱却し、電子印鑑や電子契約などのサービス活用が必要になってくるでしょう。

システム障害への警戒

自然災害や停電、想定外の事故などによるシステム障害への警戒も、ペーパーレス化をためらう理由の一つと考えられます。

ネット環境やクラウドサーバーにエラーが起きることでデジタル書類が閲覧できないだけでなく、データそのものの紛失というリスクも懸念されています。

自社の物理的なサーバーを使用する場合はバックアップ体制を整えたり、クラウドサーバーを利用する場合はベンダーの体制を確認したり、対策をしておくことで障害へのリスクは軽減することが可能です。

ペーパーレス化を進めるには？

前述したペーパーレス化を阻む課題を把握した上で、ペーパーレスを進めるには、社内の理解浸透と部分的なテスト導入がポイントとなります。

社内の理解浸透を図る

何よりまず、ペーパーレス化について経営層から現場のスタッフまでが理解しなければなりません。

「紙の使用を控えましょう」と伝えるだけでは現場の判断に依存することになり、場当たり的になってしまいます。経営層が自ら社会のペーパーレス化の現状や必要性、コストへの貢献度などを把握し、ペーパーレス化の実現をリードすることが重要です。

加えて、現場のスタッフにとってもペーパーレス化のメリットが大きいことを周知し、個々が積極的に取り組みを進められる環境づくりをしましょう。

テスト導入に踏み切る

一度に全ての紙書類をデジタル書類にすることは現実的ではありません。オペレーション業務の変更は現場のスタッフの負担になるため、反感を招くこともあります。

「ペーパーレス化してミスが増大した」といったような悪い前例を作ってしまうと、その後の浸透はさらに難しいものになるでしょう。

ペーパーレス化にあたっては、できない理由を並べるのではなく「テスト導入」に踏み切ることも大切です。特定の部署やプロジェクトといった小さな単位からはじめて、まずは好事例を作ることを目指しましょう。

ペーパーレス化を実現するシステムとは？

ペーパーレス化の着手にあたって検討が必要になるのは、「どういったシステムを導入するのか」ということです。ここでは、デジタル書類の作成・共有に役立つシステムについてご紹介します。

「ペーパーレス化の対象としたい書類は何か」「現状のどのような課題を解決できるシステムが良いのか」などといった点から、自社にはどのシステムが必要なのか検討することが大切です。また、どのようなシステムであっても、導入時には現場のオペレーションや既存システムとどのように連携できるのかなどのチェックも忘れないようにしておきましょう。

文書管理システム

「文書管理システム」は、書類のデジタルデータ化と管理に役立つシステムです。

社員の一人ひとりが自分のルールで文書を保存していては、必要な時に必要なデジタル書類を見つけ出しにくくなります。そこで、文書管理システムを導入すれば、デジタル書類をファイリングするように仕分けて一括管理できるようになります。
適切に保管された書類は検索性が高く、書類の重複や紛失も防ぐことができます。

さらに、利用者を限定してアクセス権限を設定すれば閲覧や編集の制限も可能で、安全面においても安心感があります。

オンラインストレージシステム

「オンラインストレージシステム」にデータを保管すれば、いつでもどこからでもデジタル書類にアクセスできるようになります。

名刺や会議資料、ビジネス文書といった社内で共有したい資料をサーバーに上げておけば、遠隔地の拠点や出張先、自宅でのリモートワークの際も、必要な情報を閲覧することが可能です。

Web会議システム

「Web会議システム」があれば、遠隔地の社員や取引先との会議もスムーズです。

事前に会議資料のデータを共有しておけば、参加者はPCやタブレットでWeb会議中に閲覧できます。加えて、Web会議中に参加者のPC画面を共有することもできるので、プレゼンテーション自体もリモートで行うことができます。

販売管理システム

自社商品・サービスの詳細情報や顧客情報、調達・生産・出荷・在庫情報など、企業のあらゆる販売情報を管理できるシステムです。

紙の帳簿や顧客名簿などをデータとして一元化できるため、ペーパーレス化の実現だけでなく、情報の埋没や重複によるミスの軽減や過去の取引情報の検索、現在進行している業務の進捗確認なども容易になります。

例えば、「楽楽販売」のようなクラウド型の販売管理システムならいつでもどこからでもアクセスできるので、遠隔地の拠点や社員のリモートワークにも対応が可能になり、働き方改革としても大きなメリットがあります。

まとめ

ペーパーレス化は、デジタル文書に関する法改正や環境配慮といった背景から、今や避けることができない業務改革となっています。

ペーパーレスに移行するには初期費用やITへの認識を深める必要がありますが、長期的に見ると業務効率化やランニングコストの削減、リモートワークへの対応といったさまざまな面でメリットの大きさを感じることができるでしょう。ぜひいち早くペーパーレス化に取り組むことをおすすめします。

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